Fehler-Möglichkeiten- und Fehler-Einfluss-Analyse (FMEA)Teams in FMEA-Projekten – Zusammenstellung und Teamarbeit

Die Arbeit im FMEA-Projekt ist meistens ein Wechsel aus Einzel- und Teamarbeit. Im Projektverlauf gibt es Phasen, in denen es auf die kreative und gemeinsame Arbeit im Team ankommt und solche, bei denen Einzelarbeit wichtig ist. Sie können die Bearbeitung der Teilaufgaben in der folgenden Weise organisieren.

Auftraggeber und Projektleiter: Projekt vorbereiten, Aufgabe festlegen und abgrenzen

Jedes FMEA-Projekt braucht einen Anlass und einen Initiator. Wenn es um eine Produkt-FMEA geht, erfolgt diese meist im Rahmen der Produktplanung und Produktentwicklung. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter, der dafür die Verantwortung trägt, plant in Produktentwicklungsprozess ein, dass eine Fehler-Möglichkeiten- und Fehler-Einfluss-Analyse durchgeführt wird. Diese Person ist dann auch Auftraggeber für das FMEA-Projekt.

Der Auftraggeber wendet sich an einen FMEA-Experten und wählt einen geeignete Person für die FMEA-Projektleitung aus. Experte und Projektleitung können ein und dieselbe Person sein. Gemeinsam stimmen sie die Vorgehensweise ab und bereiten das FMEA-Projekt vor. In der Vorbereitungsphase haben dieses Team die folgenden Aufgaben:

  • das Produkt (System) für die FMEA wird genau definiert,
  • alle wichtigen Informationen werden zusammengestellt,
  • eine Zeitplanung für die Durchführung der FMEA wird erstellt,
  • die Teamgröße und Teamzusammensetzung wird bestimmt.

Aus den vorliegenden Informationen erstellen die Projektleitung und der FMEA-Experte ein Systemdiagramm (Strukturanalyse) und ein Funktionsdiagramm (Funktions- und Aufgabenanalyse) für das Produkt, das jeweils alle relevanten Systemelemente enthält und beschreibt. Zudem werden Funktionen zugeordnet. Diese Vorbereitung dient als Startvorlage für die erste Teamsitzung, das FMEA-Kick-off-Meeting.

Hinweis

Vorgehensweise für eine Prozess-FMEA

Die Vorgehensweise im FMEA-Projekt für ein Produkt unterscheidet sich nicht wesentlich, wenn es stattdessen um einen Prozess, also eine Prozess-FMEA geht. Initiator ist in diesem Fall allerdings meist ein Verantwortlicher aus der Betriebsorganisation, aus dem Qualitätsmanagement oder der Produktionsleitung. Außerdem beziehen sich die Informationsrecherche, die Systemanalyse, die Strukturanalyse und die Funktionsanalyse auf den Prozess und nicht ein Produkt.

Dafür finden Sie Methoden und Werkzeuge im Management-Handbuch in den Kapiteln Prozessmanagement, SIPOC, Brown-Paper-Methode, Wertstromanalyse und Störgrundanalyse.

FMEA-Kick-off-Meeting: System, Funktion, Fehlermöglichkeiten und Risiken besprechen

Im FMEA-Kick-off-Meeting stellt die Projektleitung alle Informationen und Analyseergebnisse vor, die im Rahmen der Projektvorbereitung zusammengestellt wurden. Er erläutert, wie das FMEA-Projekt ablaufen soll, wie der Zeitplan aussieht und welche Aufgaben die Teammitglieder übernehmen sollten. So wird ein gemeinsames Verständnis über das Produkt, das System und die Ziele hergestellt.

Das gemeinsame Verständnis für die Systembeschreibung und die Funktionsbeschreibung ist besonders wichtig. Erst wenn alle Teammitglieder sagen: Ja, so ist die Beschreibung korrekt, kann weitergearbeitet werden.

Schon beim ersten FMEA-Kick-off-Meeting werden mögliche Fehlfunktionen für das betrachtete System identifiziert und besprochen. Auch hier ist es wichtig, dass im Team eine gemeinsame Sichtweise entwickelt wird. Wichtig ist dabei, eine für die Risikobewertung geeignete und sinnvolle Betrachtungs- und Detaillierungsebene zu wählen.

Projektleitung: Teamarbeit im FMEA-Formblatt aufbereiten

In der Aufbereitungsphase erstellt die FMEA-Projektleitung aus den Ergebnissen des FMEA-Team-Meetings das FMEA-Formblatt. Das kann mithilfe einer Software erfolgen. Dazu füllt sie die einzelnen Spalten des Formblatts mit den Informationen, die mit der Projektvorbereitung und mit der Teamarbeit zusammengetragen, ergänzt, diskutiert und bewertet wurden. Mit dem FMEA-Formblatt wird deutlich:

  • System (Produkt oder Prozess), um das es geht; mit allen Komponenten
  • Funktionen, die das System erfüllen soll
  • mögliche Fehler, Fehlerursachen und Fehlerfolgen
  • Bewertungssystematik (Punktevergabe von 1 bis 10 für Wahrscheinlichkeit des Auftretens und des Erkennens sowie für die Bedeutung und Folgen eines Fehlers)
  • Vorschlag für Bewertungen

Teamarbeit: FMEA-Formblatt besprechen und Ergebnisse bewerten

In der zweiten Phase der Teamarbeit wird die sogenannte Formblattarbeit durchgeführt. Das Team bespricht die möglichen Fehlfunktionen, Fehlerursachen, Fehlerfolgen und das Bewertungsraster. Anschließend führt es die Bewertungen durch. Gemeinsam werden so die Risikoprioritätszahlen ermittelt und die Risiken bewertet.

Daraus wird gemeinsam abgeleitet, welche Fehler vor allem bearbeitet werden müssen und welche Maßnahmen deshalb wichtig sind. Es wird im Team ein Maßnahmenplan erstellt, um die Schwachstellen zu beseitigen und Produkte oder Prozesse zu verbessern.

In dieser Phase kann eine Workshop-Moderation die Teamarbeit unterstützen. Sie strukturiert und moderiert die Diskussion und sammelt die Beiträge gemeinsam mit der Projektleitung im FMEA-Formblatt. Außerdem hilft die Moderation bei der Bewertung der Risiken, indem sie entsprechende Bewertungsmethoden für die Teamarbeit einsetzt.

Projektleitung: Dokumentation erstellen

Die FMEA-Projektleitung erstellt die Dokumentation und fasst im Anschluss an das zweite Team-Meeting alle Ergebnisse zusammen und leitet dies an den Auftraggeber, die Produktplanung und Produktentwicklung und die Teammitglieder weiter. Diese Dokumentation erfüllt insbesondere folgende Zwecke:

  • Produktplanung und Produktentwicklung wissen, worauf sie im weiteren Verlauf des Entwicklungsprojekts achten müssen.
  • Sie und gegebenenfalls andere betroffene Fachbereiche setzen die im FMEA-Projekt herausgearbeiteten Maßnahmen um; sie arbeiten den Maßnahmenplan ab.
  • Mit der FMEA-Dokumentation kann geprüft werden, ob die Maßnahmen am Ende die erwarteten Ergebnisse gebracht haben; oder wo nachjustiert werden muss.
  • Die Dokumentation dient gegenüber Kunden und bei Produktmängeln in der Nutzungsphase (Produkthaftung) als Beleg für die Sorgfaltspflichten im Vorfeld.

Qualitätskultur im Unternehmen mit FMEA fördern

Die FMEA kann ein wichtiger Bestandteil der lernenden Organisation sein. Deshalb kommt es beim letzten Schritt vorrangig darauf an, deutlich zu machen, was im Rahmen der FMEA analysiert wurde und welche Maßnahmen zur Verbesserung und zur Eingrenzung des Fehlerrisikos beschlossen wurden.

Die FMEA-Projektleitung sollte überprüfen und sichtbar machen, ob und in welchem Umfang diese Maßnahmen dann auch tatsächlich in den betroffenen Bereichen umgesetzt werden. Es sollte überprüft werden, ob sich mit der Zeit die erwarteten Verbesserungen einstellen. Ansonsten kann eine weitere FMEA hilfreich sein.

Schließlich muss die FMEA-Projektleitung die Ergebnisse des Teams im Unternehmen kommunizieren. Sie kann dafür eine spezielle Präsentation erstellen, in der die wichtigen Ergebnisse zusammengefasst sind. Diese richtet sich hauptsächlich an die betroffenen Fachabteilungen, an die Leitung des Qualitätsmanagements, an die Geschäftsleitung und bei Bedarf auch an Kunden oder Lieferanten.

Wenn die FMEA-Erfahrungen ausreichend dokumentiert sind, können andere FMEA-Teams von diesen Erfahrungen profitieren. So entwickelt sich eine positive Fehlervermeidungskultur im ganzen Unternehmen.

Praxis

Für die Projektarbeit und Teamarbeit rund um die Fehler-Möglichkeiten- und Fehler-Einfluss-Analyse gelten die gleichen Regeln und Methoden wie für Projektmanagement und Teamarbeit allgemein. Folgende Vorlagen aus dem Methodenkoffer für Projektmanagement können Sie für Ihr FMEA-Projekt einsetzen.

Mit dem folgenden Regieplan können Sie die FMEA-Meetings oder Workshops vorbereiten und durchführen, um im Team die Systemanalyse, Funktionsanalyse und Fehleranalyse zu besprechen und die Risiken nach dem FMEA-Formblatt zu bewerten.

Erstellen Sie Ihre Produkt-FMEA oder Prozess-FMEA. Achten Sie dabei auf eine exakte und gewissenhafte Vorgehensweise in Ihrem FMEA-Team.