Profit-Center einrichtenProfit-Center-Controlling und Gewinnberechnung mit Excel

Prüfen Sie regelmäßig den Erfolg Ihrer Profit-Center-Organisation. Vergleichen Sie dazu die einzelnen Profit-Center im Hinblick auf Absatz, Umsatz, Kosten und Gewinn – und beachten Sie dabei, dass die Profit-Center einen Anteil der zentralen Kosten übernehmen müssen. Mit der hier vorgestellten Excel-Vorlage können Sie eine mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung für Profit-Center durchführen und die Ergebnisse visualisieren und auswerten.

Die folgenden Erläuterungen beziehen sich auf die Excel-Vorlage, die Sie im Praxisteil dieses Abschnitts (unten) herunterladen können. Der Aufbau dieser Vorlage und ihre Nutzung sind im Folgenden beschrieben.

Mit der Vorlage können Sie beliebig viele Profit-Center und beliebig viele Produkte (Leistungen), die diese erstellen, auswerten.

Vorausgesetzt ist, dass es in Ihrem Unternehmen Profit-Center gibt. Das bedeutet, Sie haben Organisationseinheiten festgelegt, die für ihren jeweiligen wirtschaftlichen Erfolg selbst verantwortlich sind – insbesondere für den Gewinn (Profit), den sie erwirtschaften. Wie Sie Profit-Center einrichten und wie sie voneinander abgegrenzt werden, ist in den vorigen Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels ausführlich erläutert.

Benennen und beschreiben Sie Ihre Profit-Center in der Tabelle PROFIT-CENTER der Excel-Vorlage.

Der Erfolg eines Profit-Centers ergibt sich aus den Leistungen, die es für andere erbringt. Das können externe Kunden des Unternehmens sein, die Produkte oder Dienstleistungen des Profit-Centers kaufen. Das können aber auch andere Profit-Center oder Abteilungen innerhalb des Unternehmens sein, die Leistungen des Profit-Centers in Anspruch nehmen.

Leistungen können sein:

• Endprodukte, die das Profit-Center herstellt
• Dienstleistungen, die es erbringt
• Zwischenprodukte oder Teile, die es produziert
• interne oder externe Serviceleistungen, die es erbringt

Für die Erfolgsrechnung müssen Sie für jedes Profit-Center festlegen, wie eine Leistung gemessen wird. Das ist für Produkte, die ein Profit-Center an Endkunden verkauft, vergleichsweise einfach. Die Leistung wird gemessen, wie der Absatz eines Unternehmens; zum Beispiel verkaufte Stück Produkte pro Monat oder verkaufte Mitarbeiterstunden für Dienstleistungen pro Monat.

Schwieriger wird es für unternehmensinterne Leistungen, die ein Profit-Center für andere Profit-Center oder Abteilungen im Unternehmen erbringt. Sie müssen festlegen, welches Ereignis eine Leistungsabrechnung auslöst. Zum Beispiel:

• Die Leistung ist erfolgt, wenn ein Zwischenprodukt von Profit-Center A an das Profit-Center B zur weiteren Bearbeitung übergeben wird. Auslöser ist der Transportvorgang.
• Oder: Die Leistung ist erfolgt, wenn das Profit- oder Shared-Service-Center Personalwesen die Gehaltsabrechnungen für alle anderen Abteilungen erledigt hat. Gemessen wird die Zahl der Personalabrechnungen pro Monat. Auslöser ist die Überweisung der Gehälter.

Halten Sie in der Tabelle PRODUKTE der Excel-Vorlage fest, welche Leistungen des Profit-Centers Sie getrennt voneinander analysieren wollen und deren Absatz Sie für die Analyse messen; zum Beispiel in Stückzahlen, Stunden, Kilogramm etc. Diese werden in der Tabelle EINHEITEN erfasst.

Alle diese Leistungen können zu Produktgruppen zusammengefasst werden, die in Bezug auf festgelegte Merkmale gleichartig behandelt und betrachtet werden. Zum Beispiel können alle Farbvarianten eines Produkts zu einer Produktgruppe zusammengefasst werden, weil das Merkmal der Farbe für die Erfolgsrechnung und die Auswertungen keine Rolle spielt. Welche Produktgruppen es geben soll, legen Sie in der Tabelle PRODUKTGRUPPEN fest.

Die Erlöse oder der Umsatz eines Profit-Centers ergeben sich aus der Zahl der verkauften oder erbrachten Leistungen und dem jeweils in Rechnung gestellten Preis dafür. Für Produkte und Dienstleistungen, die an externe Kunden verkauft werden, ist das wieder vergleichsweise einfach zu bestimmen.

Für interne Produkte und Dienstleistungen müssen vorab Verrechnungspreise festgelegt werden. Wie Sie diese ermitteln, ist im Abschnitt zu Verrechnungspreisen und Kostenverteilung in diesem Handbuch-Kapitel erläutert. Möglich ist beispielsweise für:

• Zwischenprodukte: Verrechnungspreis entspricht dem Marktpreis des Zwischenprodukts, wenn es von einem externen Lieferanten gekauft werden würde
• interne Dienstleistungen: Verrechnungspreis entspricht den Prozesskosten des Vorjahres für die Erbringung der Dienstleistung, wie sie mit der Prozesskostenrechnung ermittelt wurden

Die Erlöse pro Einheit werden in der Excel-Vorlage in der Tabelle PRODUKTKALKULATION in der Spalte Erlöse pro Einheit für jedes Produkt einzeln erfasst. Diese Preise können sich im Zeitverlauf ändern. Deshalb beziehen sie sich jeweils auf ein Jahr (gegebenenfalls mit Durchschnittswert rechnen).

Der Gesamterlös oder Umsatz eines Profit-Centers ergibt sich dann aus:

Umsatz (Erlös) in einem Zeitraum =
Anzahl Leistungen in diesem Zeitraum
x Erlöse pro Einheit

Der Umsatz wird meist pro Monat ermittelt und kann dann für Monate, Quartale oder ein Jahr ausgewertet werden.

Um die Leistungen zu erbringen, entstehen Kosten für das Profit-Center. In der Kostenrechnung werden variable und fixe Kosten unterschieden. Variable Kosten entstehen nur, wenn eine Leistung erstellt wird. In der Tabelle PRODUKTKALKULATION der Vorlage werden folgende variable Kosten pro Leistungseinheit erfasst:

• Materialeinzelkosten
• Fertigungseinzelkosten
• Vertriebsprovisionen
• Sondereinzelkosten des Vertriebs
• Sondereinzelkosten der Verwaltung

Aus dem Produktpreis, dem Erlös pro Einheit, und der Summe der variablen Kosten ergibt sich der Deckungsbeitrag pro Leistungseinheit (erste Stufe der mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung; DB I).

Wenn ein Profit-Center Leistungen eines anderen Profit-Centers erhält, indem es beispielsweise Zwischenprodukte von diesem bezieht, dann werden diese Leistungen wie externe Leistungen berechnet. Die Kosten für diese Leistungen gehen dann in die Materialeinzelkosten ein. Sie ergeben sich aus den vereinbarten internen Verrechnungspreisen, die genauso behandelt werden wie die Einkaufspreise für externe Lieferanten.

Wenn ein Profit-Center eine Leistung eines internen Shared-Service-Centers bezieht, zum Beispiel die monatliche Lohnabrechnung vom zentralen Personalwesen, dann gehen diese Kosten, die das Shared-Service-Center dem Profit-Center in Rechnung stellt, in die Fixkosten des Profit-Centers ein.

Fixkosten fallen immer an – unabhängig davon, ob eine Leistung erstellt und verkauft wird oder nicht. Im Rahmen der Kostenrechnung und der Erfolgsrechnung für Profit-Center müssen Sie auf die erbrachten Leistungen verteilt werden. Dazu werden in der Excel-Vorlage Fixkosten unterschieden für (mit Beispielen):

• Produkte: Produktentwicklung, Produktanpassungen, Produktion, Lagerung
• Produktgruppen: Marketing, Vertrieb, Administration
• Profit-Center: Profit-Center-Leitung, Verwaltung, Gebäude, Anlagen
• Unternehmen: Unternehmensleitung, Personalwesen, zentrales Controlling, zentrales Marketing

Entsprechend werden für diese Entstehungsorte die Fixkosten pro Jahr erfasst in den Tabellen FIXKOSTEN PRODUKTE, FIXKOSTEN PRODUKTGRUPPEN, FIXKOSTEN PROFIT-CENTER und FIXKOSTEN UNTERNEHMEN.

Alle Fixkosten müssen auf die bestehenden Profit-Center verteilt werden. Dafür braucht es einen Verteilungsschlüssel. In der Excel-Vorlage werden alle Fixkosten in mehreren Stufen anteilig auf die Profit-Center verteilt:

• Fixkosten des Profit-Centers selbst werden dem jeweiligen Profit-Center vollständig zugeordnet.
• Fixkosten der Produkte und der Produktgruppen werden nach Anteil eines Profit-Centers am gesamten Absatz mit den jeweiligen Produkten dem jeweiligen Profit-Center zugeordnet.
• Fixkosten des Unternehmens werden nach Umsatzanteil eines Profit-Centers am Gesamtumsatz des Unternehmens dem jeweiligen Profit-Center zugeordnet.

Ein Profit-Center ist dann erfolgreich, wenn es Leistungen erbringt, also Produkte herstellt und verkauft oder Dienstleistungen und Service ausführt. Wie viel Leistung ein Profit-Center erbringt, muss gemessen werden; zum Beispiel an der Zahl der verkauften Produkte pro Monat. Dementsprechend erfassen Sie in der Tabelle ABSATZPLANUNG, welche Leistungen ein Profit-Center erbringt. Dazu wird dokumentiert:

• Jahr
• Monat
• Name des Profit-Centers
• Produkt (Art der Leistung)
• Anzahl (Menge der erbrachten Leistung in diesem Monat durch das jeweilige Profit-Center)

Diese Daten werden dann gemeinsam mit den Daten aus den Tabellen zu den Stammdaten und den Erlös- und Kostendaten ausgewertet und zusammengeführt in der Tabelle PRODUKTPLANDATEN. Diese Tabelle wird automatisch erzeugt und alle hinterlegten Werte werden automatisch berechnet. Sie müssen diese nur AKTUALISIEREN, wenn sich Änderungen bei den Stammdaten, Kalkulationsdaten oder Absatzdaten ergeben.

Hinweis: Ein Profit-Center, das keine Leistungen in einem Monat erzeugt, muss dennoch die Fixkosten, die ihm zugerechnet werden, tragen. Für die Auswertung in der Excel-Vorlage ist es wichtig, dass bei einer „Null-Leistung“ für das Profit-Center eine „symbolische Leistung“ von 1 Einheit in der Tabelle ABSATZPLANUNG eingetragen wird.

Die so ermittelten Daten werden dann in unterschiedlichen Auswertungen und Berichten zusammengeführt und dargestellt. Wie diese Berichte aussehen, was jeweils verglichen und abgebildet wird, hängt von der Fragestellung ab. In der Excel-Vorlage sind diese Berichte mit der Pivot-Funktion erstellt.

In der Vorlage sind Auswertungen zu folgenden Fragestellungen bereits angelegt:

• Welches Profit-Center erwirtschaftet welche Erlöse (=Umsatz)?
• Welches Profit-Center hat welche variablen Kosten?
• Welches Profit-Center erwirtschaftet welchen Deckungsbeitrag DB I: Erlöse – variable Kosten?
• Welche Produkte führen zu welchem Umsatz in den einzelnen Profit-Centern?
• Welche Produkte führen zu welchem Deckungsbeitrag (DB I) in den einzelnen Profit-Centern?
• Wie hoch sind die einzelnen variablen Kostenarten in den einzelnen Profit-Centern?
• Welche Deckungsbeiträge bei mehrstufiger Deckungsbeitragsrechnung fallen in den einzelnen Profit-Centern auf den jeweiligen Stufen an?
• Welche Deckungsbeiträge ergeben sich entsprechend für Produkte oder Produktgruppen?
• Welche Fixkosten fallen an?

Folgende Deckungsbeiträge und Deckungsbeitragsstufen werden berechnet:

• DB I: Erlöse – variable Kosten
• DB II: Erlöse – variable Kosten – anteilig Fixkosten Produkt
• DB III: Erlöse – variable Kosten – anteilig Fixkosten Produkt – anteilig Fixkosten Produktgruppe
• DB IV: Erlöse – variable Kosten – anteilig Fixkosten Produkt – anteilig Fixkosten Produktgruppe – Fixkosten Profit-Center
• DB V: Erlöse – variable Kosten – anteilig Fixkosten Produkt – anteilig Fixkosten Produktgruppe – Fixkosten Profit-Center – anteilig Fixkosten Unternehmen

DB V entspricht dem Gewinn oder Profit des Profit-Centers.

Abbildung 10 zeigt ein Beispiel, wie diese Deckungsbeiträge in der Excel-Vorlage visualisiert sind. Diese Diagramme können Sie für Ihre Auswertungen und Analysen sowie für die Reports nutzen.

Hinweis: Anpassen der Berichte mit der Excel Pivot-Funktion

Wenn Sie mit der Pivot-Funktion in Excel vertraut sind, können Sie die Berichte leicht anpassen oder erweitern. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Datenschnitt

Angelegt sind Produkt, Produktgruppe und Profit-Center sowie die Zeiträume: Jahr, Quartal, Monat (Abbildung 11). Neue Datenschnitte können Sie einfügen über PIVOTCHART ANALYSIEREN – FILTERN – DATENSCHNITT EINFÜGEN.

Filter in den Diagrammen

In den Diagrammen sind automatisch Filter hinterlegt für die dargestellten Daten. Darüber können Sie auswählen, welche Teilmengen der Daten Sie im Diagramm darstellen wollen (Abbildung 12).

Filter in den Tabellen

Entsprechende Filter finden Sie auch in den Tabellen unterhalb der Diagramme (Abbildung 13). Hier können Sie ebenfalls Teilmengen auswählen und in der Tabelle berechnen lassen.

Anpassen der dargestellten Daten

Stellen Sie im Menü PIVOTCHART ANALYSIEREN – FILTERN – EINBLENDEN/AUSBLENDEN die FELDLISTE ein. Sie sehen dann die PivotChart-Felder, die im jeweiligen Bericht ausgewählt sind (Abbildung 14). Diese können Sie anpassen oder ändern; dafür sind ein paar Grundkenntnisse zur Pivot-Funktion von Excel hilfreich.

So können Sie auch weitere Berichte erstellen. Kopieren Sie dazu ein Tabellenblatt mit einem Report als neues Tabellenblatt und passen Sie dort die Auswertungen an.