Personalentwicklungskonzept erstellenInstrumente und Methoden der Personalentwicklung

Mitarbeitergespräche als zentrales Instrument der Personalentwicklung

Mitarbeitergespräche sind die tragende Säule der Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen. Sie sind ein zentrales Personalentwicklungsinstrument als Daueraufgabe und eine Sache mit besonderer Wichtigkeit.

Diese Gespräche

• versorgen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umfassend mit relevanten Informationen und
• orientieren und schaffen Kontakte sowie Erfahrungs- und Meinungsaustausch.

Mitarbeitergespräche fördern die Leistungen in einer partnerschaftlichen Kultur, in der Menschen mit ihren Stärken und Schwächen akzeptiert werden und gemeinsame Lösungen im Vordergrund stehen. Wie erfolgreich dieses Instrument eingesetzt wird, hängt wesentlich von der Einstellung der Führungskräfte und Beschäftigten und deren Motivation ab.

Effektive und effiziente Kommunikation mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist eines der wichtigsten Erfordernisse für erfolgreiche Führungsarbeit und verlangt besondere soziale Kompetenzen sowie Know-how in Gesprächsführung.

Sie ist die Grundlage und das Resultat erfolgreicher Personalentwicklung zugleich. Die Qualität dieser Mitarbeitergespräche macht einen Großteil einer glaubwürdigen Personalentwicklung aus.

Mitarbeitergespräche als Grundlage des selbstorganisierten Lernens

Im Mittelpunkt der Bemühungen steht das selbstorganisierte Lernen. Aus- und Weiterbildung sollen zu einem permanenten Austausch von Informationen und Wissen werden, bei dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

• eine Holschuld haben,
• Wissensdefizite selbst erkennen und
• Lernziele mit Vorgesetzten und dem Human Resource Management vereinbaren.

Arten von Mitarbeitergesprächen

Jedes berufliche oder persönliche Problem oder Anliegen kann ein Mitarbeitergespräch erfordern, welches nicht Gegenstand einer Reglementierung sein soll und darf.

Gemäß der Führungsphilosophie und Unternehmenskultur sind es aber die folgenden Arten und Themen von Mitarbeitergesprächen, die fester Bestandteil der Unternehmenskommunikation sind und denen besondere Bedeutung beigemessen werden soll:

• Leistungsbeurteilung
• Förderung und Beförderung
• Zielvereinbarung
• Qualifikation
• Aus- und Weiterbildung
• Laufbahn und Karriere
• Standortbestimmungen

Organisation, Zeitpunkt und Dauer der Mitarbeitergespräche

Mitarbeitergespräche sollten mindestens vier bis fünf Mal pro Jahr, jeweils aber auch nach individuellem und situativem Bedarf stattfinden.

Offizielle Jahres-Mitarbeitergespräche werden im Unternehmen jeweils Ende [Monat] durchgeführt und von der Personalabteilung in Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitungen organisiert und betreut.

Die Personalabteilung wird mittels Fragebogen und Gesprächsbericht von der oder dem betreffenden Vorgesetzten informiert.

Zielvereinbarungen

Das Zielvereinbarungsgespräch ist im Unternehmen ein modernes und wichtiges Führungsinstrument. Damit sollen Mitarbeitende aktiv in das Unternehmensgeschehen einbezogen und am Zielfindungsprozess direkt beteiligt werden.

Die Beschäftigten bekommen so Frei- und Gestaltungsräume, um die Ziele des Unternehmens umzusetzen, was eine starke Motivationswirkung zur Folge hat. Zu diesem Zweck findet üblicherweise jährlich ein Gespräch statt, in dem Ziele für das nächste Jahr vereinbart werden.

Diese Ziele orientieren sich an den Unternehmens- und Abteilungszielen, die der oder die Beschäftigte mit der betreffenden Führungskraft zusammen auf die eigene persönliche Arbeitssituation herunterbricht. So partizipiert die einzelne Person aktiv an der mittel- und langfristigen Entwicklung des Unternehmens. Das hat Einfluss auf

• Motivation
• Eigeninitiative
• Leistungsqualität

Zielvereinbarungsgespräche nehmen im Zusammenhang mit Beurteilungssystemen im Unternehmen einen wichtigen Platz ein. Die Zielvereinbarung wird im Rahmen eines Beratungs-, Förder- oder Jahresgesprächs eingesetzt.

Führungskraft und Mitarbeitende

• legen qualitative und quantitative Ziele gemeinsam fest,
• stellen in regelmäßigen Abständen (meist ein Mal pro Jahr) den Zielerreichungsgrad fest und
• vereinbaren gemeinsam Personalentwicklungsmaßnahmen.

Die Ergebnisse dieses Feedback-Gesprächs finden Eingang in das Beurteilungssystem und in eine Ergebnisbewertung bei Qualifikationen.

Wichtig ist, dass Mitarbeitende in regelmäßigen Abständen Feedback darüber erhalten, ob und wie gut sie ihre Ziele erreicht haben, und dass auch Lernziele und Lernerfolge thematisiert und vereinbart werden. Insbesondere in Transferaktivitäten und in der Förderbereitschaft von Führungskräften.

Mitarbeiterbeurteilung

Die Mitarbeiterbeurteilung gehört im Unternehmen zu den wichtigsten Führungs- und Förderungsinstrumenten. Mit der Beobachtung, Erfassung und Analyse von Leistungen, Eignungen, Talenten und Entwicklungspotenzial der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden

• Informationen bezüglich Mitarbeitereinsatz,
• Stärken und Schwächen,
• angemessener Maßnahmen der Fort- und Weiterbildung sowie
• einer leistungsgerechten Vergütung gewonnen.

Dies führt dazu, dass die Mitarbeiterbeurteilung ein geeignetes Instrument zum objektiv messbaren Leistungsvergleich ist und die zielgerichtete Förderung besonders qualifizierter und talentierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gestattet.

Eine regelmäßige und professionell durchgeführte Mitarbeiterbeurteilung dient den Mitarbeitenden als Standortbestimmung und gibt Gewissheit, dass das Unternehmen an den Leistungen interessiert ist.

Potenzialanalysen

Effiziente Arbeit leisten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die an der richtigen Position ihre ganz speziellen Fähigkeiten zum Einsatz bringen können – ein wichtiger Grundsatz.

In Führungspositionen spielen dabei Soft Skills wie strategisches Denken, Durchsetzungsvermögen und Motivationsfähigkeit eine besondere Rolle. Eine Analyse dieser individuellen Stärken und Schwächen der einzelnen Person ermöglicht es, das Leistungs- und Entwicklungspotenzial richtig einzuschätzen.

Die Potenzialanalyse bietet dem Unternehmen eine verlässliche Hilfe, durch Profiling die Fähigkeiten der Beschäftigten richtig zu bestimmen. Als Grundlage der Analyse dienen bewährte psychologische Testverfahren.

Job-Rotation

Job-Rotation ist ein systematischer Arbeitswechsel oder Arbeitsplatzwechsel, der im Unternehmen erfolgreich praktiziert wird. Der Arbeitsplatzwechsel erfolgt planmäßig und umfasst gleichwertige oder ähnliche Aufgaben für die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Bei Facharbeitern kann es der Erreichung von Mehrfachqualifikationen dienen oder Stellvertretungen ermöglichen.

Job-Rotation ist eine sehr praxisnahe, effektive und motivierende Lernform mit einer Vielzahl interessanter Effekte wie

• verbesserter Zusammenarbeit,
• Optimierung von Abläufen,
• mehr Verständnis für Zusammenhänge und
• einem konsequenten Learning by Doing ohne Leistungsausfall.

Workshops

Workshops können der Problemlösung, der Konfliktbehandlung und der Ideenfindung dienen. Sie können Führungskompetenzen trainieren und fördern sowie Konzeptentwicklungen oder Entscheidungen zum Thema beinhalten.

Von Seminaren unterscheiden sich Workshops dadurch, dass nicht Lerninhalte vermittelt, sondern gemeinsam und aktiv Lösungen, Ideen und Konzepte erarbeitet und entwickelt werden.

Ein Workshop ist immer dann sinnvoll, wenn eine Aufgaben- oder Problemstellung vorliegt, die möglichst konkrete Resultate oder Lösungsansätze für die Praxis zur Folge hat.

Die Erfahrung zeigt auch, dass Workshops unter bestimmten Umständen und Voraussetzungen erfolgreich verlaufen und die in sie gesetzten Erwartungen erfüllen. Zu beachten ist:

• Vor dem Workshop wird ein Ist-Zustand definiert, den ein Unternehmen ändern oder verbessern möchte.
• Es nehmen sorgfältig und nach bestimmten Kriterien ausgewählte Beschäftigte und Führungskräfte daran teil.
• Ein Workshop muss geleitet werden. Die Moderation übernimmt eine externe oder interne Person oder eine Führungskraft.
• Die Ergebnisse des Workshops müssen systematisch nachbearbeitet, analysiert und in den Arbeitsalltag integriert werden.
• Dies sollte in der Zielsetzung enthalten sein und klar kommuniziert werden.

Digitale Lernformen

Hier wählt das Unternehmen jene Formen, die vor allem bezüglich Praxistransfer, Lerneffizienz und Themeneignung die Sicherstellung der Lernziele gewährleisten und auch die Kostenaspekte einbeziehen.

Den Entwicklungen des E-Learnings und Möglichkeiten des Social Media steht das Unternehmen offen gegenüber. Es setzt diese Instrumente aber primär in Kombination mit traditionellen Instrumenten (Blended Learning) ein.

Diese Möglichkeiten und deren Entwicklung werden laufend überprüft. E-Learning bringt einige attraktive Vorteile:

• Keine Bindung an fixe Lernzeiten und spezifische Lernorte
• Auflösung der Grenzen zwischen Lernen und beruflicher Tätigkeit
• Kontextbezogenes Lernen mit zugänglichen, aktuellen und vernetzten Lernressourcen
• Selbstbestimmtes und individualisiertes Lernen statt Massenunterricht
• Förderung der Schlüsselqualifikationen mit modernen Informationstechnologien

Social Media und Online-Learning

Zahlreiche E-Plattformen im Social Media und Online-Learning ermöglichen es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, wesentlich einfacher, ihr Wissen, ihre Kompetenzen und ihre Lernerfahrungen aktiv einzubringen und miteinander zu kommunizieren.

Allerdings sind deren Medienkompetenz einerseits und die optimale und durchdachte Integration in die Lernarchitektur und die Abstimmung mit anderen Lernmethoden andererseits eine unabdingbare Voraussetzung.

Im Vordergrund der Aktivitäten stehen:

Lernen im und mit dem Internet

Die Mitarbeitenden nutzen Lernmethoden und Medienformen im Internet und im Bereich Social Media immer dann, wenn es die Lernziele nachhaltig unterstützt, die Medienkompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorhanden sind und Kostenvorteile entstehen.

Lernen durch Online-Recherchen

Das eigene Recherchieren von Wissen und Lernstoffen im und aus dem Internet ist eine Methode, mit der man zugleich das Internet als Wissens- und Informationsmedium und die Techniken des Recherchierens beherrschen lernt.

Business-Netzwerke 

Netzwerke mit Experten und Kollegen, beispielsweise über LinkedIn, sind sinnvoll, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Lernerfahrungen austauschen zu lassen, Kollegen mit gleichen Lernprojekten zu finden oder neue Wissensquellen zu erschließen.

YouTube

YouTube bietet ein Forum, in dem die Nutzer, also auch Lernende, miteinander in Kontakt treten. Es bietet interessante Möglichkeiten, Lerninhalte auch international und global zu diskutieren oder Erfahrungen auszutauschen.

Künstliche Intelligenz (ChatGPT etc.)

KI-Tools können zukünftig Lernprozesse unterstützen. Hier müssen zunächst Erfahrungen gesammelt, ausgewertet und ausgetauscht werden. Zudem werden Regeln gemeinsam mit den Beschäftigten und mit Blick auf Datenschutz und Datensicherheit entwickelt.

Weitere Instrumente in Kürze

Die folgenden Instrumente werden ebenfalls regelmäßig eingesetzt und vom Unternehmen präferiert, da sie praxisnah, aktivierend und zieldienlich sind und auch den Bedürfnissen und Präferenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechen:

Führungspositionen auf Zeit

Eine Führungsposition auf Zeit kann eine hervorragende Methode sein, im Anschluss an eine Führungsausbildung oder einen Förderkreis praktische Erfahrungen in einer effektiven Führungsposition zu sammeln.

Dies geschieht im Idealfall unter einer gezielten Beobachtung einer erfahrenen Führungskraft oder eines Mentors oder in Kombination mit einem Coach. Ein permanent mit der Führungsausbildung verglichenes Entwicklungsprofil kann zudem Stärken und vorhandene Defizite aufzeigen.

Action Learning

Beim Action Learning werden reale Probleme am Arbeitsplatz gelöst, und es wird ein intensiver Erfahrungsaustausch damit verbunden. Diese gegenseitige Interaktion stellt eine der effektivsten Formen des Lernens dar und erfüllt den zentralen Aspekt des Praxisbezugs und nachhaltigen Lernens.

Action Learning ist Erfahrungslernen, das den Prozess des Problemlösens mit dem Prozess des Lernens kombiniert.

Entscheidend ist, dass sich das Lernen an einem tatsächlich vorhandenen und praxisrelevanten Problem vollzieht. Dieses Problem muss einen bedeutenden Stellenwert besitzen und kann eine Art Problemdruck beinhalten. So vollzieht sich das Lernen am realen Problem.

Training on the Job

Die Bildung am Arbeitsplatz hat den großen Vorteil, dass sie in einem realen Umfeld stattfindet. Dies ermöglicht

• eine höhere Praxisrelevanz,
• die Einbindung in das reale Arbeitsumfeld und
• eine starke Motivationswirkung,

da positives Feedback auf Lernfortschritte und Erfolge vom Trainer unmittelbar erfolgt und auf reale Ergebnisse bezogen ist.

Auch die hohe, unmittelbar erlebbare und erkennbare Nutzenstiftung des Gelernten steigert die Lernmotivation zusätzlich.

Die Vorteile des Lernens am Arbeitsplatz sind für das Unternehmen insgesamt groß und werden jeweils von dem Team, den Vorgesetzten und den Spezialisten des HR initiiert, organisiert und abschließend analysiert.

Lehr- und Fachvorträge

Geht es um kompakte Einführungen in neue Sachgebiete oder um die Zusammenfassung neuer Erfahrungen, sind Lehr- und Fachvorträge sehr geeignet. Mit Kurzvorträgen können mit geringem Zeitaufwand gezielt Informationen weitergegeben werden.

Kurzvorträge bieten jedoch einige wesentliche und wertvolle Vorteile. Sie bringen Lernende dazu,

• sich intensiv mit dem Stoff auseinanderzusetzen,
• das Wesentliche zu erfassen,
• Gelerntes mit eigenen Worten kreativ und aktiv zu verarbeiten, zu formulieren und zu vermitteln und
• passende Beispiele zu finden.

Sie übernehmen darüber hinaus in der Rolle des Lehrenden und Wissensvermittlers Verantwortung und eignen sich zugleich Lernkompetenzen an.

Mentoring

Das Mentoring-Konzept wird bei der Mitarbeitereinführung und Führungskräfteentwicklung verwendet. Es steht der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter eine erfahrene Person aus dem Unternehmen beratend und beobachtend als eine Art Coach zur Seite.

Sowohl die Entwicklungsziele als auch der Zeitraum der Begleitung sind dabei definiert.

Zu den Zielen des Mentorings gehört nebst der Förderung der persönlichen und beruflichen Entwicklung und Kompetenzen des Mentees, Wissenstransfer und Transparenz in der Unternehmenskultur zu verankern und den Dialog zwischen Hierarchien und Generationen zu fördern.

Mentoring ist als Instrument des Change-Managements und für eine nachhaltige Personalentwicklung bedeutsam.

Damit Mentoring in der Praxis erfolgreich ist und seinen Zweck erfüllt, sind folgende Faktoren zu beachten:

• Fachwissen und die soziale Kompetenz von Mentor und Mentee
• Integration in ein Aus- und Weiterbildungskonzept
• Mentor und Mentee lernen gegenseitig voneinander
• Klar definierte Förderungsmaßnahmen
• Sorgfältiger Einsatz der Trainings-, Betreuungs- und Lernmethoden

Team-Trainings

Grundsätzlich geht es bei Team-Trainings nebst Lernzielen und Lernaktivitäten darum,

• gegenseitiges Vertrauen in den Teams aufzubauen,
• die Kommunikation zu verbessern,
• die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Team besser kennenzulernen und
• neue Ideen und Herausforderungen anzunehmen.

Team-Trainings eignen sich aber auch, um Lernprozesse zu bewältigen, die Performance im Team zu steigern und das Wir-Gefühl und die Motivation zu stärken.

Durch das Lernprinzip Learning by Doing werden Flexibilität, Motivation und innovatives Denken und Handeln gefördert und der wichtige Praxisbezug sichergestellt. Zweck und Ziele von Team-Trainings sind:

• Erarbeiten von gemeinsamen Zielsetzungen
• Gemeinsames Verständnis einer Ausgangssituation
• Gemeinsam getragene Verbesserung der Prozesse und Strukturen
• Verknüpfung der individuellen Stärken und Nutzung der Potenziale aller Teammitglieder

Übersicht der Instrumente der Personalentwicklung

Die nachfolgende Übersicht zeigt die Instrumente der Personalentwicklung, derer sich das Unternehmen je nach Ausbildungsziel und Teilnehmenden bedient:

• Mitarbeitereinführung und Mitarbeiterauswahl
• Einführungsprogramme für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Potenzialanalysen
• Informations- und Kommunikationsstrukturen
• Zielvereinbarungsgespräche
• Mitarbeiterbeurteilung
• Mitarbeitergespräche
• Qualifikationsgespräche
• Verhaltenstrainings
• Mentoring und Coaching
• Erfahrungsaustausch-Gruppen
• Führungskräfteförderung
• Führungskräfteentwicklung
• Führungspositionen auf Zeit
• Karriereplanung
• Führungskräftequalifizierung on oder off the Job
• Nachwuchsförderung
• Vorträge, Tagungen und Referate
• Training on the Job
• Förderprogramme
• Job-Enrichment und Job-Enlargement
• Job-Rotation
• Team- und Projektgruppenarbeiten
• Seminare
• Workshops – extern und inhouse
• E-Learning wie Online-Lehrgänge
• Multiple Choice und andere Lernsoftware
• Bücher und Fachzeitschriften für das Selbststudium
• Mobile Learning