ProjektmanagementProjektabschluss

Schließen Sie jedes Projekt am Ende formal ab. Übergeben Sie dazu die Projektergebnisse dem Auftraggeber und präsentieren Sie, was Sie erreicht haben. Und sorgen Sie mit dem Projektabschluss dafür, dass alle Mitglieder im Projektteam die angemessene Wertschätzung erhalten. Dann ist Projektmanagement ein Baustein für die Entwicklung Ihres Unternehmens.

Ein formaler Projektabschluss ist wichtig

Projekte sind gemäß ihrer Definition befristete Arbeitsvorhaben. Daher ist es von Bedeutung, zu gegebener Zeit den Schlusspunkt zu setzen und das Projekt formell und offiziell zu beenden – spätestens dann, wenn die Projektziele erreicht sind. Erst am Ende ist eine Beurteilung des Projekts möglich im Hinblick auf die:

  • Ergebnisziele
  • Verlaufsziele
  • Entwicklungsziele (Zusammenarbeit im Team und Lernprozesse für das Unternehmen)

Nur wenn Projekte formal beendet werden, können die Mitglieder im Projektteam ihre Mitarbeit auch gedanklich abschließen und ihre Arbeitsplanung darauf ausrichten. Sie kehren im Allgemeinen in ihre Fachabteilungen zurück und sind dort wieder zu einhundert Prozent ihrer Arbeitszeit einsetzbar.

Schließlich bekommt der Auftraggeber erst mit dem Projektabschluss seine Projektergebnisse. Erfolgt kein formaler Projektabschluss, dann besteht die Gefahr, dass die Projektergebnisse versanden und vom Auftraggeber und vom Anwender gar nicht angenommen oder wahrgenommen werden.

Aufgaben zum Projektabschluss

Wichtige Schritte beim Projektabschluss sind:

Projektergebnis

Das Projektergebnis muss von der Projektgruppe festgestellt und in geeigneter Form (in der Regel schriftlich per Abschlussbericht) fixiert werden.

Projektpräsentation

Unverzichtbar ist eine Präsentation, in deren Rahmen die Ergebnisse dem Auftraggeber und dem Anwender der Projektergebnisse übergeben werden – mit Rückmeldung, inwieweit das Ergebnis den Erwartungen entspricht.

Projektarbeit würdigen

Würdigung der Projektgruppenarbeit und des Projektteams durch den Auftraggeber.

Konsequenzen ziehen aus dem Projekt

Vorschläge für die Konsequenzen innerhalb der Regelorganisation machen, denn Projekte haben nahezu immer Querverbindungen zur Regelorganisation.

Abschlusssitzung des Projektteams

Abschlusssitzung des Projektteams einschließlich einer Auswertung der Zusammenarbeit und bezüglich des inhaltlichen Ergebnisses, des Arbeitsprozesses und der Arbeitsatmosphäre, der Enttäuschungen und der Erfolge.

Projektabschlussfeier

Projektabschlussfeier für alle Beteiligten, deren (oft hohe) Arbeitsbelastung damit gewürdigt werden kann – sowie als Motivation für zukünftige Projekte.

Auflösung der Projektgruppe

Auflösung der Projektgruppe durch den Auftraggeber.

Ausführliche Erläuterungen zum Projektabschluss und den dabei notwendigen Aufgaben finden Sie im Handbuch-Kapitel Projektabschluss.

Praxis

Überlegen Sie:

  • Welche Beispiele beendeter, aber nicht abgeschlossener Projekte kennen Sie aus Ihrem Arbeitsbereich?
  • Was sind die Gründe für den fehlenden formalen Projektabschluss?
  • Wie kann er bewerkstelligt werden?
  • Welche Regeln und Rituale gibt es in Ihrem Unternehmen für einen Projektabschluss?

Nutzen Sie die folgende Vorlage, um Ihre Aufgaben zum Projektabschluss zu planen. Erstellen Sie einen entsprechende To-Do-Liste „Projektabschluss“. Nutzen Sie dafür auch die Vorlagen im Handbuch-Kapitel Projektmanagement mit Excel sowie im Kapitel Projektabschluss.

Besonders wichtig ist eine Projektabschluss-Besprechung. Das Close-down-Meeting ist gewissermaßen das Pendant zum Kick-off-Meeting. In der folgenden Vorlage finden Sie eine Liste von Themen, die Sie dort besprechen sollten.

Bedanken Sie sich bei allen Projektbeteiligten und drücken Sie am Ende aus, wie wertvoll deren Mitarbeit für das Unternehmen war und welche Chancen das Projektmanagement für die persönliche Entwicklung bietet.