KennzahlensystemeKennzahlen im Unternehmen einsetzen und anwenden

Der Aufwand zur Messung, Erhebung und Berechnung von Kennzahlen lohnt sich nur, wenn Sie dann mit den Kennzahlen arbeiten. Sie sollten Abweichungen der Ist-Werte von den Sollvorgaben nutzen, um die richtigen Aktionen, Projekte und Maßnahmen auf den Weg zu bringen. Dazu müssen die Kennzahlen für alle transparent sein und regelmäßig besprochen werden.

Kennzahlen führen zu Verhaltensänderungen

Viele Menschen haben eine App auf ihrem Smartphone, die anzeigt, wie viele Schritte sie heute bereits gegangen sind. Und viele sollen das zum Anlass nehmen, abends noch mal rauszugehen, um ihr selbst gestecktes Ziel, den Soll-Wert, zur körperlichen Aktivität auch zu erreichen. Die Kennzahl führt zur Verhaltensänderung. Vergleichbare Wirkungen sollen Kennzahlen in Unternehmen haben.

Dort ist eine Kennzahl zunächst nur ein Zeichen auf Papier, ein Ausdruck, ein Wert auf dem Bildschirm des Computers. Sie muss „Wirkung entfalten“, wenn sie einen Zweck haben soll und wenn sich der Aufwand zur Messung, Erhebung, Aufbereitung und Verbreitung (in aufwendigen Berichten) lohnen soll. Das heißt, die Kennzahl muss mit Aktionen, Projekten und Maßnahmen verknüpft werden. Jede Kennzahl trägt idealerweise eine Botschaft in sich; zum Beispiel:

  • Wir müssen besser werden!
  • Wir sind auf dem richtigen Weg!
  • Die Ziele wurden nicht erreicht!
  • Wir haben mehr geleistet als geplant!
  • Wir liegen innerhalb der Planung!

Die Interpretationen solcher Botschaften sind die Brücke zwischen der Kennzahl und möglichen Maßnahmen, die notwendig sind, wenn die Kennzahl zeigt, dass „etwas aus dem Ruder läuft“ oder geändert werden soll. Sie zeigt an, wenn die Steuerung im Regelkreis eingreifen muss. Diese Brücken und Verbindungen sind wichtig.

Kennzahlen für einzelne Unternehmensbereiche

Um diese Verbindung zu erreichen, müssen die Kennzahlen so gewählt werden, dass sie wirklich relevant sind; nicht nur für das Unternehmen, sondern insbesondere für die einzelnen Funktions- oder Fachbereiche im Unternehmen. Aus diesem Grund werden für einzelne Bereiche spezifische Kennzahlen gebildet. Zum Beispiel für:

  • Marketing
  • Vertrieb
  • Produktion
  • Logistik
  • Beschaffung
  • Personal
  • Forschung und Entwicklung

Zudem können sich die Kennzahlen auf andere Sachverhalte oder Objekte eines Unternehmens beziehen. Es gibt spezielle Kennzahlen, um den Erfolg mit Produkten zu beschreiben: Umsatz mit einem Produkt, Deckungsbeiträge, Rabatte, Lebensalter eines Produkts, Kosten eines Produkts und viele mehr. Genauso lassen sich Märkte mit Kennzahlen beschreiben: Umsatz in der Region Europa, Asien, Amerika, Anzahl Kunden in Deutschland, Österreich, Schweiz, Marktanteile in Deutschland oder bei der Zielgruppe der unter 30-Jährigen.

Die Kennzahlen werden so gebildet, dass sie möglichst genau beschreiben, wie die Prozesse in den einzelnen Bereichen ablaufen, wie die Aufgaben erfüllt werden, wie erfolgreich die Produkte verkauft werden und – vor allem – wie die Ziele erreicht werden. Folglich sind einzelne Kennzahlen sehr speziell; was den Vorteil hat, dass die betroffenen Bereiche die Verbindung herstellen können zwischen dem, was die Kennzahl misst und aussagt und dem, was die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst täglich tun, wie sie Ereignisse behandeln oder Geschäftsvorfälle bearbeiten.

Zum Beispiel kann das Unternehmensziel „Wachstum generieren“ durch die Kennzahl „Umsatz“ gemessen werden. Ob die Schaltung einer Anzeige durch den Bereich Marketing genau dazu beiträgt, lässt sich kaum damit belegen. Im Marketing könnte eine Kennzahl „Reaktion auf die Anzeige XY“ besser geeignet sein, um den Erfolg der einer Werbeaktion zu bemessen. In der Praxis werden deshalb spezifische Kennzahlen als Leistungsindikatoren aus den Unternehmenszielen abgeleitet. Sie werden als Key Performance Indicators (KPI) bezeichnet.