Wie wird das Arbeitsverhältnis bei Renteneintritt beendet?

Zunächst sollten Sie den Arbeitsvertrag der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters sorgfältig prüfen. Dieser enthält Informationen zu Kündigungsfristen und manchmal auch Vereinbarungen bezüglich des Renteneintritts.

Nur weil ein Beschäftigter das Renteneintrittsalter erreicht, endet der Arbeitsvertrag nicht automatisch. Der Mitarbeiter muss dazu:

  • eine Kündigung einreichen oder
  • einen Aufhebungsvertrag unterschreiben.

Eine Kündigung wegen Alters seitens des Arbeitgebers ist nicht zulässig.

Im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag kann jedoch von vornherein vereinbart werden, dass das Arbeitsverhältnis automatisch mit dem Ende des Monats endet, an dem der Beschäftigte die Regelaltersgrenze erreicht.

Prüfen und beachten sollten Sie:

  • Welche Kündigungsfristen gelten laut Arbeitsvertrag?
  • Sind laut Vertrag Abfindungszahlungen, zusätzliche Rentenbeiträge oder besondere Übergangsregelungen vereinbart?
  • Ist die direkte Übergabe von Aufgaben vom ausscheidenden Mitarbeiter an den Nachfolger geplant?
    Dazu gehören die Einarbeitung oder die temporäre Umverteilung von Aufgaben; dies muss entsprechend vorbereitet werden.

Müssen Unternehmen den Austritt des Mitarbeiters melden?

Wenn Beschäftigte in Rente gehen, müssen Sie deren beitragspflichtigen Entgelte dem Träger der Rentenversicherung mitteilen. Dazu fordert Sie entweder der betroffene Mitarbeiter oder der Rentenversicherungsträger auf.

In den entsprechenden Vordruck tragen Sie alle geforderten Daten ein. Die Meldung wird zusammen mit der nächsten Entgeltabrechnung übermittelt. Als Abgabegrund nennen Sie die Schlüsselzahl 57.

Der Deutschen Rentenversicherung sollte der Rentenbeginn drei Monate im Voraus mitgeteilt werden. Das ist allerdings die Aufgabe des Arbeitnehmers.

Wie organisieren Sie die Übergabe von Aufgaben?

Organisieren Sie frühzeitig, wie die Aufgaben des ausscheidenden Mitarbeiters an andere Teammitglieder oder einen Nachfolger übergeben werden. Planen Sie einen Übergangszeitraum, in dem der ausscheidende Mitarbeiter sein Wissen und seine Verantwortlichkeiten überträgt.

Alle Anweisungen und Informationen sollten nicht nur mündlich übermittelt, sondern am besten schriftlich protokolliert oder zumindest zusammengefasst werden. So stellen Sie sicher, dass das Wissen des ausscheidenden Mitarbeiters nachhaltig und vollständig gesichert wird.

Warum sollten Sie ein Abschlussgespräch führen?

Am Ende des Prozesses zum Personalaustritt führen Sie ein Abschlussgespräch durch. Ein solches Gespräch bietet die Gelegenheit, die Zusammenarbeit zu reflektieren, der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter für Leistungen zu danken und sich auszutauschen.

So erhalten Sie Feedback zur Arbeitsumgebung und Unternehmenskultur, um es für zukünftige Verbesserungen zu nutzen. Wegen Renteneintritts ausscheidende Mitarbeitende sind häufig ehrlicher, offener und direkter, weil Sie ohnehin nicht mehr im Unternehmen verbleiben möchten und auch das Arbeitszeugnis meist keine große Rolle mehr spielt. Sie sind weniger auf die Gunst des Arbeitgebers angewiesen und äußern daher ehrliche Kritik, wenn angebracht.

Durch ein positives letztes Gespräch bleibt der scheidende Mitarbeiter möglicherweise ein positiver Botschafter für das Unternehmen, was bei zukünftigen Rekrutierungen oder Geschäftsbeziehungen hilfreich sein kann.

Worauf achten Sie beim Abschlussgespräch?

Beachten Sie beim Abschlussgespräch wegen Renteneintritts folgende Punkte:

  • Danken Sie dem Mitarbeiter ausdrücklich für seinen Beitrag zum Unternehmen.
  • Schaffen Sie eine angenehme, vertrauensvolle Atmosphäre, damit der Mitarbeiter ehrliches Feedback geben kann.
  • Besprechen Sie, wie der Mitarbeiter auch nach seinem Austritt mit dem Unternehmen in Verbindung bleiben könnte, zum Beispiel als Berater oder Mentor.

Welche administrativen Aufgaben fallen an?

Zu den wichtigsten administrativen Schritten beim Austritt wegen Rente gehören:

  • Endabrechnung erstellen
  • Personalakten aktualisieren
  • Arbeitszeugnis ausstellen
  • Urlaubsansprüche klären
  • Arbeitsmittel übergeben
  • Betrieblichen Altersvorsorge abwickeln (wenn vorhanden)

Informieren Sie das Team und gegebenenfalls das gesamte Unternehmen rechtzeitig über den bevorstehenden Ruhestand des Mitarbeiters. Dies ist auch eine Gelegenheit, eventuelle Abschiedsfeiern oder -veranstaltungen zu planen.

Wird beim Eintritt in die Altersrente ein Arbeitszeugnis ausgestellt?

Ihre Mitarbeitenden haben auch beim Eintritt in die Altersrente das Recht auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Hinsichtlich der Form und des Inhalts gehen Sie bei der Erstellung genauso vor wie bei Arbeitszeugnissen, die Sie für aus anderen Gründen ausscheidende Mitarbeitende ausstellen.

Worauf achten Sie bei der Abschiedsfeier?

Ein würdiger Abschied drückt die Wertschätzung des Unternehmens für die geleistete Arbeit der Mitarbeitenden aus und hinterlässt einen positiven Eindruck – auch bei der übrigen Belegschaft.

Diese Aufgaben kommen auf Sie zu, wenn Sie eine Abschiedsfeier bei Renteneintritt veranstalten möchten:

1. Termin und Ort festlegen

Üblicherweise finden Verabschiedungsfeiern während der Arbeitszeit statt. Achten Sie darauf, dass die Feier nicht auf ein Datum fällt, an dem wichtige interne Termine stattfinden, wie zum Beispiel der Abschluss eines größeren Projekts oder ein Team-Event.

Veranstalten Sie die Feier am besten in einem vorab reservierten und für alle leicht auffindbaren sowie leicht zugänglichen Raum innerhalb des Unternehmens. Ein Konferenzraum bietet sich an.

2. Gästeliste erstellen

Neben aktuellen Mitarbeitern könnten auch ehemalige Kolleginnen und Kollegen oder Geschäftspartner eingeladen werden. Manche Unternehmen laden Angehörige des ausscheidenden Mitarbeiters ein.

3. Programm planen

Organisieren Sie kurze Reden von Kollegen, Vorgesetzten oder Freunden. Unterhaltung wie Musik oder Spiele können, müssen aber nicht eingeplant werden.

4. Verpflegung organisieren

Abhängig von der Tageszeit und der Größe der Veranstaltung werden einfache Snacks und Getränke oder ein vollständiges Buffet vorbereitet.

Findet die Veranstaltung im familiären Kleinbetrieb statt, informieren Sie die Teilnehmenden rechtzeitig über Ihre Pläne. Eventuell möchten diese einen Teil zur Versorgung beitragen und persönliche Wertschätzung zeigen, indem sie einen Kuchen backen oder Ähnliches. Natürlich wird dazu niemand explizit aufgefordert; diese Geste ist freiwillig.

5. Geschenk besorgen

Als persönliches Geschenk eignen sich Blumensträuße oder Gutscheine. Achten Sie darauf, dass das Budget immer gleich hoch ist. Niemand soll meinen, er sei wichtiger oder weniger wichtig für das Unternehmen als (ehemalige) Kolleginnen und Kollegen. Wenn möglich, nehmen Sie mit dem Geschenk einen Bezug zur Person und ihren individuellen Vorlieben; zum Beispiel ein Hobby.

Praxis

Checkliste: Ihre Aufgaben, wenn Beschäftigte in Rente gehen

Wann Sie welche Aufgaben erledigen müssen, wenn Mitarbeitende in Rente gehen, entnehmen Sie der folgenden Checkliste.

Offboarding und Wissenstransfer sicherstellen

Wenn alle rechtlichen Fragen geklärt sind und der Termin für den Ausstieg feststeht, bereiten Sie sich auf das Offboarding vor. Nutzen Sie dafür die folgende Vorlage:

Damit möglichst kein Wissen verloren geht, führen Sie ausführliche Gespräche vor dem Ausscheiden wegen der Altersrente. Nutzen Sie dafür das folgende Dokument:

Chancen auf Weiterbeschäftigung verbessern

Falls Sie hoffen, dass Ihre zuverlässigen, motivierten und erfahrenen Top-Arbeitskräfte über das Erreichen des (theoretischen) Rentenalters hinaus im Unternehmen bleiben, bieten Sie Mitarbeitervorteile an. Welche Benefits sich eignen, entnehmen Sie der folgenden Aufstellung:

Dazu im Management-Handbuch

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