Total Cost of Ownership (TCO)Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für die TCO-Analyse

Eine TCO-Analyse lohnt sich dann, wenn es bei der Investitionsentscheidung um ein hochwertiges Produkt, Investitionsgut oder Gebrauchsgut geht. Sie sollten deshalb zunächst klären, ob folgende Voraussetzungen und Rahmenbedingungen zutreffen:

• Es soll ein Gebrauchs- oder Investitionsgut analysiert werden, das nach der Anschaffung noch eine längere Zeit im Einsatz ist und dabei Kosten verursacht.
• Es liegt eine echte Entscheidungssituation vor; das heißt, es stehen mehrere (mindestens zwei) vergleichbare Alternativen zur Auswahl.
• Die Kosten für den Kauf und für den Betrieb des Produkts sind ein wesentliches Entscheidungs- und Auswahlkriterium.
• Jede Alternative führt zu unterschiedlichen Kosten während der Nutzung, des Betriebs und über die gesamte Lebensdauer des Produkts.
• Die für die Analyse notwendigen Informationen lassen sich mit vertretbarem Aufwand erheben; oder sie lassen sich realistisch abschätzen.

Mit diesen Voraussetzungen sollten Sie für Ihr Unternehmen festlegen, ab welcher Investitionssumme oder bei welcher Größenordnung der gesamten Betriebskosten eine TCO-Analyse durchgeführt werden muss. Legen Sie eine praktikable Grenze fest.

Gehen Sie dabei von den möglichen Kosteneinsparungen aus, die durch die richtige Entscheidung realisiert werden können. Je nachdem, wie routiniert Sie eine TCO-Analyse durchführen und um welchen Anteil Ihres gesamten Budgets es geht, kann sich eine Kostenbetrachtung nach dem TCO-Konzept immer lohnen.

In Unternehmen betrifft dies beispielsweise die Entscheidung für ein IT-System, eine Maschine oder ein Fahrzeug. Im privaten Bereich kann sich die TCO-Analyse schon bei der Entscheidung für den günstigsten Mobilfunkvertrag lohnen. Wichtig ist, dass Sie alle Kostenarten und deren Höhe während des Produkteinsatzes zuverlässig berechnen oder abschätzen können.

Beachten Sie, dass die TCO-Analyse in den meisten Fällen auf Annahmen über den zukünftigen Betrieb und auf Abschätzungen zu zukünftigen Kosten basiert. Beispiele sind:

• Die Gesamtkosten einer Maschine ergeben sich aus ihrer späteren Auslastung, aus dem Betrieb und der Sorgfalt, mit der sie gepflegt und gewartet wird.
• Die Anwendung einer neuen Software hängt davon ab, wie gut die Nutzer damit zurechtkommen, welche Kompetenzen sie mitbringen und welche Motivation sie haben, das Neue zu erlernen.
• Die Kosten eines 24-monatigen Vertrags für ein Mobiltelefon hängen unter anderem von der Zahl und Dauer der Telefonate und der Höhe des genutzten Datenvolumens ab.

Zudem gibt es kein allgemein gültiges Verfahren, um die Total Cost of Ownership zu berechnen. Denn die TCO-Analyse hängt immer vom betrachteten Produkt und den Rahmenbedingungen innerhalb des Unternehmens ab. Nur im Einzelfall kann ermittelt werden, welche direkten und indirekten Kostenarten in die Analyse einfließen, zu welchem Anteil Gemeinkosten eingehen, wie kalkulatorische Kosten berücksichtigt werden und wie die Schätzungen für zukünftige Kosten ausfallen.

Eine große Rolle spielen dabei organisatorische und personelle sowie rechtliche Rahmenbedingungen. Oft werden die Betriebskosten stark beeinflusst von:

• der Art und Weise der Einführung eines Produkts
• den Kompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• ihrem Verhalten
• Veränderungen bei den Kosten für Betriebsstoffe (Benzinpreis oder Strompreis für die nächsten fünf Jahre?)
• Veränderungen bei Gesetzen und Normen, die zu anderen Kosten führen können

Wodurch Unwägbarkeiten und Schwierigkeiten bei der Kostenabschätzung bedingt sind, zeigen die folgenden Beispiele. Sie machen deutlich, was mit den versteckten Kosten, den sogenannten Hidden Costs, gemeint ist.