BudgetplanungAkteure und ihre Aufgaben bei der Budgetplanung

Die zentralen Akteure der Budgetplanung sind die Budgetgeber und die Budgetnehmer. Die Geber müssen eine fundierte Entscheidung über die Verteilung der Mittel treffen, die Nehmer müssen sehr gut begründen, wofür sie das Budget brauchen.

Im Prozess der Budgetplanung spielen mehrere Akteure eine wichtige Rolle. Sie beeinflussen maßgeblich die Budgets für die einzelnen Bereiche und weisen die Ressourcen zu. Sie legen damit fest, welche Aktionen ein Unternehmen tatsächlich ausführt oder ausführen kann und soll. Sie vertreten aber auch unterschiedliche Interessen, die sich nicht immer mit den Interessen des Unternehmens decken müssen.

So wird die Budgetplanung in vielen Unternehmen zu einem heiklen politischen Prozess. Es wird gerungen und gefochten, getrickst und getäuscht, gedroht und beschwichtigt – meistens mit dem Ziel, ein möglichst hohes Budget für seinen Bereich herauszuschlagen. Denn das ist oft ein Zeichen von Macht, Status und Renommee im Unternehmen.

Die Akteure und ihre Aufgaben im Prozess der Budgetplanung, des Verhandelns und der Festlegung des Budgets sind:

Entscheider
Sie verfügen über die Ressourcen und entscheiden, welchen Anteil die ihnen untergeordneten Einheiten davon jeweils erhalten. Die Aufgabe der Entscheider ist sicherzustellen, dass jede Einheit, die ihr zur Verfügung gestellten Ressourcen dazu nutzt, die übergeordneten Ziele zu erreichen, und dabei kein Geld verschwendet wird.

Empfänger
Sie entwickeln Aktionspläne für ihren Verantwortungsbereich, ermitteln wahrscheinliche Kosten und Auszahlungen und leiten daraus ihren Ressourcenbedarf und das erforderliche Budget ab. Sie stellen diesen Bedarf den Entscheidern vor und begründen ihn. Ihre Aufgabe besteht darin, den Zweck der Aktionen und die Notwendigkeit des Budgets schlüssig zu erklären und die Entscheider zu überzeugen. Ihr Ziel ist, das geforderte Budget zugewiesen zu bekommen.

Konkurrenten
Wenn die Ressourcen und Mittel in einem Unternehmen knapp sind, kann nicht unbedingt jeder Empfänger das geforderte oder erwartete Budget erhalten. Es wird gestrichen, wenn die Konkurrenten ihren Bedarf als dringlicher, wichtiger, zielförderlicher oder rentabler darstellen. Sind die Entscheider der Meinung, dass einzelne Aktionen nicht zur Zielerreichung beitragen, können diese Aktionen wie ihre dazu gehörenden Budgets gestrichen oder reduziert werden.

Im Allgemeinen ist die Geschäftsleitung oder der Vorstand die höchste Entscheidungsebene für die Budgetvergabe; in einigen Fällen sind auch sie von Beiräten oder Aufsichtsräten abhängig. Die Bereichs- oder Abteilungsleiter sind dann die Budgetempfänger. Wenn sie ihrerseits ihr Budget weiter aufteilen und verteilen wollen, schlüpfen sie in die Rolle der Entscheider; Gruppenleiter, Teamleiter oder Projektleiter sind dann die Empfänger.

Hinweis

Es ist immer darauf zu achten, dass in einer Organisationseinheit die Budgetverantwortung und die Entscheidungskompetenz übereinstimmen. Nur die Person, die die Budgetverantwortung trägt, darf auch über die damit verbundenen Maßnahmen und Ausgaben entscheiden. Andere Personen dürfen nichts von diesem Budget für andere Zwecke nutzen.

Ziel der Budgetempfänger im Aushandlungsprozess ist es, dass sie alle notwendigen Ressourcen erhalten, um die von ihnen geplanten Aktivitäten und die notwendigen Aufgaben auch durchzuführen. Das können beispielsweise sein:

  • Der Betriebsleiter will moderne Maschinen beschaffen, um Durchlaufzeiten zu reduzieren, die Flexibilität in seiner Fertigung zu erhöhen oder Qualitätsmängel zu beseitigen.
  • Der Marketingleiter will mehr Werbung treiben, um das Image des Unternehmens zu verbessern.
  • Der Vertriebsleiter will mehr Mitarbeiter im Außendienst einstellen und einsetzen, um den Absatz der Produkte anzukurbeln.
  • Der EDV-Leiter will neue Software einführen, um die Datensicherheit im Unternehmen zu verbessern.
  • Der Personalleiter will eine Reduzierung seines Budgets für Weiterbildung vermeiden, um nicht Mitarbeiter im Schulungsbereich entlassen zu müssen (Personalentlassungen wegen Budgetkürzungen sind in allen Unternehmen besonders gefürchtet).

Beispiel: Budget für die Personalentwicklung

Beim Messtechnikhersteller Sick ist das Budget für Weiterbildung an den Umsatz gekoppelt. In der Krise wurde das Weiterbildungsbudget gekürzt, der Personalbereich musste klein beigeben, wie Personalchef Rudolf Kast es nach dem "Krisenjahr 2008" formulierte. Zieht das Geschäft wieder an, wird die Schatulle geöffnet.

In anderen Branchen ist die Höhe des Weiterbildungsbudgets unabhängig vom Erfolg des gesamten Unternehmens. Die IT-Branche ist ein „People-Business“, sodass hier vergleichsweise viel und stetig in Rekrutierung und Weiterbildung von Mitarbeitern investiert wird.

Wie viel und wie stabil die Budgets für Personal oder Innovationen im Einzelfall sind, hängt davon ab, wie sehr der Budgetentscheider einen Bereich oder ein Themas schätzt.

HR-Budgetverhandlungen, Personalwirtschaft 10/2010

Praxis

Analysieren Sie den Budgetplanungsprozess in Ihrem Unternehmen:

  • Wer sind die Akteure?
  • Welche Interessen vertreten sie bei der Budgetplanung?
  • Was sind ihre Ziele?
  • Welche Aufgaben nehmen die Akteure dabei wahr?
  • Wodurch sind sie bei der Budgetplanung erfolgreich?

Halten Sie mit der folgenden Vorlage fest, welche Ziele Sie verfolgen und stellen Sie den Zusammenhang zu Ihrer Budgetplanung her.  Benennen Sie dazu, wie Sie die Zielerreichung messen (Key Performance Indicator), welche Ziel- und Soll-Werte Sie vorgeben und durch welche Maßnahmen und welche Budgets Sie die Ziele besser erreichen und die Leistungskennzahl verbessern wollen. Damit machen Sie sichtbar, warum und wofür das Budget tatsächlich sinnvoll gebraucht wird.

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