Lieferantenbewertung und LieferantenauswahlPartnerschaft mit Lieferanten aufbauen und pflegen

Ob Bewertung und Auswahl eines Lieferanten richtig waren, zeigt sich bei der Zusammenarbeit. Nutzen Sie diese Erfahrungen, um Ihren Prozess der Lieferantenauswahl zu verbessern (Process Review). Und prüfen Sie, wie sich die Leistungsfähigkeit der Lieferanten im Zeitverlauf ändert (Lieferanten-Audit). Setzen Sie damit Verbesserungen im Lieferantenmanagement um.

Review zur Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl

Haben Sie einen Lieferanten ausgewählt, sollten Sie die Zusammenarbeit im Rahmen eines internen Reviews regelmäßig überprüfen und verbessern. Handelt es sich bei der Lieferantenbeziehung um einen einmaligen Kauf oder Leistungsaustausch, prüfen Sie:

  • Haben sich die Erwartungen erfüllt?
  • Waren die Informationen zur Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl korrekt und ausreichend?
  • Wo gab es Abweichungen zwischen der ursprünglichen Einschätzung und der tatsächlichen Leistung des Lieferanten?
  • Wie ist die Leistungsfähigkeit des Lieferanten im Nachhinein einzuschätzen?
  • Worauf wollen Sie bei der Lieferantenbewertung und bei der Lieferantenauswahl beim nächsten Mal besonders achten?

Mit einigen Lieferanten wollen Sie dauerhaft und regelmäßig zusammenarbeiten. Auch hier wird die Leistungsfähigkeit des Lieferanten regelmäßig überprüft. Führen Sie dazu ein Lieferanten-Audit durch. Klären Sie, welche Aspekte Sie dabei überprüfen und verbessern wollen.

Leiten Sie dann Maßnahmen ab, um Verbesserungspotenziale zu erschließen und die Supply Chain (Wertschöpfungskette) zu optimieren. Anlässe dafür können sein: Wiederholtes Auftreten von Mängeln, Vertragsverlängerungen oder Veränderungen bei der Bedarfsmenge oder im Bestellprozess. Gegebenenfalls sind diese regelmäßigen Prüfungen auch die Grundlage dafür, sich vom Lieferanten zu trennen.

Analyse des Lieferantenstamms

Die Anforderungen an die jeweiligen Lieferanten und die Bewertungskriterien sind nicht nur bei der erstmaligen Lieferantenauswahl wichtig, sondern auch dann, wenn es darum geht, bestehende Lieferanten auf den Prüfstand zu stellen. Das sollte regelmäßig oder bei einem Anlass erfolgen.

Sie können dann Ihre aktuellen Lieferanten wie im vorigen Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels mit den Methoden Punkt-Bewertung, Profilanalyse oder Preisstrukturanalyse erneut bewerten. Gegebenenfalls können Sie die aktuellen Ergebnisse mit denen der früheren Bewertungen vergleichen. So erkennen Sie, ob und wie sich der Lieferant und die Zusammenarbeit mit Ihnen verbessert oder verschlechtert hat.

Dann können Sie im nächsten Schritt Ihre Lieferanten nach ihrer aktuellen Leistung und nach der Bedeutung bewerten, die der Lieferant in Zukunft für Ihr Unternehmen haben wird. Mit dieser Bewertung können Sie alle Lieferanten in einer Matrix (Abbildung 5) verorten, die zeigt, wo zukünftige Handlungsschwerpunkte und Aktivitäten liegen können.

Abbildung 5: Vorgehensweise zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit Lieferanten

Verbesserungspotenziale erschließen

Wichtig ist, Verbesserungspotenziale mit den Lieferanten zu erschließen, mit denen die Zusammenarbeit fortgeführt werden soll, weil

  • die Lieferanten bereits heute sehr leistungsfähig und für das Unternehmen wichtig sind;
  • die Lieferanten wichtige Potenziale besitzen (zum Beispiel Know-how), die für die Zukunft wichtig werden können.

Um Handlungsfelder und Möglichkeiten zur Verbesserung zu identifizieren, sollten Sie Ihre aktuell oder zukünftig wichtigen Anforderungen für die Lieferantenbewertung nutzen und diese halbjährlich oder jährlich (bei Bedarf auch öfter) überprüfen. Einzelne Anforderungen oder Leistungsmerkmale können in einer Kennzahl abgebildet werden, die dann regelmäßig gemessen oder erhoben wird. Manche Unternehmen nutzen Indizes für die Leistungen ihrer Lieferanten etwa in Bezug auf Qualität, Termintreue oder gelieferter Mengen und bewerten die Lieferantenleistung damit kontinuierlich.

Beispiel: Leistungskennzahl Lieferant in der Automobilindustrie

Ein Automobilzulieferer entwickelte eine Kennzahl zur Lieferantenbewertung für die Qualität des Lieferanten. Dabei wird insbesondere berücksichtigt, dass die Qualität auch von der Anzahl der Lieferungen abhängt und entsprechend geglättet werden sollte. Eine spezielle Kennzahl wurde dementsprechend von diesem Unternehmen folgendermaßen definiert:

Quelle: Hartmann, Horst; Orths, Heinrich; Pahl, Hans-Joachim: Lieferantenbewertung – aber wie?, 2004

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine einfache Übersicht über die wichtigen Leistungsmerkmale Ihrer Lieferanten zu führen und zu pflegen. Mit einem „Ampelsystem“ wie in Abbildung 6 werden Schwachstellen schnell sichtbar.

Abbildung 6: Übersicht Leistungsfähigkeit und Ergebnisse des Lieferanten-Audits (Ausschnitt)

Maßnahmenplan für die Zusammenarbeit mit Lieferanten entwickeln

Schließlich sollten Sie einen Maßnahmenplan ableiten, der beschreibt, wie Sie die Zusammenarbeit und die Leistungsfähigkeit des Lieferanten verbessern. Achten Sie dabei darauf: Viele Verbesserungspotenziale betreffen nicht nur den Lieferanten, sondern auch Ihr Unternehmen. Gegebenenfalls müssen Sie in Ihrem Unternehmen Abläufe verändern und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Unterstützen Sie Ihre Lieferanten bei ihren Maßnahmen zur Verbesserung mit Ihrem Know-how oder mit technischen oder personellen Ressourcen. Das ist die Aufgabe des Lieferantenmanagements.

So dienen die Instrumente der Lieferantenbewertung nicht nur der Auswahl des richtigen Lieferanten; sie helfen auch, die tatsächliche Leistungsfähigkeit eines Lieferanten regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen. Veränderungen – insbesondere Verschlechterungen – werden frühzeitig erkannt und Verbesserungen können umgesetzt werden.

Wenn Ihnen an einer fairen und erfolgreichen Lieferantenbeziehung liegt, dann informieren Sie Ihre Lieferanten über Ihre Bewertungsergebnisse. Nur wenn die Lieferanten dieses Feedback bekommen, können sie Ihre Anforderungen richtig erkennen und sich verbessern. Deshalb sollte ein intensiver Informationsaustausch mit dem Vertriebsmitarbeiter, mit dem Servicemitarbeiter oder mit dem Key Account Manager des Lieferanten stattfinden.

Praxis

Prozess und Methoden zur Lieferantenauswahl überprüfen

Führen Sie regelmäßig ein internes Review durch, mit dem Sie prüfen, ob der Prozess zur Lieferantenauswahl (noch) zu Ihren Zielen und Strategien passt.

  • Welche Schwächen erkennen Sie im Prozess zur Lieferantenauswahl?
  • Wie gut stimmen die ursprüngliche Lieferantenbewertung und die tatsächliche Leistung des Lieferanten überein?
  • Wodurch lassen sich Abweichungen begründen?
  • Wie müssen Sie Ihren Prozess verbessern?

Lieferanten regelmäßig überprüfen und bewerten (Lieferanten-Audit)

Überprüfen Sie regelmäßig die Leistungen Ihrer Lieferanten und die Zusammenarbeit.

  • Wo müssen Sie die Zusammenarbeit mit einem Lieferanten unmittelbar überprüfen und Maßnahmen ergreifen? Was ist dafür Anlass? Qualitätsmängel, Terminüberschreitungen, Lieferengpässe?
  • Welche Lieferantenleistung hat sich verschlechtert?
  • Wo stehen neue Verhandlungen und Verträge mit Lieferanten an? Was muss dabei beachtet werden?
  • Wie entwickeln sich die Kennzahlen und Leistungsindikatoren, die Sie im Rahmen der Lieferantenbewertung überprüfen, während der Zusammenarbeit? Wo erkennen Sie Defizite?

Erarbeiten Sie für Ihr Unternehmen im Rahmen des Lieferantenmanagements, wie Sie Ihre Lieferanten regelmäßig bewerten. Ermitteln Sie Schwachstellen und leiten Sie Verbesserungspotenziale ab. Dokumentieren und erläutern Sie die Ergebnisse Ihres Lieferanten-Audits in den folgenden Vorlagen und leiten Sie daraus Maßnahmen zur Verbesserung ab. Dies entspricht auch den Anforderungen der DIN EN ISO 9001, Kapitel 8.4.

Nutzen Sie die folgende Excel-Vorlage, um die wichtigen Kennzahlen und Leistungsindikatoren zu erfassen und zu überwachen. Passen Sie die Auswahl der Kennzahlen an Ihre Ziele und Bewertungskriterien an:

Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit Lieferanten planen

Entwickeln Sie einen Maßnahmenplan (Projektplan), der aufzeigt, was in den kommenden Wochen bei der Zusammenarbeit mit einem Lieferanten verbessert oder geändert werden soll. Beachten Sie, dass diese Maßnahmen vom Lieferant, aber auch in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden müssen; beide Seiten sind gefordert.

Arbeiten Sie dann gemeinsam mit dem Lieferanten diesen Maßnahmenplan ab.