ProjektabschlussWarum der Projektabschluss wichtig ist

Jedes Projekt braucht einen formalen und einen emotionalen Projektabschluss. Die Übergabe der Projektergebnisse an den Auftraggeber ist der letzte Meilenstein. Erst wenn der erfolgt, alle offenen Punkte geklärt und das Projektteam offiziell aufgelöst wird, ist das Projekt wirklich beendet.

Was zum Projektende noch passieren kann

Das Projekt verläuft gut. Der Zeitplan ist eingehalten, die Qualitätsziele sind erreicht und das Budget ist noch nicht überzogen. Nur noch wenige Teilaufgaben und Arbeitsschritte fehlen und das Projektergebnis liegt vor. Und genau da bleiben viele Projekte in der Praxis stecken. Sie sind fast beendet, aber eben nicht ganz. Gerade weil alle meinen, man sei im Grunde genommen ja fertig, werden viele Projekte nicht richtig abgeschlossen.

Am Ende fehlen den Projektmitarbeitern die Motivation und die Energie, das Projekt vollständig abzuschließen. Manche sind schon mit neuen Aufgaben betraut. Der Projektleitung gelingt es nicht, das Projektteam zusammenzuhalten und dafür zu sorgen, dass die letzten Meter vor dem Ziel noch gegangen werden. Die Folge: Alles zieht sich hin. Plötzlich werden Termine nicht eingehalten. Es fehlt die Abnahme durch den Auftraggeber. Der Erfolg des gesamten Projekts wird noch einmal gefährdet oder es verläuft sich alles im Sand.

Projektabschluss

Im Projektabschluss sind alle Aktivitäten in einem Projekt zusammengefasst, die

  • unmittelbar zur Übergabe des Projektergebnisses an den Auftraggeber führen,
  • mit der formalen Abnahme des Projektergebnisses verknüpft sind,
  • dazu beitragen, Erfahrungen für das Unternehmen festzuhalten und zukünftig zu nutzen,
  • die Projektorganisation formal auflösen.

Aufgaben zum Projektabschluss

Beim Projektabschluss ist die Projektleitung besonders gefordert. Sie muss die letzten Meter des Projekts besonders im Blick behalten und alle Kräfte noch einmal bündeln. Darauf muss die Projektleitung besonders achten:

Offene Teilaufgaben nennen

Die noch offenen Teilaufgaben müssen klar benannt werden, und es müssen Maßnahmen geplant werden, wie diese noch erfüllt werden.

Abnahme des Projekts

Mit dem Auftraggeber und Lenkungskreis muss vereinbart werden, wie die Abnahme des Projekts erfolgt und wie diese dokumentiert wird.

Projektergebnis dokumentieren

Das Projektergebnis muss von der Projektgruppe festgestellt und in geeigneter Form (in der Regel schriftlich per Abschlussbericht) dokumentiert und festgehalten werden.

Projektpräsentation

Unverzichtbar ist eine Präsentation, in deren Rahmen die Projektergebnisse dem Auftraggeber, den Nutzern und anderen Stakeholdern vorgestellt und übergeben werden – mit Rückmeldung, inwieweit das Ergebnis den Erwartungen entspricht.

Würdigung durch den Auftraggeber des Projekts

Der Auftraggeber würdigt die Projektarbeit und das Projektteam.

Konsequenzen aus dem Projekt ableiten

Das Projektteam macht Vorschläge für die Konsequenzen innerhalb der Regelorganisation, denn Projekte haben nahezu immer Querverbindungen zur Regelorganisation.

Abschlusssitzung

Es gibt eine Abschlusssitzung oder Close-down-Meeting. Dort werden die Zusammenarbeit, das inhaltliche Ergebnis, die Arbeitsprozesse sowie Arbeitsatmosphäre, Enttäuschungen und Erfolge diskutiert.

Lessons Learned festhalten

Die Erkenntnisse und Erfahrungen müssen für eine lernende Organisation festgehalten werden.

Auflösung der Projektgruppe

Der Auftraggeber löst die Projektgruppe offiziell auf.

Projektabschlussfeier

Eine Projektabschlussfeier macht für alle sichtbar: Wir haben es erfolgreich geschafft.

Praxis

Überlegen Sie:

  • Was hat dazu geführt, dass Projekte am Ende nicht richtig abgeschlossen wurden?
  • Welche Erfahrungen haben Sie mit nicht abgeschlossenen Projekten gemacht?
  • Woran ist es am Ende gescheitert?
  • Wie wurde das Projekt doch noch abgeschlossen?
  • Oder warum ist es im Sand verlaufen?
  • Welche Maßnahmen können aus Ihrer Sicht dazu führen, dass diese Projekte richtig abgeschlossen werden?

Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels werden die einzelnen Aufgaben, die am Ende eines Projekts meistens noch anstehen, genau erläutert und erklärt, wie Sie diese richtig lösen.