Entscheidungsvorlage erstellenBewertungskriterien für die Entscheidung herleiten

Welche Ziele sind für die Bewertung wichtig?

Vor einer Entscheidung mittels Entscheidungsvorlage werden Handlungsoptionen oder Lösungsalternativen bewertet. Dabei wird geprüft, welche Alternative am meisten zur Zielerreichung beiträgt. Das ist die beste Lösung.

Deshalb braucht es zunächst Ziele. Das Problem dabei ist: Es kann viele und unterschiedliche Ziele geben, die mit der Entscheidungssituation verknüpft sind. Denn oft sind die (vielfältigen) Interessen von unterschiedlichen Personen betroffen. Sie können für den Entscheider mal mehr, mal weniger relevant sein.

Um die relevanten Ziele zu ermitteln, sind folgende Fragen zu klären:

• Was ist für das Unternehmen wichtig?
• Was erwartet die Geschäftsleitung?
• Was hoffen oder befürchten die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?
• Was sind die Ziele und Erwartungen anderer Personen, die von der Entscheidung und von den damit eventuell verbundenen Konsequenzen betroffen sind?

Mit diesen Fragen und den dazugehörenden Antworten ermitteln Sie, welche Ziele für die Entscheidung wichtig sind. So kann aber auch eine lange Liste unterschiedlicher Ziele entstehen und es können sich Zielkonflikte zeigen. Was für den einen wichtig ist, lehnt ein anderer ab.

Für die Entscheidung und die Umsetzung der damit verbundenen Maßnahmen sind sowohl die Unternehmensziele, als auch die persönlichen Ziele der Stakeholder (Anspruchsgruppen) zu beachten – insbesondere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die von der Entscheidung betroffen sind oder diese umsetzen sollen.

Rahmenbedingungen und K.-o.-Kriterien identifizieren

Neben den Zielen kann es Rahmenbedingungen geben, die bei der Bewertung von Handlungsoptionen und Lösungen relevant sind. Das können beispielsweise sein:

• wirtschaftliche Kriterien: Passt die Lösung zur Unternehmensstrategie? Wird das vorgegebene Budget eingehalten?
• technische Kriterien: Ist die Lösung technisch kompatibel mit bereits eingesetzten Systemen? Ist die Technik getestet und funktionsfähig?
• organisatorische Kriterien: Passt die Lösung zu den bestehenden Prozessen? Sind die Mitarbeitenden kompetent, um die Lösung anzuwenden?
• rechtliche Kriterien: Ist die Lösung rechtlich zulässig? Passt sie zu relevanten Normen oder Vereinbarungen?

Solche Rahmenbedingungen können als Zielvorgaben interpretiert werden, die in jedem Fall eingehalten werden müssen. Die Konsequenzen wären ansonsten Strafen (bei Verstoß gegen Rechtsvorgaben), besondere Risiken (bei unausgereifter Technik) oder sehr hohe Kosten (bei aufwendiger Integration in bestehende Organisationsstrukturen und Abläufe).

Rahmenbedingungen sind für die Bewertung der Handlungsoptionen K.-o.-Kriterien, wenn sie in jedem Fall eingehalten werden müssen. Mögliche Lösungen müssen diese Anforderungen in jedem Fall erfüllen. Tun sie dies nicht, fallen Sie aus der Liste der möglichen Lösungen heraus.

Bewertungskriterien festlegen

Aus den Zielen, Rahmenbedingungen und K.-o.-Kriterien werden schließlich die Bewertungskriterien abgeleitet, die möglichst gut sichtbar machen, ob und wie diese Vorgaben durch die Handlungsoptionen erfüllt werden. Gute Bewertungskriterien haben einen engen Bezug zu den Zielen. Sie machen diese messbar. Außerdem zeigen sie eindeutig, ob ein vorgegebenes K.-o.-Kriterium erfüllt ist.

Um aus Zielen, Rahmenbedingungen und K.-o.-Kriterien messbare und belegbare Bewertungskriterien abzuleiten, ist folgende Check-Frage hilfreich:

Woran erkennen wir, ob das Ziel X erreicht, die Rahmenbedingung Y eingehalten, das K.-o.-Kriterium Z erfüllt wurde?

Wenn Ziele nach der sogenannten SMART-Formel formuliert sind, fällt es meist leichter, Handlungsoptionen zu bewerten. Im Idealfall ist ein Bewertungskriterium messbar und drückt sich in einer Kennzahl aus. Manche Bewertungskriterien können nur qualitativ beschrieben und in eine Rangordnung gebracht werden; entweder durch indirekte Indikatoren oder durch eine Schätzung.

Beispiele für Bewertungskriterien

Übliche Bewertungskriterien, die aus den Unternehmenszielen abgeleitet werden und die meist gut messbar sind, sind:

• Kosten
• Rentabilität
• Gewinn
• Zeitersparnis
• Umsatz
• Leistungssteigerung
• Wachstum
• Marktanteil

Bewertungskriterien, die aus Anforderungen, Erwartungen oder Interessen betroffener oder beteiligter Personen abgeleitet werden, sind:

• Mitarbeiterzufriedenheit
• Beiträge zur Teamentwicklung
• Kundenzufriedenheit
• Image
• gesellschaftliche Verantwortung

Solche Kriterien sind oft nur indirekt messbar, qualitativ abzufragen oder einzuschätzen.

Chancen oder Risiken können ebenfalls in Form von Bewertungskriterien ausgedrückt werden. Hier erfolgt eine qualitative Einschätzung wie beispielsweise: niedrig, mittel, hoch. Sie kann in Form von Wahrscheinlichkeiten angegeben und mit Indikatoren indirekt belegt werden. Beispiele sind:

• Umsatzwachstum
• Schnelligkeit der Umsetzung
• Widerstand in der Belegschaft
• Erfolg einer Schulung

Die folgende Abbildung zeigt weitere Beispiele für Ziele und Bewertungskriterien in einer Mindmap.

Darstellung von Bewertungskriterien und Bewertungen

Das Bewertungskriterium und die damit verknüpften Werte können in einer metrischen Skala, einer Ordinalskala (Rang) oder einer Nominalskala dargestellt sein. Für die Visualisierung der Werte können unterschiedliche Formen oder Symbole verwendet werden. Hier einige Beispiele:

Mit jeder Bewertung muss immer erläutert werden, welche Ausprägung bei der jeweiligen Skala und Darstellungsform eine gute oder schlechte, eine gewünschte oder nicht gewünschte ist. Es wird also immer eine Rangfolge gebildet. Bei Kosten sind weniger Euro oder Schweizer Franken besser als mehr; beim Umsatz ist es umgekehrt.

Beim einzelnen Sachverhalt und der erforderlichen Entscheidung können eine Vielzahl von Zielen, Rahmenbedingungen oder K.-o.-Kriterien eine Rolle spielen. Entsprechend kann es eine Fülle von Bewertungskriterien geben.

Dann muss eine Auswahl der wichtigsten Bewertungskriterien erfolgen, denn ansonsten ist die Entscheidungsvorlage nicht mehr handhabbar oder für den Entscheider nicht mehr überschaubar. Eine Regel besagt: „Twenty is plenty“. Mehr als 20 Kriterien sind für eine Person (Entscheider) nicht zu bewältigen.

Sind es aus sachlichen Gründen doch mehr, müssen die Kriterien für die Entscheidungsvorlage aggregiert werden, oder es müssen Klassen oder Kategorien gebildet werden. Beispiele sind:

• viele unterschiedliche Kostenarten oder Kostentreiber werden zu einer Zahl für die Gesamtkosten addiert
• unterschiedliche Kundenanforderungen und deren Erfüllung werden durch einen Punktwert (Score) zu einem Kundenzufriedenheitsindex zusammengeführt
• die Einhaltung einer Vielzahl von Regelungen und Normen wird durch einen Wert für die Anzahl der eingehaltenen Regeln ausgedrückt

Ziele der Entscheider und anderer Stakeholder ermitteln

Ermitteln Sie im Gespräch mit Ihrem Auftraggeber, mit Betroffenen und anderen Personen, die für die Entscheidung wichtig sind, die Ziele und Bewertungskriterien, die Sie betrachten und in die Bewertung einbeziehen sollten. Halten Sie diese in der folgenden Tabelle fest.

Bewertungskriterien festhalten

Leiten Sie für Ihre Entscheidungsvorlage aus den wichtigen Zielen, Rahmenbedingungen und K.-o.-Kriterien maximal 20 Bewertungskriterien und Indikatoren ab, mit denen sich die Güte einer Handlungsoption darstellen lässt. Benennen Sie dafür:

• Ziele, die für die Entscheidung wichtig sind
• Rahmenbedingungen, die beachtet werden sollen
• K.-o.-Kriterien, die eingehalten werden müssen
• Bewertungskriterien, die messbar und sichtbar machen, wie die Ziele, Rahmenbedingungen und K.-o.-Kriterien erfüllt sind

Stellen Sie diese Informationen in kurzer Form wiederum in der folgenden Vorlage zusammen.

Im nächsten Schritt müssen Sie die Lösungsalternativen und Handlungsoptionen mithilfe der Bewertungskriterien bewerten. Das bedeutet, Sie zeigen auf, welche positiven und negativen Folgen mit einer Alternative voraussichtlich verbunden sind im Hinblick auf das Erreichen der Ziele und das Einhalten der Rahmenbedingungen und K.-o.-Kriterien.