Personalplanung mit ExcelPersonalbestand und Personalbedarf abgleichen

Wenn der Personalbestand nicht ausreicht, um alle Aufgaben in Ihrem Verantwortungsbereich zu erfüllen, dann besteht Handlungsbedarf. Sie ermitteln diesen mithilfe von Excel-Vorlagen, indem Sie einen Soll-Ist-Vergleich durchführen und außerdem die Kompetenzen der Mitarbeiter berücksichtigen.

Der Personalbedarf leitet sich aus den Aufgaben ab, die Sie und Ihre Mitarbeiter in Ihrem Verantwortungsbereich erfüllen müssen. Maßgeblich sind die Menge der Aufgaben und der dafür notwendige Zeitbedarf. Außerdem binden zusätzliche Sonderaufgaben und Projekte Ihre Mitarbeiter – oft diejenigen mit speziellen Kompetenzen. Die folgenden Excel-Vorlagen helfen Ihnen bei der Planung des Personalbedarfs. Dabei berücksichtigen Sie auch die unterschiedlichen Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter beziehungsweise deren Qualifikation.

Praxis

Personalbedarf für Arbeitsvorgänge berechnen

Ausgehend von den Aufgaben und Arbeitsvorgängen, die Ihr Bereich bearbeiten muss, den spezifischen Bearbeitungszeiten und den Mengen berechnen Sie mit der folgenden Excel-Vorlage den Personalbedarf.

Bedarf für zusätzliche Aufgaben ermitteln

Durch externe Faktoren, besondere Maßnahmen, organisatorische und technische Veränderungen und durch Projekte, in die Ihre Mitarbeiter eingebunden sind, ergibt sich ein zusätzlicher Mehrbedarf oder Minderbedarf. Diesen ermitteln Sie mit der folgenden Excel-Vorlage.

Stellenbestand und Personalbedarf abgleichen

Den ermittelten Personalbedarf gleichen Sie mit dem Personalangebot ab. Sie vergleichen Stellenbestand und Personalbedarf und erkennen den Handlungsbedarf sowie die Möglichkeiten, Differenzen auszugleichen. Etwa durch:

  • Übernahme von Auszubildenden
  • Personaleinstellung
  • Versetzung
  • Pensionierung
  • Personalfreistellung

Personalbedarf und Personalkapazität (Angebot) vergleichen

Erfassen Sie in der folgenden Excel-Vorlage in Tabelle KAPAZITÄTSPLANUNG-JAHR zunächst alle Aufgaben, Aufträge oder Projekte in Ihrem Bereich, für die Sie Personal benötigen. Ermitteln Sie oder schätzen Sie ab:

  • wie viele entsprechende Aufgaben etc. pro Jahr anfallen,
  • wie viel Zeit pro Aufgabe in Stunden benötigt wird.

Daraus ergibt sich der Personal- oder Kapazitätsbedarf pro Jahr in Stunden.

Dann berechnen Sie die Plan- oder Soll-Arbeitszeit für Ihre Beschäftigten. Dabei können Sie in der Tabelle PLAN-ARBEITSZEIT folgende Arbeitszeitmodelle unterscheiden:

  • Vollzeit-Stelle
  • Teilzeit-Stelle
  • Schichtmodell

Die Soll-Arbeitszeit ergibt sich aus den jeweiligen Vereinbarungen (Arbeitsvertrag etc.). Dabei werden in der Vorlage die Feiertage und freie Tage berücksichtigt, die Sie in der Tabelle FEIERTAGE-FREIE-TAGE eintragen.

In der Tabelle FEHLTAGE tragen Sie ein, wie viele Tage pro Jahr von der Soll-Arbeitszeit abgezogen werden aufgrund von:

  • Urlaub
  • Krankheit
  • Weiterbildung
  • Betriebsversammlung
  • und andere

Daraus wird dann in der Tabelle KAPAZITÄTSPLANUNG-JAHR berechnet, wie viel Personalkapazität tatsächlich zur Verfügung steht. Außerdem erkennen, ob dieses Personal ausreicht, ob es einen Überbestand gibt oder ob Sie weiteres Personal brauchen.

Mit der folgenden Excel-Vorlage planen Sie den kurzfristigen Personalbedarf tages- oder wochengenau.  Dazu tragen Sie die zunächst die verfügbare Personalkapazität (in Stunden) pro Tag oder pro Woche ein. Anschließend tragen Sie für bis zu fünf Aufgaben oder Projekte ein, welche Personalkapazität in Stunden diese jeweils pro Tag oder pro Woche brauchen.

In der Tabelle wird berechnet, an welchen Tagen (Wochen) der Bedarf größer ist als die verfügbare Personalkapazität. Das erkennen Sie zudem direkt in den Säulen-Diagrammen, wenn die Säule über die rote Linie der Personalkapazität hinausragt.

Soll-Ist-Vergleich der Mitarbeiterkompetenzen durchführen

Beachten Sie die unterschiedlichen Kompetenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter. Diese halten Sie mit der folgenden Excel-Tabelle fest, vergleichen Angebot und Bedarf und erkennen Unterschiede, Defizite und Ihren Handlungsbedarf.