Geschäftsplanung mit ExcelDurch die Geschäftsplanung Umsatz, Kosten und Erfolge im Blick haben

Geschäftsplanung ist notwendig, damit Sie für Ihr Unternehmen die Zahlungsfähigkeit sicherstellen und wissen, ob es ertragreich ist. Gerade in unsicheren und dynamischen Märkten ist eine einfache Planung wichtig, die zeigt, was Sie erreichen wollen und können. Das gelingt mit dem Excel-Tool, das hier vorgestellt wird.

Wofür Unternehmensplanung, Geschäftsplanung und Finanzplanung notwendig sind

Umsatz, Kosten und Erfolg (Gewinn) planen ist eine Kernaufgabe im Management. Denn Sie müssen die Liquidität sicherstellen und wollen wissen, ob Ihr Unternehmen und einzelne Geschäftsbereiche rentabel sind. Gerade weil niemand exakt vorhersehen kann, was in einer dynamischen und unwägbaren Zukunft passiert, ist es entscheidend, sich auf mögliche Entwicklungen einzustellen. Grundlage dafür sind die bisherige Entwicklung der Geschäftsbereiche und Annahmen darüber, wie sie sich in Zukunft weiterentwickeln können oder sollen.

Deshalb ist Planung sinnvoll und wichtig. Sie muss mindestens für das Unternehmen insgesamt durchgeführt werden, das rechtlich selbstständig ist und deshalb gegenüber Eigentümern Rechenschaft ablegen muss über den wirtschaftlichen Erfolg. Zudem muss es seinen steuerlichen und anderen rechtlichen Pflichten zur Rechnungslegung und zum Erfolgsnachweis nachkommen.

Die Geschäftsleitung eines Unternehmens will aber genauer erkennen, was in welcher Form zum wirtschaftlichen Erfolg beiträgt. Deshalb werden Umsätze und Kosten nicht pauschal betrachtet, sondern aufgeteilt und analysiert. Je nach Branche, Art des Unternehmens, seiner Größe und seinen Leistungen werden dabei unterschiedliche Sachverhalte im Rahmen der Planung betrachtet.

Welche Geschäftseinheiten und Planungseinheiten gibt es

Für welche Sachverhalte und Bereiche Sie die Umsätze, Kosten, Zahlungen und Gewinne planen, hängt von Ihrem Verantwortungsbereich und Ihren Aufgaben ab. Was können und müssen Sie planen, gestalten, ändern, verbessern, managen? Dazu folgende Beispiele für mögliche Planungseinheiten:

Produkte und Dienstleistungen

Das Unternehmen bietet unterschiedliche Produkte und Dienstleistungen an. Die Geschäftsleitung will wissen, welche Leistungen rentabel sind und welche nicht, um einzelne Angebote einzustellen und andere auszubauen.

Niederlassungen

Das Unternehmen hat mehrere Niederlassungen. Die Geschäftsleitung will wissen, wie erfolgreich die einzelnen Niederlassungen sind, wo investiert werden muss, welche optimiert und welche geschlossen werden müssen.

Geschäftsbereiche, Business Units und Profit Center

Ein großes Unternehmen hat mehrere Geschäftsbereiche, Business Units oder Profit Center. Die Geschäftsleitung will deren Erfolge erkennen, um daraus Ziele und Strategien des Unternehmens abzuleiten.

Für eine differenzierte, aber überschaubare Planung für Ihr Unternehmen und einzelne Produktgruppen, Niederlassungen oder Geschäftsbereiche können Sie das Excel-Tool aus diesem Handbuch-Kapitel nutzen. Aufbau und Funktionsweise werden Schritt für Schritt erklärt, sodass Sie direkt in die Planung einsteigen können.

Excel-Tool mit Menü und Übersicht zu den Teilplänen

Mit dem Excel-Tool werden für ein Unternehmen, seine Produktgruppen, Niederlassungen oder Geschäftsbereiche zunächst die folgenden Planungsbereiche oder Teilpläne unterschieden:

  • Umsatz
  • Kosten
  • Liquidität
  • Betriebsergebnis (Gewinn)

Sie können für bis zu zwölf unterschiedliche Planungseinheiten den Umsatz und die direkten Materialkosten, als zuweisbare Einzelkosten, planen. Planungseinheiten können sein: einzelne Produkte oder Dienstleistungen, Produktgruppen oder Produktsegmente, Niederlassungen oder Geschäftsbereiche. Im Excel-Tool (und in den folgenden Erläuterungen und Abbildungen) sind diese Planungseinheiten als Produktgruppen bezeichnet.

Aus dem Umsatz und den Materialkosten wird der Rohertrag für jede einzelne Planungseinheit berechnet.

Für das Unternehmen insgesamt werden alle weiteren Kosten berücksichtigt und geplant. Das sind Personalkosten, Versicherungen, Fuhrparkkosten, Betriebskosten, Finanzierungskosten und sonstige Kosten, die übergreifend anfallen können.

Aus den Umsätzen und Roherträgen für die einzelnen Planungseinheiten und aus den übergreifenden Kosten ergibt sich dann die Erfolgsplanung. Sie umfasst die Liquiditätsplanung; damit wird zum einen die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens überwacht und zum anderen der notwendige Kapitalbedarf ermittelt für die Budgetplanung.

Außerdem wird das Betriebsergebnis, der Gewinn des Unternehmens, in der Gewinn- und Ergebnisplanung ermittelt. Dabei werden weitere, sonstige Kosten sowie Abschreibungen und Steuern einbezogen.

Abbildung 1 zeigt den Aufbau des Excel-Tools im Überblick. Von dieser Menü-Tabelle werden die einzelnen Eingabe-, Planungs- und Berechnungstabellen für die entsprechende Teilplanung direkt durch Anklicken erreicht.

Abbildung 1: Übersicht Excel-Planungs-Tool für die Geschäftsplanung mit Umsatz, Kosten, Liquidität und Ertrag

Betrachteter Planungszeitraum und Zeitraster

Das Excel-Tool ist für einen Zeitraum von sechs Jahren angelegt. Dieser Planungszeitraum ist folgendermaßen strukturiert:

Bisherige Entwicklung

Für die vergangenen drei Jahre werden die Ist-Werte für Umsatz, Kosten etc. pro Monat erfasst. Ausgangspunkt ist das aktuelle Jahr (Datum in der Tabelle Menü, s. Abbildung 1), von dem aus drei Jahre zurück betrachtet werden; t-3, t-2, t-1.

Aktueller Basiswert

Aus diesen Ist-Werten der vergangenen drei Jahre wird jeweils der Mittelwert berechnet und für t0 angezeigt. Dieser Mittelwert für Umsatz, Kosten etc. ist die Basis für die zukünftige Planung.

Zukünftige Entwicklung (Plan und Soll)

Auf der Grundlage des aktuellen Basiswerts wird die zukünftige Entwicklung geplant. Die Planwerte können Ergebnis sein der Annahmen, wie sich Umsätze und Kosten entwickeln können; und es können sich Zielvorgaben (Soll-Werte) darin ausdrücken. Die Planungseinheiten für die zukünftigen drei Jahre sind:

  • für das aktuelle Planungsjahr (t+1): Monate
  • für das kommende Planungsjahr (t+2): Quartale
  • für das darauffolgende Planungsjahr (t+3): Gesamtjahr

Sie können in jeder der zwölf Tabellen für die einzelnen Produktgruppen zum entsprechenden Jahr springen mithilfe der Funktionen, die in Abbildung 2 dargestellt sind.

Abbildung 2: Sprungmarken für die Planungsjahre im Excel-Tool Geschäftsplanung

Planungseinheit festlegen

Den Umsatz und die Materialkosten als direkt zurechenbare Einzelkosten erfassen und planen Sie für bis zu zwölf einzelne Planungseinheiten. Sie geben in den jeweiligen Tabellen ein, wie diese in Ihrem Unternehmen benannt werden. In der Excel-Vorlage ist das die „Produktgruppe (1 bis 12)“ (siehe Abbildung 3).

Abbildung 3: Eingabe der Bezeichnung der Planungseinheit im Excel-Planungs-Tool; hier Produktgruppe (Ausschnitt aus dem Excel-Tool für die Geschäftsplanung)
Praxis

Nutzen Sie das folgende Excel-Tool für die Planung von Umsatz, Kosten, Liquidität und Ergebnissen als operativen Geschäftsplan für Ihren Verantwortungsbereich. Legen Sie dazu fest, für was Sie diesen Geschäftsplan erstellen: Produkte, Niederlassungen, Geschäftseinheiten oder andere Sachverhalte.

Prüfen Sie, inwieweit die Ist-Zahlen für die letzten drei Geschäftsjahre vorliegen und wie Sie diese Daten erfassen und übertragen können. Hinweis: Sie können mit dem Excel-Tool auch eine Schnittstelle einrichten zu Ihrem Buchhaltungs- oder zu einem übergeordneten Planungssystem.

Im folgenden Abschnitt lesen Sie, wie die Ist-Werte in diesem Excel-Tool erfasst und dargestellt werden.