MitarbeiterbindungWissen ausscheidender Mitarbeiter sichern

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, geht häufig viel von ihrem Wissen verloren. Gerade dann, wenn sie für das Unternehmen wertvolle Kompetenzen besitzen, Schlüsselpositionen besetzen oder viel Erfahrung an ihrem Arbeitsplatz sammeln konnten. Mit Debriefing und Erfahrungsberichten lassen sich die Folgen für das Unternehmen verringern.

Wissen der Mitarbeiter regelmäßig festhalten

Auch wenn Sie viele Maßnahmen ergreifen, um wichtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ans Unternehmen zu binden, so lässt sich doch nicht immer verhindern, dass einzelne Beschäftigte einen Jobwechsel planen. Damit sind für Ihr Unternehmen Kosten und Aufwand verbunden. Aber wenn die Trennung gut geplant und durchgeführt wird, lassen sich weitere negative Folgen vermeiden, wenn ein Mitarbeiter Ihr Team verlässt.

Voraussetzung dafür ist, dass Sie so viel wie möglich vom Wissen, vom Know-how und von der Erfahrung des Mitarbeiters sichern, bewahren und an die verbleibenden oder an neue Mitarbeiter weitergeben.

Unternehmen erhalten das Wissen ausscheidender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wenn sie präventiv vorgehen. Dazu können sie folgende Instrumente aus dem Wissensmanagement nutzen:

  • regelmäßige Debriefings, also Berichte zu Erfahrungen und neuen Erkenntnissen
  • systematische Erfahrungsberichte zu abgeschlossenen Projekten
  • virtuelle Communities oder Foren, in denen Experten des Unternehmens wichtiges Wissen kommunizieren und teilen
  • Wikis und Abteilungshandbücher, in denen die Experten ihr Wissen und ihre Erfahrungen festhalten

In jedem Fall sollten Sie rechtzeitig vor dem letzten Arbeitstag des betreffenden Mitarbeiters ein Abschlussgespräch führen.

Abschlussgespräch oder Übergabegespräch

Im Abschlussgespräch oder Übergabegespräch sollen alle Informationen systematisch zusammengestellt werden, die beschreiben, wie und warum der Mitarbeiter seine Aufgaben in einer bestimmten Art und Weise erfolgreich erledigt und was er an Wissen und Erfahrungen gesammelt hat. Das muss insbesondere für Nachfolgende und Kollegen angemessen dokumentiert werden. Diese systematische Vorgehensweise wird auch unter dem sogenannten Experten-Debriefing zusammengefasst. Dabei sollten diese Aspekte besonders berücksichtigt werden:

  • Es ist Aufgabe des Vorgesetzten, für Übergabe und Dokumentation des Wissens und der Erfahrungen des Mitarbeiters zu sorgen.
  • Das Debriefing sollte rechtzeitig vorbereitet und durchgeführt werden. Sobald bekannt ist, dass der Mitarbeiter seine Abteilung oder das Unternehmen verlässt, sollte die Übergabe geplant werden.
  • Für die Durchführung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden. Wie viel Zeit im Einzelnen benötigt wird, hängt vom Aufgabenspektrum des Mitarbeiters und von der Größe seines Erfahrungsschatzes ab.
  • Die Übergabe sollte systematisch, mit Hilfe von Checklisten oder Fragelisten, erfolgen: Es müssen fachbezogene und aufgabenbezogene Themen besprochen, die richtigen Fragen gestellt und alle Informationen schriftlich dokumentiert werden.

Weitere Kapitel zum Thema