Gebäudemanagement Ziele und Aufgaben im Gebäudemanagement

Das Gebäudemanagement sorgt für alle baulichen Einrichtungen, Anlagen, Geräte und die Infrastruktur im Unternehmen und stellt deren Nutzung sicher. Damit verbunden sind Aufgaben zur Funktionsfähigkeit der Technik, zur Organisation des Betriebs und zur Verwaltung und Kostenrechnung.

Betrieb von Gebäuden und anderen Infrastruktureinrichtungen

Wer Gebäude, Räume, Anlagen oder andere Einrichtungen der technischen Infrastruktur nutzt, muss dafür sorgen, dass diese funktionieren, instand gehalten und wirtschaftlich betrieben werden. Das gilt sowohl für Eigentümer als auch für Besitzer oder Mieter solcher Immobilien. Insbesondere dann, wenn viele Immobilien im Bestand sind, braucht es für Planung, Betrieb, Wartung, Instandhaltung, Instandsetzung und Modernisierung eine verantwortliche Person und ein Team, das sich um das Gebäudemanagement kümmert.

Manche Unternehmen haben dafür eine eigene Organisationseinheit; das Gebäudemanagement oder Facility-Management. Andere übertragen diese Aufgaben an einen spezialisierten Dienstleister, einen Gebäudemanager oder eine Hausverwaltung.

Gebäudemanagement

Das Gebäudemanagement umfasst alle Aufgaben, die mit der Bewirtschaftung von bestehenden Gebäuden und technischen Anlagen verbunden sind. Diese Aufgaben werden meist unterteilt in die Bereiche Technik, Infrastruktur, kaufmännische Verwaltung und Flächenmanagement. Welche Leistungen des Gebäudemanagements mit diesen vier Bereichen verbunden sein können, ist in der DIN 32736:2000-08, Gebäudemanagement – Begriffe und Leistungen, beschrieben.

Oft wird das Gebäudemanagement als Teil des Facility-Managements betrachtet. Im Facility-Management werden Immobilien in ihrem gesamten Lebenszyklus mit den Phasen der Planung, Errichtung, Nutzung und Verwertung betrachtet. Weitere Begriffe rund um das Gebäudemanagement und Facility-Management sind: Immobilienmanagement, Objektmanagement, Property Management oder Hausverwaltung.

Beim Gebäude- und Facility-Management geht es nicht nur um Gebäude oder Räume, sondern auch um technische Anlagen, Maschinen, Geräte, Einrichtungen und Infrastruktur innerhalb und außerhalb von Gebäuden, die immobil und fest installiert sind und die für den Betrieb und die Nutzung der Gebäude, Räume oder Wege notwendig sind. Dies sind die Objekte des Gebäudemanagements.

Dazu kommen die Leistungen des Gebäudemanagements, die einmalig, regelmäßig oder fallweise für den Betrieb und Nutzung der Gebäude und Infrastruktureinrichtungen notwendig sind. Beispiele dafür sind: Versorgung mit Strom und Wärme, Möblierung, Reinigung, Bewachung, Reparaturen oder Betriebsprüfungen.

Ziele des Gebäudemanagements

Das Gebäudemanagement muss dafür sorgen, dass Gebäude und andere Infrastruktureinrichtungen funktionieren, sicher genutzt und wirtschaftlich betrieben werden können. Denn ohne diese Immobilien und ihre Einrichtungen kann ein Unternehmen seinen Betrieb nicht aufrechterhalten und seinem Geschäftszweck nicht nachgehen. Darüber hinaus soll das Gebäudemanagement dazu beitragen, dass die Immobilien während ihrer langfristigen Nutzung ihren Wert nicht verlieren.

Grundlagen für die Aufgabenplanung zum Gebäudemanagement

Aus den Zielen leiten sich die vielfältigen Aufgaben des Gebäudemanagements ab. Diese werden meist unterteilt in die Aufgabenbereiche:

  • Technik
  • Infrastruktur
  • kaufmännische Verwaltung
  • Flächenmanagement

Diese Einteilung folgt den Begriffsdefinitionen und der Leistungsbeschreibung nach DIN 32736:2000-08. Weitere Erläuterungen zu den Aufgaben des Gebäudemanagements finden sich in unterschiedlichen Normen und technischen Regelwerken wie zum Beispiel VDI 3810 Blatt 1:2012-05, Betreiben und Instandhalten von gebäudetechnischen Anlagen – Grundlagen. Zu dieser VDI-Richtlinie gibt es zahlreiche Folgeblätter. Außerdem können gesetzliche Regelungen und Verordnungen für das Gebäudemanagement wichtig sein; insbesondere zum Energiemanagement, Arbeitsschutz oder Brandschutz.

Aufgaben zur Technik

Der Bereich Technik umfasst für das Gebäudemanagement die Aufgaben, die notwendig und geeignet sind, damit Gebäude und Infrastruktur funktionieren und genutzt werden können. Es geht also um die Herstellung, Einrichtung und Funktionsfähigkeit folgender technischer Anlagen.

  • Anlagen zur Versorgung mit Strom, Wärme, Kälte, Frischluft oder Druckluft
  • Sanitärtechnik, Wasserversorgung und Abwasserentsorgung
  • Anlagen im Gebäude zur Beförderung von Personen oder Gütern, Aufzüge, Transporteinrichtungen
  • Brandschutzeinrichtungen mit der notwendigen Beschilderung aller Gebäude, Räume für feuergefährliche Stoffe
  • Geräte und Anlagen für Informations- und Kommunikationstechnik, Leitungen, Anschlüsse, Computer, Drucker, Kopierer, Terminals etc.

Dafür sind folgende Aufgaben zu erfüllen:

  • Übernahme, Inbetriebnahme, Bedienung, Überwachung und gegebenenfalls Außerbetriebnahme dieser Einrichtungen und Anlagen
  • Wartung und Instandhaltung
  • Mängelanalyse und Instandsetzung
  • Sanierungen, um die Funktionsfähigkeit und Nutzungsmöglichkeit wieder herzustellen
  • Modernisieren oder Umbauen, um die Nutzungsmöglichkeiten zu verbessern
  • Erweiterungen der Anlagen
  • Regelmäßige Prüfungen, Begehungen und Abnahmen (zum Beispiel regelmäßige Überprüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 3)
  • umweltbezogene Prüfungen und Messungen in Bezug auf Energieverbräuche, Abfälle, Schadstoffe, gefährliche Stoffe oder Emissionen
  • Dokumentation der Aufgaben und Ereignisse mit Protokollen, Erfassen von Messwerten und deren Auswertungen

Da die Aufgaben rund um die Informations- und Kommunikationstechnik spezielles Know-how benötigen und sehr umfangreich sind, werden diese oft von der IT-Abteilung des Unternehmens (oder von einem IT-Dienstleister) erfüllt und nicht vom Gebäudemanagement. In diesem Fall müssen die Aufgabenbereiche klar getrennt und geregelt werden.

Aufgaben zur Infrastruktur

Der Bereich Infrastruktur beinhaltet die Aufgaben des Gebäudemanagements, die für den Betrieb und die Organisation von Gebäuden, Anlagen und Infrastruktureinrichtungen notwendig sind. Damit soll eine reibungslose Nutzung der Infrastruktureinrichtungen möglich sein. Leistungen und Aufgaben, die dem Bereich Infrastruktur zugeordnet werden, sind:

  • Gebäude, Wege und Straßen reinigen
  • Objektsicherheit und Sicherheitsdienst organisieren
  • Gebäude sowie Außen- und Grünanlagen pflegen
  • Winterdienst durchführen
  • Abfall und Sondermüll entsorgen (lassen)
  • Fuhrpark verwalten (Lkw, Pkw, Transporteinrichtungen, Fahrräder etc.)
  • Parkraum verwalten
  • Schlüssel oder Zugangssysteme verwalten
  • interne Post und Botengänge durchführen
  • Umzüge innerhalb des Unternehmens planen und organisieren
  • Catering, Kantine betreiben

Teilweise werden einzelne Aufgaben von speziellen Organisationseinheiten oder externen Dienstleistern übernommen. Die Reinigung erfolgt durch Reinigungsunternehmen, der Fuhrpark wird von der Fuhrparkverwaltung gemanagt, die Kantine wird von einem Restaurant betrieben.

Kaufmännische Aufgaben

Mit den Aufgaben des Gebäudemanagements zur Technik und zur Infrastruktur sind Investitionen und Kosten verbunden. Diese müssen kaufmännisch geplant, verbucht und überwacht werden. Das ist die Aufgabe der kaufmännischen Gebäudemanagements. Im Einzelnen zählen dazu:

  • Planung, Überwachung und Analyse der Betriebskosten, um den wirtschaftlichen Betrieb der Gebäude, Anlagen und der Infrastruktur sicherzustellen; das Controlling im Gebäudemanagement
  • Auswahl von externen Dienstleistern für spezielle Aufgaben rund um das Gebäudemanagement
  • Vertragsgestaltung und Vertragsverwaltung mit externen Dienstleistern
  • Überwachung der Leistungen der externen Dienstleister
  • Beschaffung von Gebäuden, Räumen, Anlagen und Infrastruktureinrichtungen
  • Prüfung, Buchung und Zahlung von Rechnungen
  • Auswahl, Abschluss und Verwaltung von notwendigen Versicherungen: Gebäudeversicherung, Glasversicherung, Haftpflichtversicherung, Inhaltsversicherung etc.
  • Planung von Investitionen, Budget und Finanzierung

Wenn Teile des Gebäudes, Anlagen oder Infrastruktureinrichtungen an andere vermietet oder verkauft werden, kümmert sich das Gebäudemanagement um die Mieterverwaltung und um den Verkauf.

Sämtliche Kosten, die mit dem Gebäudemanagement verbunden sind, können auf die innerbetrieblichen Leistungsempfänger umgelegt werden. Die Leistungsempfänger sind dabei meist die Fachabteilungen, Organisationseinheiten oder Kostenstellen des Unternehmens. Damit die Kosten verursachergerecht und sachlich richtig zugerechnet werden, braucht es ein Verfahren zur Umlage der Kosten. Dafür muss das Gebäudemanagement ebenfalls sorgen. Entsprechendes gilt auch, wenn Mietnebenkosten an Mieter weitergereicht werden sollen.

Aufgaben zum Flächenmanagement

Im Rahmen des Flächenmanagements muss das Gebäudemanagement dafür sorgen, dass ein Unternehmen ausreichend die Flächen verfügbar hat, die es für seine Zwecke benötigt. Das kann umfassen:

  • Grundstücke, um Betriebsgebäude darauf zu errichten (Standortplanung)
  • Mieten von Gebäuden oder Räumen für Produktion, Verwaltung (Büros), Infrastruktureinrichtungen etc.
  • Prüfen von Flächen, inwiefern diese für spezielle Nutzungszwecke geeignet sind (zum Beispiel in Bezug auf Altlasten, rechtliche Einschränkungen zur Nutzung nach Bebauungsplan, Traglasten von Gebäuden)
  • Nutzungsplanung von Gebäuden, Anordnung von Produktionsprozessen, Ergonomie von Arbeitsplätzen

Methoden und Werkzeuge für das Gebäudemanagement

Um die vielfältigen Aufgaben rund um das Gebäudemanagement zu bewältigen, braucht es spezielle Methoden und Werkzeuge. Für die technischen Aufgaben müssen Fachkräfte oder Experten mit entsprechenden Qualifikationen herangezogen werden. Die betriebswirtschaftlichen Aufgaben entsprechen allgemeinen unternehmerischen Aufgaben. Insbesondere solche zur Buchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Arbeitsorganisation und Projektplanung.

Manche Unternehmen führen ihr internes Gebäudemanagement wie ein eigenständiges Profit-Center. Voraussetzung ist, dass das Gebäudemanagement dann alle anfallenden Kosten intern auf die Leistungsempfänger, im Allgemeinen die Fachabteilungen oder Kostenstellen des Unternehmens, verteilen und verrechnen kann.

Tipp: Gebäudemanagement als Profit-Center oder Shared Service Center betreiben

Wenn Sie das Gebäudemanagement als eigenständige, unternehmerische Einheit oder als Dienstleister für das Unternehmen führen, finden Sie in den folgenden Handbuch-Kapiteln weitere Informationen, Methoden und Werkzeuge für die Organisation, Prozessgestaltung, Kostenverrechnung und Erfolgs-Controlling:

Darüber hinaus gibt es Methoden und Werkzeuge, die speziell auf besondere Aufgaben rund um Gebäude, Anlagen oder Infrastruktur ausgerichtet sind. Dazu zählen das Building Information Modeling (BIM) oder das Computer Aided Facility-Management (CAFM). BIM ist eine Planungsmethode im Bauwesen, mit der physikalische und funktionale Eigenschaften eines Bauwerks digital erzeugt, verwaltet und virtuell dargestellt werden. Die Modelle im BIM fassen alle Informationen rund um ein Bauwerk zusammen. Diese Informationen können dann für sämtliche Planungen, Bewirtschaftungen und Entscheidungen genutzt werden. Ähnliche Funktionen beinhalten auch die Tools des CAFM.

Praxis

Bestand im Gebäudemanagement dokumentieren

Erfassen Sie zunächst den Bestand und Ist-Zustand für Ihr Gebäudemanagement. Falls noch nicht vorhanden – erstellen Sie eine Liste mit:

  • sämtlichen Gebäuden, die von Ihrem Unternehmen genutzt werden
  • Räumen und Flächen für Produktion, Lager, Transport, Büro und andere Nutzungszwecke sowie die jeweilige Fläche (qm)
  • spezielle Räume für Besprechungen, Kühlung, Informationstechnik etc.
  • Sanitäreinrichtungen (Räume und Technik)
  • Pforte, Empfang
  • Parkplätze und Garagen für Kfz, Fahrräder etc. und die jeweilige Fläche (qm) und Anzahl der Stellplätze
  • Grünflächen und die jeweilige Fläche (qm)
  • Straßen, Wege und die jeweilige Fläche (qm)
  • Anlagen und Einrichtungen wie Transportgeräte, Lagertechnik etc.
  • Einrichtungen für das Energiemanagement (Heizung, Kühlung, Belüftung, Druckluft etc. mit den Anlagen und Leitungen)
  • Einrichtungen für Abfälle, Chemikalien, besondere Stoffe
  • Aufzüge
  • Fahrzeuge
  • Kantine, Cafeteria, Shop etc.

Beschreiben Sie diese Einrichtungen anhand von geeigneten Merkmalen wie Anzahl, Fläche, Höhe, technische Ausstattungen, notwendige Prüfungen oder Wartungen. Verknüpfen Sie damit auch weitere Dokumente, Formblätter, Arbeitsanweisungen, Pläne oder Verträge, die für die jeweilige Einrichtung relevant sind.

Fassen Sie den Bestand in der folgenden Vorlage zusammen.

Ziele des Gebäudemanagements festhalten

Klären Sie, welche Ziele im Zusammenhang mit dem Gebäudemanagement oder Facility-Management für Ihr Unternehmen wichtig sind und verfolgt werden sollen. Welche Ziele sind neben wirtschaftlichen Zielen und Kostenzielen außerdem wichtig. Zum Beispiel:

  • Sicherstellen des Betriebs
  • Funktionstüchtigkeit
  • Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
  • Flexibilität und Erweiterbarkeit
  • Eignung für flexible Arbeitsformen
  • Möglichkeiten für mobiles Arbeiten oder Homeoffice

Aufgaben des Gebäudemanagements abgrenzen, festlegen und zusammenstellen

Klären Sie, wie die Aufgaben rund um die Gebäude, Infrastruktureinrichtungen, technische Anlagen und Geräte verteilt werden:

  • Welche Abteilungen und Bereiche gibt es bereits im Unternehmen, die sich mit entsprechenden Aufgaben befassen?
  • Grenzen Sie die Aufgaben eindeutig ab für IT-Abteilung, Fuhrparkverwaltung, Produktion, Logistik und Gebäudemanagement: Wer macht was?
  • Definieren Sie entsprechende Organisationseinheiten und ihre Aufgaben.
  • Klären Sie, welche Aufgaben an externe Dienstleister übergeben sind oder übergeben werden können.
  • Wer kümmert sich um Auswahl, Auftrag, Leistungskontrolle und Abrechnung dieser Dienstleister?

Halten Sie im Organigramm fest, welche Organisationseinheit (Abteilung) welche Aufgaben übernimmt. Die folgende Vorlage ist ein Beispiel für eine entsprechende Organigramm-Darstellung für das Gebäudemanagement.

Die vielfältigen Aufgaben des Gebäudemanagements führen zu hohen Kosten. Deshalb sollen mit dem Controlling im Gebäudemanagement Einsparpotenziale identifiziert und die Wirtschaftlichkeit des Gebäudemanagements sichergestellt und verbessert werden. Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, wie Sie dazu vorgehen.