ProjektmanagementProjektdefinition

Ein Projekt muss gedanklich und planerisch vorbereitet werden. Grundlage dafür sind der Projektauftrag und die Projektziele. Diese müssen klar definiert und abgestimmt werden. Dann kann das Projekt mit einem Kick-off-Meeting erfolgreich starten.

Projekte brauchen Projektziele

Ein entscheidender Erfolgsfaktor im Projektmanagement ist, Ziele festzulegen. Daran schließt sich an, dass aus übergeordneten Projektzielen in einem weiteren Schritt Teilziele abgeleitet werden. Eine klare, verständliche und präzise Zielformulierung gibt die Richtung vor, in die geplant werden muss. In der Regel geschieht dies über den schriftlichen Projektauftrag als Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Die Projektziele sind gleichzeitig die Kriterien für die Erfolgskontrolle, ohne die eine nachvollziehbare Beurteilung der Projektergebnisse nicht möglich ist. Die Projektziele machen auf diese Weise während der Durchführung des Projekts sichtbar, ob das Projekt noch auf dem richtigen Weg ist.

Projektziele

Das entscheidende Projektziel ergibt sich aus dem Projektauftrag, der Aufgabe und dem Ergebnis, das mit dem Projekt erreicht werden soll; das Ergebnisziel. Es leitet sich aus dem Anforderungskatalog oder Lastenheft des Auftraggebers ab. An dem mit diesem Projektziel verknüpften Projektergebnis lässt sich erkennen, ob und wie das Projektziel erreicht ist.

Neben diesem inhaltlichen und qualitativen Projektziel, spielen nebengeordnete Projektziele in Bezug auf Einhaltung des Projektbudgets (Kostenziel) und Einhaltung des Zeitplans (Terminziel) eine große Rolle; die Vorgehensziele.

Wie Projektziele formuliert werden

Ein Ziel beschreibt eine konkrete Vorstellung von einem in der Zukunft liegenden, wünschenswerten Zustand. Projektziele sollten demnach aus übergeordneten Zielen abgeleitet und mit diesen verknüpft sein. Damit wird sichtbar, warum es das Projekt überhaupt braucht, welcher Zweck damit verfolgt wird und welchen Sinn das Projekt ergibt. Das macht das Projekt für das Unternehmen relevant.

Darüber hinaus müssen Projektziele – wie alle anderen Ziele auch – spezifisch, messbar, anspruchsvoll und terminiert sein. Das drückt die sogenannte SMART-Formel für die Zielformulierung aus.

Tipp: SMARTe Ziele aus der Balanced Scorecard ableiten

In der Balanced Scorecard eines Unternehmens sind die wichtigsten, strategischen Ziele formuliert. Dort wird im sogenannten Action Plan festgehalten, welche Aktionen und Projekte wichtig sind, um den Unternehmenserfolg zu sichern oder zu steigern. Wie Sie Ihre Projektziele aus der Balanced Scorecard ableiten und dann SMART formulieren, lesen Sie in den Handbuch-Kapiteln zur Balanced Scorecard und zu SMARTen Zielen.

Projektziele vorgeben und besprechen

Projektziele sollten allen Beteiligten bekannt sein. Alle Mitglieder im Projektteam sollten die Ziele akzeptieren nachvollziehen können. Das setzt voraus, dass die Ziele vom Auftraggeber zwar vorgegeben, deren Bedeutung und Ausgestaltung aber im Projektteam auch besprochen wird.

Zielvereinbarung bedeutet:

  • gemeinsames Festlegen
  • anzustrebender Ergebnisse
  • für einen bestimmten Zeitraum
  • in knapper, schriftlicher Form

Weitere Erläuterungen zu Zielvereinbarungen finden Sie im entsprechenden Handbuch-Kapitel.

Erfolgsfaktoren für Projektziele

Wichtige Merkpunkte und Leitlinien für die Vereinbarung und Formulierung von Projektzielen sind:

  • Projekte erfolgreich abzuwickeln, setzt voraus, sich über Ziele einig zu sein. Setzen Sie sich frühzeitig mit den Zielen Ihres Projekts auseinander. Was soll in ein bis zwei Jahren anders sein als heute?
  • Sorgen Sie für eine vollständige Transparenz der Projekthintergründe. Klären Sie ab, welche Erwartungen der Auftraggeber hat. Gibt es Anzeichen für verdeckte Erwartungen vonseiten des Auftraggebers oder der vom Projekt Betroffenen?
  • Verwenden Sie Ihre Energie zunächst auf das Finden, Festlegen und Formulieren von Zielen.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele anspruchsvoll, aber auch erreichbar sind!
  • Überlegen Sie, wer oder was Ihnen bei der Zielerreichung behilflich sein und was oder wer die Zielerreichung behindern könnte.
  • Ziele sind überprüfbar, wenn sie bezüglich Inhalt, Quantität und Zeit keine Interpretationen zulassen und es darüber hinaus für die qualitative Bewertung der Zielerreichung Kriterien oder Indikatoren gibt (zum Beispiel wie sich die Zufriedenheit von Mitarbeitern messen lässt ...).
  • Unterscheiden Sie zwischen Zielen einerseits und Aufgaben oder Maßnahmen andererseits.

Projektauftrag und Projektbeschreibung

Der Projektauftrag ist eng mit den Projektzielen verknüpft. Einerseits leiten sich die Ziele aus dem Auftrag ab; andererseits ergibt sich aus der klaren Zielformulierung der genaue Projektauftrag und damit die Projektbeschreibung.

Ein detaillierter Projektauftrag und eine detaillierte Projektbeschreibung umfassen im Wesentlichen:

  • die Gesamtzielsetzung des Projekts sowie entsprechende Teilziele
  • die Verantwortung für das Projekt (Projektleitung) inklusive der zugeordneten Aufgaben und Kompetenzen
  • die Ressourcen in Bezug auf Personal, Arbeitszeitkontingent, Budget, die zur Verfügung stehen
  • den Termin- und Zeitplan mit Meilensteinen
  • die Autorisierung des Projekts in Form des schriftlichen Kontrakts zwischen Auftraggeber und Projektleitung

Tipp: Projekt-Canvas erstellen

Mit der Canvas-Methode sollen komplexe Sachverhalte auf einer Seite und auf den Punkt genau dargestellt werden. Sie ist eine besondere Technik zur Visualisierung. Auch Projekte und Projektbeschreibungen lassen sich als Projekt-Canvas abbilden. Allerdings gibt es dafür keinen Standard, sondern viele unterschiedliche Beispiele.

Alle zeichnet aus, dass sie fünf bis zwölf Projekt-Merkmale in einer Übersicht zusammenführen. Oft sind das:

  • Projektgegenstand
  • Stakeholder
  • Projektziele
  • Projektnutzen
  • Ressourcen
  • Projektteam
  • Kosten
  • Zeitplan
  • Risiken
  • Methoden
  • Kommunikation
Abbildung 1: Projekt-Canvas (Beispiel)

Projektstart und Formierung der Projektgruppe

Wenn die Projektziele formuliert, der Projektauftrag erteilt und das Projekt in seinen wesentlichen Punkten beschrieben ist, kann es starten. Es beginnt die Zusammenarbeit im Projektteam.

Selbst wenn Sie bei der Zusammensetzung des Teams die nötige Sorgfalt haben walten lassen – die Gruppe ist, so lehren die Erfahrungen aus der Gruppendynamik, nicht vom ersten Moment an arbeitsfähig. Sie benötigt Zeit, um sich zu formieren, um Erwartungen und Beziehungen, Rollen und Regeln zu klären.

Wird die Zeit für diesen Formierungsprozess nicht gegeben, so holen sich die Gruppenmitglieder diese Zeit im späteren Projektverlauf, oftmals allerdings in nicht erkennbarer Form. Zahlreiche unverständlich erscheinende Konflikte und Meinungsverschiedenheiten über scheinbar sachliche Probleme sind die Folge.

Das Kick-off-Meeting für das Projekt

Zum Start eines Projekts hat es sich bewährt, ein Kick-off-Meeting oder einen Projekt-Start-Workshop durchzuführen. Ziele des Kick-off-Meetings sind:

  • den noch unklaren Projektumfang und die diesbezüglichen Rahmenbedingungen klären
  • Projektziele besprechen und Verbindlichkeit herstellen
  • Projektpläne entwickeln
  • eine angemessene Projektorganisation und Projektstruktur aufbauen
  • Erwartungen in Bezug auf den Informationsfluss sowie die Zusammenarbeit im Team klären und entsprechende Absprachen treffen
  • eine einheitliche Sprache und Kultur (Wir-Gefühl) bei allen Beteiligten entwickeln
  • den Informationsfluss nach außen festlegen; zum Beispiel: Wie und in welcher Frequenz wird der Auftraggeber informiert?

Folgende Personen sollten am Kick-off-Meeting des Projekts teilnehmen:

  • Projektleitung oder Projektmanager
  • alle Mitglieder im Projektteam
  • Nutzer oder Kunden der Projektergebnisse
  • bei Bedarf externe Berater oder Experten für spezielle Fragestellungen

Gelegentlich wird das Kick-off-Meeting für das Projekt von einem Projekt-Start-Workshop unterschieden. Im Unterschied zum Projekt-Start-Workshop wird beim Kick-off-Meeting weniger Zeit dafür verwendet, um ein gemeinsames Wir-Gefühl zu entwickeln und um gemeinsam mögliche Potenziale und Konflikte frühzeitig zu erkennen. Es geht vor allem um projektbezogene Informationen sowie um die im Projektteam zu verteilenden Aufgaben. Ein Kick-off-Meeting empfiehlt sich bei Projekten, deren Ziele und Ausgangslage schon vor dem Start klar sind.

Praxis

Legen Sie die Projektziele fest

Überlegen Sie für Ihre Projektziele:

  • Was ist das Anliegen des Projektauftraggebers?
  • Welche Anforderungen hat er formuliert?
  • Welche Projektziele lassen sich daraus ableiten?
  • Woran lassen sich klar formulierte Projektziele erkennen?

Halten Sie Ihre Projektziele nach der SMART-Formel fest. Orientieren Sie sich dazu an der folgenden Vorlage.

Um sicherzustellen, dass diese Projektziele gut formuliert sind, sollten Sie noch einmal beachten: Denken Sie an ein konkretes Projekt zurück, das Sie initiiert haben oder an dem Sie beteiligt waren:

  • Welche Zielkonflikte sind aufgetreten?
  • Gab es eine Zielhierarchie oder eine Prioritätensetzung hinsichtlich der Ziele?
  • Haben alle Mitglieder im Projektteam verstanden, welche Projektziele wichtig sind?
  • Gab es Missverständnisse mit dem Auftraggeber?
  • Gab es am Ende Unstimmigkeit darüber, ob die Projektziele erreicht waren oder nicht?

Klären Sie, worin mögliche Probleme und Konflikte begründet waren und wie Sie dies zukünftig verbessern können.

Projektauftrag beschreiben

Leiten Sie aus den Gesprächen mit dem Projektauftraggeber und aus den Projektzielen den Projektauftrag ab. Formulieren Sie den Projektauftrag möglichst klar und unmissverständlich. Mit dem folgenden Formular für einen Projektauftrag halten Sie die wichtigen Aspekte Ihres Projekts fest.

Fassen Sie Ihren Projektauftrag und alle wichtigen Informationen auf einer Seite in einer Projekt-Canvas zusammen. Nutzen Sie dafür die folgende Vorlage.

Projekt-Kick-off-Meeting planen und durchführen

Planen Sie den Projektstart in Form eines Kick-off-Meetings oder eines Projekt-Start-Workshops. Überlegen Sie sich dazu insbesondere Antworten auf folgende Fragen:

  • Wie kommen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Projekts auf denselben Informationsstand?
  • Wer hat welche Aufgaben, Rollen, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen?
  • Welche Vereinbarungen hinsichtlich der Zusammenarbeit im Projektteam sollen getroffen werden?

Nutzen Sie für die Planung und Durchführung des Projekt-Kick-off-Meetings folgende Vorlage.

Zahlreiche weitere Vorlagen für die erste Projektphase zur Projektdefinition finden Sie im Handbuch-Kapitel Projektmanagement mit Excel.

Mit der Projektdefinition sind die wichtigen Eckpfeiler für Ihr Projekt gesetzt. Im nächsten Schritt geht es darum, das Projekt und seinen Verlauf soweit wie nötig zu planen. Im nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels geht es deshalb um die Phase der Projektplanung.