Telefonieren – professionell und kundenorientiertWas ist nach dem Telefongespräch zu tun?

Was ist nach dem Ende des Telefonats zu tun? Wie bereitet man geschäftliche Telefonate so nach, dass man darauffolgende Aufgaben effizient bearbeiten kann? Und wie sorgen Sie dafür, dass Sie nichts Wichtiges vergessen? Tipps für die Nachbereitung von Telefonaten.

Den Anruf nachbereiten

Nach dem Auflegen des Telefonhörers ist das Telefonat noch nicht abgeschlossen. Jetzt müssen Sie aktiv werden und den Verbleib aus dem Telefonat in die Tat umsetzen.

Eventuell sind Sie selbst auch erst einmal nicht gefordert, sondern der Anrufer muss etwas tun. Das können Sie ebenfalls notieren und auf Wiedervorlage legen, damit Sie rechtzeitig prüfen, ob der Anrufer seine Aufgabe erfüllt hat.

Was konkret von Ihnen gefordert ist, sollte sich aus den Notizen eindeutig ergeben. Wenn die entsprechende Aufgabe innerhalb von fünf Minuten vollständig zu erledigen ist, dann sollten Sie dies gleich tun. Ansonsten wird sie im Aufgabenplan eingeplant.

Welche Aufgaben ergeben sich aus dem Telefonat?

Typische Aufgaben, die sich aus einem Telefonat ergeben, sind:

  • Sie klären einen Sachverhalt und melden sich wieder beim Anrufer.
  • Sie geben die Information oder Frage des Anrufers an einen bestimmten Kollegen weiter, der sich darum kümmern muss; dabei müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Information den Kollegen erreicht und dass er sich darum kümmert.
  • Sie machen einen Vermerk über den Anruf, die Inhalte und den Verbleib für Ihre Akten und ordnen diesen dem Vorgang oder dem Projekt korrekt zu.
  • Sie dokumentieren den Anruf und halten für die Zeiterfassung und das Aufgaben-Controlling fest, wie lange Sie mit dem Anrufer gesprochen haben; wenn das beispielsweise mit dem Anrufer abgerechnet werden kann.