Gebäudemanagement Facility-Management mit Planung und Einrichtung von Gebäuden

Das Facility-Management sorgt dafür, dass Gebäude und Einrichtungen in der erforderlichen Menge und Ausstattung am gewünschten Standort zur Verfügung stehen. Es ermittelt dazu den Bedarf und kümmert sich um die Projektentwicklung.

Abgrenzung von Facility-Management und Gebäudemanagement

Oft wird das Gebäudemanagement als Facility-Management bezeichnet. Genaugenommen ist es aber nur ein Teil davon. Denn das Gebäudemanagement kümmert sich um bestehende Gebäude, Anlagen, Geräte und Infrastruktureinrichtungen und um deren Betrieb. Das Facility-Management umfasst darüber hinaus den gesamten Lebenszyklus solcher Einrichtungen. Es beinhaltet also weitergehende Aufgaben:

  • Bedarf an Gebäuden, Räumen, Anlagen, Geräten und Infrastruktur ermitteln
  • Einrichtungen planen
  • Einrichtungen bauen, erstellen und installieren
  • Einrichtungen außer Dienst stellen, entsorgen oder zurückbauen

Alle diese Aufgaben beinhalten technische und organisatorische Maßnahmen, die zu Kosten führen. Das Facility-Management muss diese Kosten erfassen und die Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen bewerten. Da Gebäudemanagement ein Teil des Facility-Managements ist, gehören letztlich auch dessen Aufgaben zum Facility-Management, also der laufende Betrieb.

Facility-Management

Im Facility-Management werden Immobilien in ihrem gesamten Lebenszyklus mit den Phasen der Planung, Errichtung, Nutzung und Verwertung betrachtet. Es umfasst alle Aufgaben, die im Laufe dieser Lebensphasen von Gebäuden, Anlagen, Geräten und Infrastruktureinrichtungen erfüllt werden sollen. Für Unternehmen zur Immobilienverwaltung oder aus dem Bereich Wohnungswirtschaft ist das Facility-Management eine Kernfunktion. Für alle anderen Unternehmen ist Facility-Management eine Dienstleistung innerhalb des Unternehmens, die oft an spezialisierte Dienstleister ausgelagert wird.

Bedarfsplanung im Facility-Management

Ausgangspunkt des Facility-Managements ist der Bedarf eines Unternehmens an Gebäuden, Räumen, Anlagen, Geräten oder Infrastruktureinrichtungen. Dieser Bedarf leitet sich wiederum aus der Unternehmensentwicklung und der Unternehmensstrategie ab. Einflussfaktoren sind:

  • Ausweitung der Produktion oder Dienstleistung eines Unternehmens; es soll mehr produziert werden, sodass Produktionshallen und Anlagen benötigt werden
  • Wachstum oder neue Dienstleistungen führen zu einem zusätzlichen Bedarf an Büroräumen, Besprechungsräumen und Infrastruktureinrichtungen für den Zuwachs bei Beschäftigten
  • Erschließung eines neuen Standorts für Produktion, Logistik, Vertrieb, Verwaltung oder Kundenservice
  • neue Organisationsstruktur oder neue Arbeitsprozesse machen einen Umbau der bestehenden Gebäude oder Infrastruktur notwendig
  • technische Entwicklungen führen zu anderen Anlagen oder Geräten (Beispiel: Ausmusterung von Faxgeräten und Druckern)
  • gesetzliche Anforderungen führen zu Umbau oder Modernisierung von Anlagen und Gebäuden (Beispiel: Bestimmungen zum Brandschutz und Arbeitsschutz müssen umgesetzt werden)
  • Anforderungen und Erwartungen der Beschäftigten ändern sich (Beispiel: Dienstfahrräder werden vermehrt genutzt, spezielle Räume für Sport und Ruhe sollen zur Verfügung stehen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen mobil oder im Homeoffice arbeiten)

Solche Trends und Entwicklungen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens führen dazu, dass ständig ein neuer oder veränderter Bedarf entsteht. Daraus ergeben sich entsprechende Anforderung an das Facility-Management. Es muss beispielsweise:

  • geeignete Standorte suchen
  • neue Gebäude bauen oder vorhandene Gebäude kaufen oder mieten
  • Büros, Hallen für Produktion und Lagerung oder Sozialräume umbauen, einrichten und in Schuss halten
  • Infrastruktur sicherstellen, instand halten und modernisieren
  • alte oder nicht mehr benötigte Gebäude vermieten, außer Dienst stellen oder abreißen
  • alte Anlagen, Geräte und andere Einrichtungen entsorgen und ersetzen

Wie hoch der Bedarf an diesen Leistungen ist, ergibt sich aus der Unternehmensplanung. Sie gibt beispielsweise vor:

  • Bedarf an Produktions- und Lagerfläche
  • Bedarf an Büro- und Verwaltungsfläche
  • Standorte (Region oder Länder)
  • Organisationsstruktur, Prozesse und technische Ressourcen dafür

Aus diesen Parametern muss das Facility-Management ein Mengengerüst für Flächen, Gebäude sowie sämtliche technische Einrichtungen und die damit verbundenen organisatorischen Prozesse ableiten. Dies sind die Aufgaben der Projektentwicklung.

Beispiel für die Bedarfsplanung und Projektentwicklung im Facility-Management

Das folgende Beispiel zeigt, welche Anforderungen an das Facility-Management gestellt werden können, welche Aufgaben damit verbunden sind und wie der Prozess der Projektentwicklung aussehen kann.

  1. Die Unternehmensleitung gibt vor, dass eine neue Vertriebs- und Serviceniederlassung in Spanien aufgebaut werden soll; sie plant mit 30 Beschäftigen am neuen Standort. Es soll dort auch eine Werkstatt für den Kundenservice und ein Lager für Produkte eingerichtet werden.
  2. Das Facility-Management muss daraus den Flächenbedarf für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, für Sanitäreinrichtungen, Werkstatt, Lager, Parken etc. berechnen.
  3. Außerdem muss es daraus die Art und Anzahl der Anlagen und Geräte ableiten; zum Beispiel Internetanschlüsse, Stromanschlüsse, Heizung, Kühlung, Belüftung, Büroausstattung, Kantine etc.
  4. Mit dieser Anforderungsliste macht sich das Facility-Management auf die Suche nach einem geeigneten Standort in der vorgegebenen Region und mietet, kauft oder baut entsprechende Gebäude.
  5. Die Gebäude müssen dann umgebaut, eingerichtet und in Betrieb genommen werden.
  6. Dafür braucht es gegebenenfalls Genehmigungen, die eingeholt werden müssen.
  7. Sobald das Gebäude bezogen ist und der Betrieb beginnt, müssen die Aufgaben des Gebäudemanagements erfüllt werden; Reinigung, Energieversorgung, Abfallentsorgung, Wartung, Instandsetzung etc.
  8. Für alle diese Aufgaben erstellt das Facility-Management begleitend einen Budgetplan und es überwacht die Kosten und Leistungen; zudem wird eine Wirtschaftlichkeitsrechnung (Soll und Ist) erstellt.
  9. Aus dem Budgetplan ergibt sich der Finanzbedarf für das Projekt. Er fließt in die Unternehmensplanung ein und ist dort Grundlage für eine strategische und wirtschaftliche Bewertung des gesamten Vorhabens „neuer Standort in Spanien“.

Meist werden die vielen Aufgaben, die mit diesem Beispiel verbunden sind, an spezialisierte Dienstleister vergeben. Zum Beispiel Architekturbüros, Bauplanungsbüros oder gewerbliche Bauunternehmen. Das Facility-Management hat dann die Aufgabe, die genauen Bedarfe und Anforderungen zu beschreiben, die Verträge abzuschließen, die Durchführung zu überwachen und das Ergebnis abzunehmen – oder Nachbesserungen zu fordern.

Vorgehensweise bei der Standortbewertung

Der Erfolg und die Wirtschaftlichkeit eines Facility-Management-Projekts hängen besonders davon ab, dass ein geeigneter Standort gefunden und erschlossen wird. Dazu wird eine Standortbewertung durchgeführt. Nach einer Vorauswahl möglicher alternativer Standorte werden diese anhand von Kriterien bewertet und verglichen. Am Ende soll die Entscheidung für genau einen, den idealen Standort erfolgen.

Mögliche Kriterien für die Standortbewertung sind:

  • Angebot-Nachfrage-Situation auf dem jeweiligen Immobilienmarkt
  • wirtschaftspolitische oder steuerliche Rahmenbedingungen
  • mögliche Fördermittel
  • wirtschaftliche Entwicklung der Region
  • Potenzial an qualifizierten Arbeitskräften
  • Forschungs- und Bildungseinrichtungen
  • Verkehrsanbindung
  • kulturelle Infrastruktur
  • Image der Region
  • Größe und Grundrisse der angebotenen Immobilien
  • Bauqualität
  • technische Ausstattung
  • flexible Nutzungsmöglichkeit
  • Dienstleistungsangebot rund um die Immobiliennutzung
  • Höhe der Bewirtschaftungskosten

Auf der Grundlage solcher Kriterien kann eine Nutzwertanalyse durchgeführt werden, um den geeigneten Standort zu identifizieren und sich für ihn zu entscheiden.

Tipp: So führen Sie eine Nutzwertanalyse durch

Im Handbuch-Kapitel zur Nutzwertanalyse ist die Vorgehensweise zur Bewertung alternativer Lösungen ausführlich erläutert. Dort finden Sie auch Excel-Vorlagen, um die Bewertung durchzuführen und ein eindeutiges Ergebnis zu ermitteln.

Kostenplan für Facility-Management-Projekte erstellen

Sämtliche Aufgaben des Facility-Managements sind mit Aufwand und Kosten verbunden. Sie sind dann gerechtfertigt, wenn damit notwendige Leistungen für das Unternehmen erbracht werden. Ob einzelne Maßnahmen durchgeführt werden und welche Alternativen dabei die besten sind, muss auf der Grundlage eines Kostenplans bewertet werden.

Welche Leistungen notwendig sind, ergibt sich aus dem Bedarf. Insofern sollte das Leistungsniveau festgelegt und für alle Alternativen gleich sein. In der Praxis kann es aber durchaus Unterschiede bei den Leistungen geben, weil einige aus Muss-Anforderungen, andere aus Nice-to-Have-Anforderungen entspringen können. Deshalb werden auch die jeweiligen Leistungen ins Kalkül einbezogen.

Wenn neue Gebäude und die dazu gehörenden Anlagen, Geräte und Infrastruktureinrichtungen geplant und errichtet werden, können folgende Kosten unterschieden werden. Kosten für:

  • Grundstück
  • Herrichten und Erschließen des Grundstücks
  • Bauwerke und Baukonstruktion
  • Bauwerke und technische Anlagen
  • Außenanlagen
  • Ausstattung
  • Baunebenkosten

Diese Unterteilung leitet sich aus der DIN 276:2018, Kosten im Bauwesen, ab. Sie werden dort in weitere Untergruppen unterteilt wie beispielsweise Grundstückspreis, Grundsteuer, Notargebühr oder Maklercourtage für die erste Kostenkategorie.

Das große Problem ist, diese Kosten zuverlässig zu planen. Während der Planung sind viele Details unbekannt und die Durchführung kann sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, in dem sich Kosten ändern können. Deshalb nähert man sich Schritt für Schritt einer zuverlässigen Kostenplanung. Zunächst wird ein Kostenrahmen abgesteckt, dann werden Kosten geschätzt, später anhand von Kostenvoranschlägen berechnet. Schließlich kann mit dem Auftrag an Dienstleister eine Kostenvorgabe erfolgen. Sie muss ständig überprüft und kontrolliert werden.

Praxis

Aufgaben zum Facility-Management abgrenzen

Klären Sie, inwieweit Sie in Ihrem Unternehmen Aufgaben des Facility-Managements übernehmen, die über den Betrieb von Gebäuden und Einrichtungen, also das eigentliche Gebäudemanagement, hinausgehen.

  • Planen Sie selbst neue Gebäude für Ihr Unternehmen durch Bau, Erwerb oder Miete?
  • Ist die Projektentwicklung Teil des Facility-Managements in Ihrem Unternehmen?
  • Oder sind die damit verbundenen Aufgaben komplett an externe Dienstleister vergeben?

Sofern Sie selbst mit den damit verbundenen Aufgaben betraut oder gemeinsam mit Dienstleistern entsprechende Aufgaben erfüllen, können folgende Bereiche relevant sein.

Standortplanung

Klären Sie gemeinsam mit der Unternehmensleitung und mit den betroffenen Fachabteilungen die Bedarfe an neuen oder zusätzlichen Gebäuden und Flächen sowie deren jeweilige Standorte. Ermitteln Sie die genauen Leistungsanforderungen an diese Gebäude.

Tipp: Wie Sie Nutzeranforderungen im Lastenheft zusammenstellen

Bedarfe und Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer von Gebäuden und Infrastruktur lassen sich in einer Form beschreiben, wie sie bei Lastenheften für technische Anlagen üblich ist. Was Lastenhefte beinhalten und wie sie erstellt und gegliedert werden können, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel zu Lastenheften.

Prüfen Sie dann mögliche Standorte, die geeignet sind, die Anforderungen zu erfüllen. Die folgenden Vorlagen und die dort genannten Kriterien helfen Ihnen bei der Bewertung eines Standorts. Die jeweiligen Kriterien sind aus unterschiedlichen Perspektiven abgeleitet: allgemeine Rahmenbedingungen eines Standorts, ökonomische Kriterien, gesellschaftliche Kriterien, technische Kriterien (Makrodaten) und Kriterien, die sich auf die genaue Lage eines Standorts und das unmittelbare Umfeld beziehen (Mikrodaten).

Prüfen Sie, welche Kriterien für Ihr Projekt maßgeblich sind und vergeben Sie für die möglichen Standorte einen Punktwert (Score). So erhalten Sie einen ersten Überblick über Stärken und Schwächen des Standorts und zu Chancen und Risiken für Ihr Unternehmen.

Kostenvergleich und wirtschaftliche Bewertung eines Projekts

Bewerten Sie mögliche Standorte anhand der Kosten, die dort mit der Errichtung und Einrichtung eines Gebäudes verbunden wären. Zeigen Sie damit auch die Kosten auf, die mit den Anforderungen aus der Bedarfsermittlung verbunden sind. Leiten Sie daraus Alternativen und Handlungsoptionen ab.

Schätzen Sie für einzelne Alternativen die jeweiligen Kosten.

Erstellen Sie ausgehend von der Kostenschätzung den Kostenplan für die favorisierte Alternative. Leiten Sie daraus das notwendige Budget ab. Nutzen Sie dafür die folgende Vorlage.

Tipp: Kostenplanung in Projekten

Im Handbuch-Kapitel für Projektmanagement mit Excel finden Sie weitere Vorlagen für die Kostenplanung von komplexen Projekten.

Für eine genaue Bewertung der Wirtschaftlichkeit eines Projekts oder mehrere Handlungsmöglichkeiten kann es notwendig sein, diese in Form eines Business Cases aufzubereiten. Im Handbuch-Kapitel Business Case ist Schritt für Schritt erklärt, wie Sie dazu vorgehen.

Ziehen Sie auch die Wertentwicklung der Immobilien am jeweiligen Standort ins Kalkül. Machen Sie den Wertverlauf mithilfe der folgenden Vorlagen sichtbar.