ProjektabschlussDie Projektabnahme organisieren und durchführen

Projektergebnisse übergeben und prüfen lassen

Der formale Abschluss eines Projekts erfolgt dadurch, dass Sie Ihre Projektergebnisse an den Projektauftraggeber und an die Projektnutzer übergeben. Diese prüfen, ob und inwieweit diese Ergebnisse mit den zu Projektbeginn festgelegten Erwartungen übereinstimmen.

Ebenso wird im Rahmen der Projektabnahme geprüft und besprochen, ob die ursprünglichen Projektziele erreicht sind. Das betrifft die Qualität der Projektergebnisse, den Aufwand und die Kosten sowie den Zeitplan.

Was dabei beachtet wird, hängt von der Art des Projektergebnisses ab:

• Wenn ein Produkt entwickelt wurde, wird dieses im Rahmen der Projektabnahme getestet, und eine Qualitätskontrolle wird durchgeführt.
• Wenn im Projekt Prozesse verändert, Dienstleistungen erbracht oder andere immaterielle Maßnahmen durchgeführt wurden, dann wird überprüft, inwiefern die zu Projektbeginn definierten Ziele erreicht sind.
• Wenn zu Beginn des Projekts ein Pflichtenheft erstellt wurde, werden die dort aufgeführten Punkte geprüft.

Projektabnahme vom Auftraggeber bestätigen lassen

Liegt das erwartete Projektergebnis in der geforderten Qualität vor, dann wird es vom Auftraggeber abgenommen. Handelt es sich um einen externen Auftraggeber, zum Beispiel einen Kunden, dann geht es vor allem darum, die vertraglich vereinbarten Leistungen und ihre Erbringung zu prüfen und sich bestätigen zu lassen, dass diese Pflichten erfüllt sind.

Dazu sollte schriftlich festgehalten werden:

• Ist die Qualität der Projektergebnisse oder des Produkts in Ordnung?
• Falls das nicht der Fall ist, können Nacharbeit, Nachbesserung oder Preisnachlass gefordert werden. Es kommt zu einem zusätzlichen Mehraufwand im Projekt.
• Wurden die vereinbarten Termine eingehalten? Falls das nicht der Fall ist, kann es zu Vertragsstrafen kommen. Das belastet das Projektbudget.
• Ist das Projektbudget eingehalten? Dazu wurde vertraglich ein Preis für das Projektergebnis vereinbart.
• Wenn die Projektkosten diesen Preis (das Projektbudget) überschreiten, geht dies zulasten des Auftragnehmers. Außer: Es wurden Preisgleitklauseln oder eine Abrechnung nach Aufwand vereinbart.

Auch bei einem unternehmensinternen Auftraggeber können diese Kriterien mit der Projektabnahme geprüft und dokumentiert werden. Mindestens überprüft und bewertet werden:

• Zielerreichung
• Qualität des Projektergebnisses
• Projektverlauf
• Termineinhaltung
• Budgeteinhaltung

Projektabnahme zeitlich einplanen

Sie müssen mit dem Auftraggeber aushandeln, wann die Projektabnahme erfolgen kann. Dieser Termin sollte zwar im Projektauftrag bereits festgehalten sein; in der Praxis ergeben sich aber oft Terminverschiebungen, sodass am Ende der tatsächliche Abnahmetermin individuell vereinbart werden muss.

Damit die Projektabnahme möglich ist und Sie dafür einen Termin vereinbaren können, sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Das Projektergebnis muss zumindest in einem funktionsfähigen Zustand sein, sodass es den Gebrauchszweck des Auftraggebers erfüllen kann.
• Ihr Auftraggeber war während des bisherigen Projektverlaufs in der Regel zufrieden mit Ihnen – er hat Vertrauen in Sie und in das Projektergebnis.
• Ihr Auftraggeber hat einen Nutzen, wenn er das Ergebnis zum geplanten Termin übernimmt.
• Sie können Ihrem Auftraggeber aufzeigen und bestätigen, bis wann die Restarbeiten abgeschlossen sein werden.

Planen Sie rechtzeitig den Abnahmetermin ein und stellen Sie sicher, dass bis dahin alle Aufgaben und Arbeitspakete zu hundert Prozent fertig sind, die für die Abnahme zwingend erforderlich sind.

Oft bleiben danach noch einige Arbeiten offen. Besprechen Sie mit dem Auftraggeber, wie damit verfahren werden soll.

Restaufgaben und Nachlieferungen festhalten

Erstellen Sie gemeinsam mit dem Auftraggeber eine Offene-Punkte-Liste, damit dokumentiert wird, was er von Ihnen noch verlangen und erwarten kann – und was nicht.

Denn manche Auftraggeber verschieben von sich aus den Abnahmetermin oder stellen immer wieder Nachforderungen, nur damit das Projekt nicht abgenommen werden muss (wenn der Auftraggeber beispielsweise in Zahlungsschwierigkeiten ist).

Legen Sie deshalb mit dem Auftraggeber verbindlich fest:

• Abnahmetermin mit Datum und Uhrzeit
• Leistungen, die abgenommen werden sollen gemäß Projektauftrag oder Pflichtenheft
• zum Abnahmetermin noch offene Aufgaben
• wie und wann diese offenen Aufgaben noch bearbeitet werden
• welche Nachforderungen es vonseiten des Auftraggebers gibt und wie Sie beide damit umgehen

Übergabeprotokoll erstellen

Die Leistungen und die noch offenen Punkte werden bei der Abnahme in einem Übergabeprotokoll dokumentiert, das beide Seiten, Auftraggeber und Projektleitung, unterschreiben. Sie verpflichten sich dann beide zu den abschließenden Leistungen: der Auftraggeber zur Honorierung des Projekts, die Projektleitung zur Abarbeitung aller noch offenen Punkte.

Mit der Projektabnahme durch einen externen Auftraggeber wird in vielen Fällen eine Forderung ausgelöst. Sie können dann beispielsweise eine Rechnung, wie im Zahlungsplan vereinbart, stellen.

Bei internen Projekten kann eine Kostenverrechnung auf entsprechende Kostenstellen erfolgen. Möglicherweise sind mit dem Projektabschluss besondere Zahlungen an Mitglieder des Projektteams verbunden (Prämien). Es kann auch Vermerke in der Personalakte geben: „Mitarbeiterin Müller hat erfolgreich das Projekt geleitet“.

Wenn die offenen Punkte, die im Übergabeprotokoll festgehalten sind, erfüllt und erledigt sind, lassen Sie sich dies ebenfalls schriftlich bestätigen. Das kann durch ein entsprechendes Abnahmeformular oder durch einen Vermerk im Übergabeprotokoll erfolgen.