Telefonieren – professionell und kundenorientiertSie rufen selbst jemanden an

Wie bereiten Sie sich auf berufliche Anrufe am besten vor? Was kann man im Namen des Arbeitgebers sagen und was besser nicht? Und wie vereinbaren Sie Termine unkompliziert sowie schnell? Tipps, um professionell am Telefon zu kommunizieren. Mit Beispielen.

Sich selbst am Telefon vorstellen

Wahrscheinlich werden Sie nicht nur angerufen, sondern Sie rufen auch andere Menschen innerhalb und außerhalb des Unternehmens an. Dann gelten die gleichen Regeln, wie sie in diesem Handbuch-Kapitel beschrieben sind – gewissermaßen mit umgekehrten Vorzeichen.

Für den Einstieg und die Begrüßung gilt: Nachdem sich die Person, die Sie angerufen haben, gemeldet und Sie begrüßt hat, antworten Sie:

(1) Gruß, (2) Name, (3) Firma

„Guten Morgen. Mein Name ist Michael Müller von der Firma Bauer.“

Den Grund des Anrufs nennen

Da der Anrufer nicht unbedingt wissen kann, was er mit Ihnen und Ihrer Firma zu tun hat, sollten Sie das ergänzen. Manchmal hilft dabei, wenn Sie den Ort angeben, von dem aus Sie anrufen. Nennen Sie dann auch direkt den Grund Ihres Anrufs.

Beispiel: Grund des Anrufs nennen

„Guten Morgen. Mein Name ist Michael Müller von der Firma Bauer aus Augsburg. Wir haben gestern von Ihnen den Auftrag für … erhalten. Nun habe ich noch einige Rückfragen zur Spezifikation der Farben. Können Sie mir dabei weiterhelfen?“ Oder: „Verbinden Sie mich bitte mit Frau Walter?“