Büroorganisation und SelbstorganisationDokumente, Schriftstücke und Dateien ablegen und archivieren
Ablage von Dokumenten: Termin, Ort und Form definieren
Nicht alle Aufgaben lassen sich sofort erledigen. Deshalb legen Sie einen Termin fest, bis zu dem eine Aufgabe erledigt sein muss. Zu diesem Termin kommen Sie auf Wiedervorlage.
Außerdem definieren Sie einen Ort, an dem Sie alle Unterlagen, die Aufgabe und alle damit verbundenen Dokumente und Informationen, ablegen. Jede Aufgabe und jedes Projekt werden in einem der folgenden Organisations-Hilfsmittel abgelegt:
- Hängemappe und Hängeregistratur
- Klarsichthülle, Aktendeckel oder Mappe
- Dateiordner auf dem Server (lokal oder in der Cloud)
- Pultordner
- Ablagekasten
- Ordner
- Hefter
Sie sollten für sich herausfinden, welches System für Sie und Ihre Aufgaben am besten geeignet ist. Hängemappen sind meist sehr flexibel, einfach zu nutzen und übersichtlich (mit der richtigen Benennung auf dem Reiter).
Ordner und Hefter sind meist etwas umständlich, weil gelocht, eingeheftet und geblättert werden muss. Kombinationen sind möglich, wenn es sich um unterschiedliche Aufgabentypen handelt. Zum Beispiel Klarsichthüllen für einfache Routineaufgaben, Hängemappen für komplexe Projekte.
