Mitarbeitergespräche führenEin Mitarbeitergespräch dokumentieren

Mit einer vollständigen schriftlichen Dokumentation von Mitarbeitergesprächen können Sie im Nachhinein den Inhalt und die Ergebnisse des Gesprächs nachweisen. Außerdem dient das Protokoll als Gedächtnisstütze für Sie selbst und Ihre Mitarbeitenden. Wie gehen Sie vor, was muss erfasst werden und welche Vorlagen eignen sich für diese Aufgabe?

Was möchten Sie mit der Dokumentation des Mitarbeitergesprächs erreichen?

Wenn Sie mit Mitarbeitenden ein wichtiges Gespräch führen, halten Sie schriftlich fest, worum es bei dem Gespräch ging, und was beschlossen wurde. Auf diese Weise können Sie im Fall eines späteren Missverständnisses oder Konflikts nachweisen, was mit wem und wann besprochen wurde.

Außerdem werden Sie sich gerade nach besonders langen oder intensiven Gesprächen mit häufigen Themenwechseln nicht an alle wichtigen Details erinnern können. Die Dokumentation des Mitarbeitergesprächs dient daher auch als Gedächtnisstütze für Sie selbst.

Händigen Sie das Dokument an Ihren Gesprächspartner aus, damit dieser basierend auf den Gesprächsthemen sowie mit den Absprachen und Vereinbarungen planen und agieren kann.

Meinungen, Ideen und Einwände zu bestimmten Themen lassen sich einzelnen Personen zuordnen, um etwa später noch einmal gemeinsam über Details zu sprechen oder Fragen zu stellen – vorausgesetzt, Sie wissen dank der Dokumentation, wer welche Einwände oder Ideen eingebracht hat.

Die Dokumentation dient somit als:

  • Nachweis
  • Gedächtnisstütze
  • Basis für einzuleitende Maßnahmen oder zu erledigende Aufgaben
  • Hilfe für korrekte Zuordnung einzelner Personen zu Meinungen und Ideen

Was dokumentieren Sie beim Mitarbeitergespräch?

Sie notieren, wer am Gespräch beteiligt war, den Anlass des Gesprächs, und Sie halten genau fest, was vereinbart wurde.

Außerdem erläutern Sie schriftlich, am besten zusammen mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter, welche notwendigen Rahmenbedingungen erst noch geschaffen werden müssen und welche Unterstützung der Mitarbeiter benötigt, um die vereinbarten Aufgaben auszuführen oder Ziele zu erreichen.

Sofern es zu Unstimmigkeiten oder Konflikten kommt, wird auch das schriftlich festgehalten. Am Ende versehen Sie das Dokument mit Datum und Unterschrift aller Gesprächspartner.

Mit der folgenden Vorlage erfassen Sie diese und weitere relevante Punkte und fassen diese schon während des Gesprächs übersichtlich zusammen.

Gespräch zur Leistungsbeurteilung dokumentieren

Die Dokumentation eines Leistungsbeurteilungsgesprächs dient dazu, eine genaue und nachvollziehbare Aufzeichnung der Bewertungen, Zielvereinbarungen und des Feedbacks zu erstellen. Es wird festgehalten, was während des Gesprächs zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter ausgetauscht wurde.

Wichtige Unterschiede zur Dokumentation eines normalen Mitarbeitergesprächs sind:

  • Der Fortschritt und die Entwicklungsbereiche des Mitarbeiters werden erfasst und dienen als Referenz für zukünftige Bewertungen.
  • Ihr Fokus liegt auf messbaren Leistungskriterien und spezifischen Zielerreichungen.
  • Die dokumentierten Informationen sollen Fairness und Transparenz gewährleisten.

In der folgenden Vorlage sind verschiedene zu bewertende Aspekte zu den Bereichen Arbeitsqualität, Arbeitsquantität und weiteren Kriterien für Sie erfasst. Das Dokument enthält zudem eine mögliche Bewertungsskala.

So gehen Sie bei der Dokumentation des Mitarbeitergesprächs vor

Indem Sie die folgenden Schritte befolgen, stellen Sie sicher, dass das Mitarbeitergespräch korrekt dokumentiert ist und nachverfolgt werden kann.

1. Vorbereiten

Legen Sie vor dem Gespräch fest, welche Themen besprochen werden sollen. Bitten Sie auch Ihren Gesprächspartner, Ihnen mögliche Punkte zu nennen und nehmen Sie diese mit auf.

Bereiten Sie eine strukturierte Agenda vor und notieren Sie sich Themen, die Sie ansprechen möchten. Formulieren Sie zur Vorbereitung bei Bedarf vollständige Fragen oder Aussagesätze, lesen Sie diese aber nicht während des Gesprächs ab, sondern verinnerlichen Sie nur deren Kern.

2. Gespräch führen

Führen Sie das Gespräch in einer ruhigen und ungestörten Umgebung. Reservieren Sie bei Bedarf vorab einen separaten Meetingraum. Nennen Sie Ihr Anliegen, stellen Sie Ihre Fragen, erläutern Sie Ziele und Hintergründe, begründen Sie Ihre Meinung und sagen Sie, was Ihnen wichtig ist.

Lassen Sie den Gesprächspartner ausreichend zu Wort kommen. Hören Sie aktiv zu, indem Sie nicken, Rückfragen stellen und Gesagtes zusammenfassen, um zu zeigen, dass Sie das Gesagte bewusst aufnehmen und nachvollziehen. Notieren Sie wichtige Punkte während des Gesprächs. Auch das zeigt Ihre Wertschätzung.

3. Gespräch dokumentieren

Erstellen Sie unmittelbar nach dem Gespräch ein Protokoll. Notieren Sie:

  • Datum und Ort des Gesprächs
  • Namen der anwesenden Personen
  • Hauptthemen, die besprochen wurden
  • Beschlüsse, Zielvereinbarungen oder Fristen
  •  aus den Beschlüssen resultierende (vorbereitende) Aufgaben oder Maßnahmen
  • wenn nötig: Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten

4. Nachbereiten

Senden Sie eine Kopie des Protokolls an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter und bitten Sie um eine Bestätigung, dass alles korrekt erfasst wurde. Bitten Sie Ihren Gesprächspartner explizit, sich umgehend bei Ihnen zu melden, wenn etwas Wichtiges gar nicht, unvollständig oder fehlerhaft erfasst wurde.

Vereinbaren Sie gegebenenfalls einen Folgetermin, um die Fortschritte zu besprechen.

5. Archivieren

Speichern Sie das dokumentierte Protokoll mindestens in digitaler Form. Beachten Sie dabei die Anforderungen des Datenschutzes.

Geht es im Gespräch um die Leistungen des Mitarbeiters oder um andere arbeitsrechtliche Aspekte, kann das dokumentierte Mitarbeitergespräch auch in der Personalakte abgelegt werden.

Beispiel für die Dokumentation eines Mitarbeitergesprächs

Ihr Formular zur Dokumentation eines Mitarbeitergesprächs könnte zum Beispiel so aussehen:

Abschnitt „Allgemeine Informationen“

  • Datum:
    13.06.2024
  • Letztes Mitarbeitergespräch vom:
    13.12.2023
  • Name der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters:
    Rajesh Kumar
  • Funktion und Abteilung:
    Marketing-Manager, Marketingabteilung
  • Name der/des Vorgesetzten:
    Claudia Schmidt
  • Sonstige Angaben zur/zum Vorgesetzten:
    Abteilungsleiterin Marketing
  • Anlass des Gesprächs:
    Planung und Koordination zur Produktneueinführung (Produkt „X“)

Abschnitt „Themen“

Die folgenden Themen wurden besprochen:

  • Vorstellung und Diskussion des Zeitplans für die Produktneueinführung
  • Abstimmung der Marketingaktivitäten mit anderen Abteilungen
  • Identifikation potenzieller Herausforderungen und Lösungsansätze
  • Festlegung der Hauptbotschaften und Zielgruppen für die Kampagne

Abschnitt „Vereinbarungen“

Vereinbart wurde:

  • Zukünftig sollen regelmäßige Updates und Meetings zur Überwachung des Projektfortschritts stattfinden (einmal wöchentlich).
  • Herr Kumar erstellt eine detaillierte Roadmap für die nächsten drei Monate.
  • Herr Kumar und sein Team arbeiten ab sofort eng mit der Designabteilung zusammen zur Erstellung von Werbematerialien.
  • Herr Kumar erarbeitet zusammen mit Frau Schmidt einen Notfallplan für unvorhergesehene Ereignisse.

Abschnitt „Notwendige Rahmenbedingungen“

Diese Rahmenbedingungen müssen erfüllt sein, damit vereinbarte Ziele erreicht werden können.

  • Sicherstellung der Verfügbarkeit aller benötigten Ressourcen
  • Klärung der Zuständigkeiten innerhalb des Projektteams
  • Festlegung von Fristen für die wichtigsten Meilensteine

Abschnitt „Qualifizierung und Unterstützung“

Diese unterstützenden Maßnahmen wurden vereinbart:

  • Besuch eines Seminars zum Thema „Effektives Projektmanagement“
  • Zugang zu Softwaretools für Projektmanagement und Kollaboration

Abschnitt „Abweichende Ansichten der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters“

Bedenken, Einwände oder abweichende Vorschläge:

Rajesh Kumar schlug vor, die Kampagne früher zu starten, um den Marktvorteil zu nutzen, hatte jedoch Bedenken hinsichtlich der Vollständigkeit des Werbematerials zu diesem früheren Zeitpunkt.

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