Kommunizieren als FührungskraftRegeln und Routinen für die Kommunikation mit Mitarbeitern

Wer führt und zusammenarbeitet, übermittelt Informationen – kommuniziert also. Kommunikation findet dabei ununterbrochen statt, geplant und ungeplant, ob Etwas gesagt wird oder nicht. „Man kann nicht nicht kommunizieren!“ Diesen Leitgedanken prägte der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick. Deshalb ist wichtig, Kommunikation nicht dem Zufall oder nur einem Anlass zu überlassen, sondern bewusst und aktiv zu kommunizieren. Das ist der Kommunikationsstil einer Führungskraft.

Wenn Führungskräfte rechtzeitig und umfassend Informationen an die eigenen Mitarbeiter weitergeben, verringern sie nicht nur die Gefahr von falschen Entscheidungen. Kommunikation ist auch sehr wichtig, um den Sinn der Arbeit zu vermitteln. So sollten Führungskräfte ihren Mitarbeitern das Warum und Wofür ihrer Arbeit vermitteln. Das hilft, um das Zusammengehörigkeitsgefühl, die Identifikation mit der Aufgabe und die Motivation zu erhöhen. Führungsstil und Kommunikationsstil entscheiden also gemeinsam über Erfolg und Misserfolg von Führung.

Als Führungskraft stehen Sie in regelmäßigem Kontakt mit Ihren Mitarbeitern. Führen geschieht über Kommunizieren, denn die Informationsvermittlung ist notwendig, um die Aufgaben der Mitarbeiterführung zu erfüllen. Insbesondere für folgende Führungsaufgaben braucht es Kommunikation:

• Ziele vereinbaren: Führungskräfte vereinbaren Ziele mit Mitarbeitern in Bezug auf Produkte, Prozesse, Aufgaben, Leistungen oder Strukturen.
• Planen: Führungskräfte planen, wie viele und welche Mitarbeiter sie wann und wo einsetzen.
• Fordern und fördern: Führungskräfte delegieren Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung an ihre Mitarbeiter und unterstützen sie bei ihren Aufgaben.
• Kooperieren: Führungskräfte ermöglichen Kooperation sowohl zwischen den Mitarbeitern untereinander als auch zwischen Mitarbeiter und Führungskraft.
• Beurteilen: Führungskräfte beurteilen die Arbeitsergebnisse der Mitarbeiter.

Um als Führungskraft rechtzeitig und umfassend informieren zu können, ist es hilfreich, sich mit den unterschiedlichen Arten der Kommunikation im Unternehmen zu befassen:

• Einseitige Kommunikation: Eine Person informiert andere über eine Situation, eine Befindlichkeit, Wünsche, Anforderungen, Emotionen, Werte oder Einstellungen. Sie erwartet als Sender keine Antwort vom Empfänger, sondern eine Handlung, Verständnis oder ein bestimmtes Verhalten.
• Wechselseitige Kommunikation: Zwei beteiligte Personen sind zugleich Sender und Empfänger. Sie tauschen sich aus bezüglich Situationen, Befindlichkeiten etc.
• Soziale Kommunikation: Sender und Empfänger sind mehrere Personen oder Gruppen.
• Formale Kommunikation: Der Informations- und Gedankenaustausch erfolgt nach vorgegebenen Routinen und Regeln; meistens betrifft dies die Aufgabenerfüllung.
• Informelle Kommunikation: Die nicht-offizielle Kommunikation hat eine starke Sozialkomponente. Stellung, Ansehen, Meinung oder Macht der beteiligten Personen spielen eine wichtige Rolle. Die beteiligten Personen suchen sich je nach Anlass, Thema oder Möglichkeiten die Mittel und Wege, um zu kommunizieren. Dazu zählen beispielsweise Gespräche im Pausenraum oder beim Mittagessen.

Alle diese Kommunikationsformen sind geeignet, um Informationen im Unternehmen weiterzugeben. Die Information ist eine Nachricht, die von einem Sender an einen oder mehre Empfänger übermittelt wird. Oft kommt es zu Missverständnissen oder Konflikten, weil der Informationsfluss und die Kommunikation nicht richtig funktionieren. Ursache kann sein, dass Bringschuld und Holschuld nicht geklärt sind.

Bringschuld

Eine Person besitzt Informationen, die für andere wichtig sind. Damit steht sie in der Schuld, diese Informationen an die entsprechenden Personen weiterzugeben.

Holschuld

Eine Person kann nicht wissen, dass bestimmte Informationen für andere wichtig sein könnten. Die Person, für die die Informationen interessant sind, steht in der Schuld, sich diese selbst einzuholen.

Für die Informationsvermittlung im Unternehmen müssen Informationen klar aufbereitet sein. Dazu können Sie sich als Führungskraft an folgenden Regeln für die richtige Informationsvermittlung nach Reiner Bröckermann [Führungskompetenz, 2011] orientieren:

• Rechtzeitig und regelmäßig: Informationen müssen rechtzeitig übermittelt werden, damit sie für die Arbeit genutzt werden können.
• Wahr: Informationen dürfen nicht verfälscht werden; sie müssen vertrauenswürdig sein.
• Vollständig: Informationen müssen alle notwendigen Aspekte beinhalten.
• Gegliedert: Informationen müssen strukturiert werden, damit sie von den Mitarbeitern verstanden und verarbeitet werden können.
• Verständlich: Informationen müssen so formuliert sein, dass sie alle Mitarbeiter verstehen und nachvollziehen können.
• Prägnant: Informationen sollten nicht umfangreicher als nötig sein; sie müssen zutreffend sein.
• Anregend: Mit den Informationen sollte motiviert werden, damit der Empfänger eine gewünschte Handlung anschließt und sich entsprechend verhält.

Wenn Sie als Führungskraft Informationsroutinen einhalten, prägen Sie ein Kommunikationsmuster. Ihre Mitarbeitern merken, dass Sie verlässlich sind. Routinen zeichnen sich durch folgende Merkmale aus:

• Informationskanäle: Führungskräfte sollten mit ihren Mitarbeitern die Art der Kommunikation festlegen; zum Beispiel per E-Mail.
• Informationsdichte: Führungskräfte sollten abwägen, welche Informationen sie ausführlich darstellen und welche sie eher vage umreißen.
• Erreichbarkeit: Führungskräfte sollten ihren Mitarbeitern mitteilen, wann und wo sie erreichbar sind und wann nicht.
• Abwesenheit: Mitarbeiter sollten wissen, ob und wie sie die Führungskraft bei Abwesenheit erreichen und wen sie stellvertretend kontaktieren können.
• Unterschriften: Führungskräfte sollten klären, wer welche Befugnis bekommt, um Dokumente abzuzeichnen und wann von der Führungskraft gegengezeichnet werden muss.
• Resonanz: Führungskräfte und Mitarbeiter sollten ein Feedback darüber geben, ob sie übermittelte Informationen zur Kenntnis genommen haben.

Bei der schriftlichen Kommunikation werden Informationen in Wort und Schrift übermittelt. Sie erfolgt in Papierform oder über Kommunikationsmittel wie E-Mails oder das firmeninterne Intranet. Die schriftliche Kommunikation muss klar und fehlerfrei sein, da sie jederzeit beweisbar und nachvollziehbar ist. Deshalb sollten Sie als Führungskraft die Regeln für die richtige Informationsvermittlung bei der schriftlichen Kommunikation besonders beherzigen. Die Weitergabe von Informationen kann hinsichtlich Inhalt und Empfängerkreis unterteilt werden [nach Reiner Bröckermann, Führungskompetenz, 2011]:

Institutionalisierte Informationswege

Institutionalisierte Informationswege eignen sich für alle Unternehmensaktivitäten und Inhalte, die sich an einen breiten Empfängerkreis richten, von dem der Sender meint, dass die Information für ihn relevant ist. Die Informationsvermittlung erfolgt zum Beispiel über das Intranet, die Werkzeitschrift, den Geschäftsbericht oder ein Rundschreiben.

Direkte Informationswege

Direkte Informationswege eignen sich für aufgabenbezogene oder spezielle Informationen und einen ausgewählten, betroffenen Empfängerkreis. Die Informationsvermittlung erfolgt zum Beispiel in Gesprächen und Besprechungen, per E-Mail oder über ein persönliches Schreiben.

Bei der mündlichen Kommunikation besteht eine direkte Interaktion zwischen Ihnen als Führungskraft und Ihren Mitarbeitern (persönlich oder am Telefon). Es gibt zwei Formen der mündlichen Kommunikation:

Das Gespräch

Zwei Personen sind an einem Gespräch beteiligt. In der Regel werden unter vier Augen spezielle oder persönliche Themen erörtert. Zum Beispiel: Delegieren von Aufgaben, Weitergabe von Informationen, Leistungsbeurteilung, Zielvereinbarung und Konfliktbearbeitung.

Die Besprechung

Mehr als zwei Personen sind an einer Besprechung beteiligt. Sie dient insbesondere dazu, eigene Vorstellungen einzubringen, Missverständnisse auszuräumen und Fragen zu klären. Ein Jour fixe ist ein Beispiel für eine Besprechung. Der Vorteil von Besprechungen ist, dass mehrere Mitarbeiter auf einmal erreicht werden können.

Bei der mündlichen Kommunikation sollten Sie als Führungskraft Routinen und Strukturen beachten, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten. Das erreichen Sie, indem Sie Ihre Gespräche und Besprechungen richtig vorbereiten, durchführen und nachbereiten:

Vorbereitung

Die Vorbereitung eines Gesprächs oder einer Besprechung bezieht alle vorher planbaren Aktionen ein. Zum Beispiel muss die Führungskraft einen Ablaufplan erstellen, einen Termin und einen Zeitrahmen festlegen sowie die Räumlichkeiten auswählen.

Durchführung

Bei der Durchführung eines Gesprächs oder einer Besprechung ist eine Struktur erforderlich. Hilfreich ist die Einhaltung folgender Reihenfolge: Begrüßung, Vermittlung der Ziele, positiver Einstieg; es folgen die Tagesordnung und der Zeitplan; die Abarbeitung der Schwerpunkte, das Treffen von Entscheidungen und die Zusammenfassung der Ergebnisse; am Schluss erfolgt gegebenenfalls die Vereinbarung eines neuen Termins und die Verabschiedung.

Aufbereitung

Während eines Gesprächs oder einer Besprechung sollten die Inhalte schriftlich festgehalten werden. Das Ergebnisprotokoll dient der Umsetzung und Kontrolle der erörterten Aufgaben.

Die Körpersprache setzt sich aus allen Informationen zusammen, die über Gestik, Mimik, Körperhaltung und Bewegungen übertragen werden. Zur Gesamtinterpretation einer mündlichen Aussage gehört die Körpersprache. Sie ist maßgeblich dafür verantwortlich, ob eine Aussage vom Gegenüber richtig verstanden wird oder nicht. Zu einem Missverständnis kommt es, wenn sich Körpersprache und eigentliche Aussage widersprechen. Deshalb sollten Sie als Führungskraft beim Kommunizieren auch immer auf Ihre Körpersprache achten.