Krankenstand mit Fehlzeitenmanagement senkenDaten zu Fehlzeiten und Krankenstand analysieren

Die meisten Fehlzeiten im Unternehmen treten auf, weil Mitarbeitende krank und arbeitsunfähig sind. Welche Krankheiten kommen wie oft vor? Wie entwickeln sich Krankenstand und Krankenquote? Und was zeigt ein Vergleich mit anderen Unternehmen und Bereichen? Die Datenanalyse soll Antworten liefern. Wie gehen Sie vor?

Wo und warum kommt es zu Fehlzeiten?

Fehlzeiten und Krankenstand können ein Indikator für die Arbeitszufriedenheit sein. Als Führungskraft sollten Sie daher aktiv Fehlzeitmanagement betreiben. Gerade in größeren Unternehmen ist es unerlässlich, die Fehlzeiten zu beobachten und bei einer Zunahme genau zu analysieren. Sie sollten ermitteln, in welchen Bereichen (zum Beispiel Abteilungen oder Filialen) es zu Fehlzeiten kommt und was die Gründe dafür sind.

Dabei ist zu prüfen, ob es strukturelle Veränderungen gab, ob sich etwas an den Arbeitsbedingungen verändert hat oder ob es Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gibt, die auffällig oft abwesend sind. Um einen Trend zu erkennen, sollten Sie Vergleichszeiträume heranziehen.

Nur wenn Sie die genauen Ursachen kennen, können Sie die Fehlzeiten, Krankenstand und Krankenquote reduzieren.

Im Fehlzeitenreport Daten zu Fehlzeiten auswerten und analysieren

Bei der Fehlzeitenstrukturanalyse werden die im Betrieb verfügbaren Daten zu Fehlzeiten genauer analysiert. Mögliche Fragen zur Analyse sind:

  • Wie hoch sind die Fehlzeiten bei jüngeren und älteren Beschäftigten im Vergleich?
  • Welche Rolle spielt die Dauer der Betriebszugehörigkeit?
  • In welchen betrieblichen Organisationseinheit (Betriebsstätte, Abteilung, Schicht) kommt es zu besonders vielen Fehlzeiten?
  • Wie verteilen sich die Krankheitstage auf Kurz- und Langzeiterkrankungen?

Wenn die Fehlzeiten aus Krankheit resultieren, dann kann man die eigenen Daten und Ergebnisse mit denen anderer Unternehmen vergleichen. Denn die Krankenkassen führen seit vielen Jahren Statistik zum Auftreten von Krankheiten in Unternehmen.

Eine Kooperation mit den Krankenkassen lässt Aussagen zu den Krankheitsbildern in Ihrem Unternehmen zu und setzt diese in Beziehung zu anderen Unternehmen der Region oder Branche. Diese Analyse erlaubt erste Schlussfolgerungen bezüglich der Ursachen und möglicher Maßnahmen zur Reduzierung von Fehlzeiten.

Während solche Analysen im Rahmen der Personalarbeit zu leisten sind, muss spätestens beim Einsatz weiterer Instrumente oder bei der Einleitung geeigneter Maßnahmen die Kooperation mit dem Betriebsrat angestrebt werden.

Bei der Datenanalyse unterschiedliche Begrifflichkeiten beachten

Bei der Krankschreibung beim Arzt wird der Begriff Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verwendet und damit auch in den Statistiken der Krankenkassen. Bei der Analyse von betrieblichen Kennzahlen werden meist die Begriffe Krankenstand und Fehlzeiten verwendet.

Kategorien im Fehlzeitenreport

Das Führen einer Fehlzeitenstatistik gehört in der Regel zur betrieblichen Praxis, sodass es hier keiner expliziten Analyse bedarf und entsprechende Daten direkt zur Verfügung stehen. Unternehmen erfassen dabei die Abwesenheit oder Fehlzeiten ihrer Beschäftigten und ordnen diese einer Kategorie zu. Zum Beispiel:

  • Krankheit
  • Arbeitsunfall
  • Sonderurlaub
  • Weiterbildung

Für das betriebliche Gesundheitsmanagement besonders relevant sind Fehlzeiten aufgrund von (als arbeitsbedingt einzustufenden) Erkrankungen oder (Arbeits-) Unfällen.

Eine regelmäßige Erfassung der krankheitsbedingten Fehlzeiten ermöglicht neben den aktuellen Betrachtungen stets auch Monats-, Quartals- und Vorjahresvergleiche. Weiterhin können Abteilungsvergleiche sowie eine Differenzierung nach Dauer, Häufigkeit und Zeitpunkt erhoben werden.

Kurz- und Langzeiterkrankung innerhalb und außerhalb der Lohnfortzahlung

Bei der Datenanalyse sollte die Dauer der Fehlzeit durch Krankheit erfasst und unterschieden werden. Maßgeblich sind:

  • Kurzzeiterkrankung: ein bis drei Tage
  • Krankenstand innerhalb der Lohnfortzahlung: 1. bis 42. Tag
  • Langzeiterkrankung außerhalb der Lohnfortzahlung: ab dem 42. Tag

Außerdem wird vermerkt, welche Ausfälle davon durch einen Unfall mit Arbeitsunfähigkeit verursacht wurden.

Die kontinuierliche Betrachtung der Entwicklung der Fehlzeiten soll dazu dienen, mögliche Tendenzen und damit Handlungsbedarf im Unternehmen aufzudecken. Dargestellt werden die Fehlzeiten meist als prozentualer Krankenstand als Anteil an allen Beschäftigten des Unternehmens.

Berechnungsmethoden für die Fehlzeitenstrukturanalyse

Bei der Betrachtung des Krankenstandes und beim Vergleich mit anderen Statistiken (zum Beispiel Daten der Krankenkassen) ist immer die Berechnungsmethode zu beachten. In die Unternehmensdaten fließen die Daten zur Arbeitsunfähigkeit in der Regel bereits ab dem ersten Fehltag ein.

Gewöhnlich müssen Beschäftigte jedoch erst ab dem dritten Fehltag eine Bescheinigung des Arztes vorlegen, womit auch die Krankenkassen erst ab diesem Zeitpunkt eine entsprechende Information für ihre eigenen Statistiken haben. Dadurch können Unterschiede in der Berechnung des Krankenstandes der Unternehmen gegenüber den Krankenkassen entstehen.

Außerdem müssen Sie prüfen, inwieweit bei Ihren Daten arbeitsfreie Tage wie das Wochenende, nach Schichtarbeit und Wochenendarbeit oder durch Urlaub berücksichtigt sind.

Krankenstand nach Berechnung der Krankenkassen

Für die Berechnung des prozentualen Krankenstandes muss die Berechnungsmethode beachtet werden. Bei den Krankenkassen werden die Arbeitsunfähigkeitstage (AU-Tage) je 100 Versicherungsjahre (Vj) herangezogen und durch 365 Tage dividiert. Somit ergibt sich folgende Formel:

Krankenstand (in Prozent)
= Anzahl der AU-Tage je 100 Vj / 365 Tage

Krankenstand berechnen

Die Unternehmen dagegen können alle Ausfalltage erfassen. Auch hier muss geprüft werden, ob der Krankenstand auf Basis ganzer Arbeitstage, als Anzahl der gesamten Fehltage (Arbeitstage + freie Tage) oder sogar nach Fehlstunden erfasst wird.

Die Erfassung von Soll- und Ist-Stunden ist als Idealfall zu sehen, da hier eine maximale Genauigkeit der Fehlzeiten bezogen auf die tatsächliche Arbeitszeit erzielt wird (relevant für Produktivitätsberechnungen).

Unternehmen berechnen den Krankenstand deshalb meist mit folgender Formel:

Krankenstand auf Tagesbasis (in Prozent)
= Anzahl der AU-Tage / Soll-Arbeitstage x 100

Krankenstand auf Stundenbasis (in Prozent)
= Anzahl der AU-Stunden / Soll-Arbeitsstunden x 100

Für eine genauere Analyse empfiehlt es sich, in zeitlichen Abständen drei Auswertungen durchzuführen und diese über den Jahresverlauf zu vergleichen.

Vergleich der Ergebnisse

Eine zusätzliche Auswertung der Arbeitsunfähigkeitszeiten nach Erkrankungsarten und Erkrankungsdauer ist möglich, wenn mehr als 20 Beschäftigte eines Unternehmens bei derselben Krankenkasse versichert sind. In kleineren Betrieben ist diese Auswertung nicht möglich, da die Anonymität nicht gewährleistet ist.

Der Vergleich der Fehlzeitenstatistik des Unternehmens mit Arbeitsunfähigkeitsanalysen aus der entsprechenden Branche kann auffällige Abweichungen sichtbar machen und entsprechenden Handlungsbedarf in der Firma aufzeigen.

Praxis

Daten zu Fehlzeiten und Krankenstand analysieren

Gehen Sie für Ihre Analyse der Fehlzeiten wie folgt vor:

Stellen Sie alle Arbeitsunfähigkeitstage Ihrer Beschäftigten im Betrieb zusammen.

Vermerken Sie die Gründe für krankheitsbedingte Fehlzeiten, soweit dies vor dem Hintergrund der Persönlichkeitsrechte und des Datenschutzes möglich ist.

Mögliche Kategorien, die dann bei der Ursachenanalyse helfen, sind zum Beispiel:

  • saisonale Ursachen wie Grippewelle
  • Pandemien
  • persönliche Faktoren
  • außerbetriebliche Unfälle, Sportunfälle
  • betriebliche Gründe wie Arbeitsplatzgestaltung, Arbeitsbedingungen, Arbeitszufriedenheit, Mitarbeitermotivation oder Betriebsklima

Analysieren Sie die Ergebnisse, indem Sie

  • den Krankenstand mit früheren Ergebnissen vergleichen und
  • den Krankenstand mit Daten aus anderen Betrieben vergleichen.

Mögliche Fragen bei der Datenanalyse

Die Datenanalyse sollte letztlich Antworten liefern auf Fragen wie:

  • Weichen die Fehlzeiten Ihres Bereichs von den Werten vergleichbarer Unternehmen oder Abteilungen ab?
  • Hat sich die Fehlzeitenrate im letzten Jahr auffällig verändert?
  • Gibt es hierfür erkennbare, plausible Ursachen wie jahreszeitliche Witterungseinflüsse oder eine Grippewelle?
  • Weisen bestimmte Mitarbeitergruppen besonders hohe Fehlzeiten auf?
  • Gibt es hierfür erkennbare, plausible Ursachen wie Arbeit im Freien oder Bürotätigkeit?
  • Werden die Vorschriften über Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz eingehalten?
  • Sind Arbeitsplätze, Arbeitsabläufe und die Arbeitsumgebung optimal gestaltet?
  • Sind einzelne Arbeitnehmer für ihre Aufgaben aus medizinischer Sicht geeignet?
  • Werden Mitarbeitende durch einfache, monotone Aufgaben unterfordert und damit frustriert?
  • Sind einzelne Mitarbeiter überfordert?
  • Gibt es Hinweise für die Unzufriedenheit einzelner Mitarbeiter, zum Beispiel wegen Unterbezahlung?
  • Gibt es Mitarbeiter, die besonders hohe Fehlzeiten aufweisen?
  • Gibt es Mitarbeiter, die besonders häufig kurze Zeit fehlen?
  • Fehlen Mitarbeiter kurz vor oder nach Wochenenden oder Feiertagen?
  • Gibt es Mitarbeiter, die dann fehlen, wenn Überstunden oder Mehrarbeit zu bewältigen ist?
  • Gibt es Mitarbeiter, die längerfristig fehlen?
  • Gibt es Mitarbeiter, die selten oder überhaupt nicht fehlen?

Erfassen Sie die Daten zu Fehlzeiten und Krankheit in Ihrem Unternehmen und analysieren Sie im Hinblick auf die genannten Fragen. Nutzen Sie für diese Analyse die folgende Excel-Vorlage.