Telefonieren – professionell und kundenorientiertTelefonieren im Unternehmen organisieren

Welche Regeln zum Telefonieren sollten Sie im Unternehmen festlegen? Wie wirken alle Mitarbeitenden am Telefon professionell? Und welche Grundkenntnisse zur Telefontechnik sind wichtig? Praktische Tipps, um das Telefonieren im Unternehmen zielführend, effizient und einheitlich zu gestalten.

Den Umgang mit der Telefontechnik beherrschen

Neben dem persönlichen Auftreten am Telefon spielen die Organisation und die Technik ebenfalls eine Rolle. Sie sollten für Ihr Unternehmen oder Ihr Team klare Regeln festlegen, die für das Telefonieren gelten und Sie sollten sicherstellen, dass die Technik (Telefonanlage, Anschlüsse) Ihre Anforderungen erfüllt.

Zudem sollten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der Technik umgehen können. Achten Sie hier besonders darauf:

  • Alle Mitarbeiter wissen, wie man ein Telefongespräch weiterleitet.
  • Alle wissen, wie man ein Gespräch zurückholen kann, wenn der Kollege nicht abnimmt oder wenn er sagt, er wolle das Gespräch nicht annehmen.
  • Alle können ein Gespräch parken, um zu sprechen, ohne dass der Telefongesprächspartner das hört.
  • Sie können Telefonkonferenzen schalten, wenn mit mehreren Personen gleichzeitig gesprochen werden soll.
  • Sie können sich ein Telefonbuch einrichten, in dem sie häufig genutzte Rufnummern hinterlegen.

Selbstverständlich sollten das Telefon und alle Leitungen funktionsfähig sein und ausreichend Kapazität zur Verfügung stellen. Planen Sie außerdem, wie die Rufnummernsystematik aussehen soll: Zentrale, Durchwahl der Mitarbeiter, Faxanschlüsse, PC-Anschlüsse etc.

Hinweis

Wenn die Telefonleitung unterbrochen wird

Sollte das Gespräch aus technischen Gründen unterbrochen werden, gilt die Regel, dass der Anrufer wieder anruft.