DebriefingVorgehensweise beim Debriefing und bei der Übergabe von Aufgaben

Nutzen Sie die folgenden Erläuterungen für das Debriefing und das Übergabegespräch mit Mitarbeitern, die Ihr Team verlassen. Klären Sie, worum es beim Debriefing gehen soll, wer dabei eingebunden ist, welche Informationen und Dokumente Sie brauchen und wie Sie vorgehen. Nutzen Sie bereits dokumentierte Informationen und lassen Sie sich den Arbeitsplatz zeigen und alles erklären.

Bedeutung des Mitarbeiters als Ausgangspunkt für das Debriefing

Welche Rolle spielte die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter in Ihrem Team und für das Unternehmen? Aus welchen Gründen verlässt die Person Ihre Abteilung oder das Unternehmen? Das sind die zwei zentralen Fragen, die Sie sich zunächst stellen müssen. Denn damit legen Sie Ihren Standpunkt und Startpunkt fest, von dem aus Sie ein wirksames Debriefing durchführen können.

Die Bedeutung und Rolle der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters ergibt sich aus der Stelle, Funktion und den Aufgaben, die sie oder er wahrgenommen hat. Darüber hinaus spielt auch die Beschäftigungsdauer im Unternehmen eine große Rolle. Denn je länger Beschäftigte dabei waren, desto mehr Wissen und Erfahrungen dürften sie gesammelt haben.

Genauso wichtig ist die Situation, in der sich die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter selbst befindet. Wie ist die Stimmung bei der betreffenden Person und in der Abteilung? Trennt man sich in einem freundschaftlichen Verhältnis? Ist davon auszugehen, dass ein Gespräch in offener und positiver Atmosphäre verläuft? Bestehen dazu ernsthafte Bedenken, dann muss dies bei einem Gespräch angemessen berücksichtigt werden. Denn die Bedeutung und Vollständigkeit der Informationen, die man im Debriefing erhält, kann davon abhängen.

Wer beim Debriefing dabei ist

Die Teamleitung oder der Vorgesetzte hat die Aufgabe, ein Debriefing zu veranlassen, und muss sicherstellen, dass es durchgeführt wird, bevor der betreffende Mitarbeiter seine Stelle und das Unternehmen verlässt. Er oder sie muss aber beim Debriefing selbst gar nicht unbedingt dabei sein. Oft ist es sogar besser, wenn das Debriefing oder Übergabegespräch mit der ausscheidenden Person von Kollegen geführt wird. In jedem Fall sollten sie dabei sein. Das betrifft die Kollegen, zu denen die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter ein gutes Verhältnis hat. Es können aber auch Kollegen sein, mit denen die ausscheidende Person eng zusammengearbeitet hat. Gegebenenfalls sollen Kollegen einen Teil der Aufgaben übernehmen; dann ist es erst recht wichtig, dass sie dabei sind.

Der Vorteil beim Debriefing mit Kollegen: Sie werden als Gesprächspartner besser akzeptiert. Dazu müssen diese Kollegen ein vergleichbares Know-how wie die ausscheidende Mitarbeiterin oder der ausscheidende Mitarbeiter mitbringen. So fällt auch das Erklären und Verstehen der Aufgaben und Prozesse leichter.

Steht die Nachfolge bereits fest und ist sie verfügbar, sollte auch diese Person in den Übergabeprozess einbezogen werden. Aber: Es kann Gründe geben, dass ein Nachfolger von der Arbeitsweise seines Vorgängers nicht zu sehr geprägt werden sollte; dann ist eine Teilnahme des Nachfolgers zu vermeiden.

Worum es im Debriefing nicht geht

Stellen Sie vor dem Debriefing oder Übergabegespräch klar, dass es nicht um eine Beurteilung der Arbeit und der Leistungen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters in der Vergangenheit geht. Es soll keine nachträgliche Beurteilung oder gar Schuldzuweisung geben. Der einzige Zweck des Gesprächs ist es, die wertvollen Erfahrungen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters für die Kollegen und für das Unternehmen zu sichern. Dies soll als Zeichen der Anerkennung der Mitarbeiterleistungen und des Expertenstatus gewertet werden. Führen Sie das Gespräch ausschließlich unter diesem Vorzeichen.

Alle Informationen für das Debriefing nutzen

Die Aufgaben und Tätigkeiten der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters sind vielleicht schon in Ihrem Unternehmen dokumentiert. Das betrifft zum Beispiel die Abläufe und Prozesse, in die die Person und ihre Stelle eingebunden sind. Nutzen Sie diese Unterlagen als Grundlage für das Debriefing und das Übergabegespräch. Beispiele für hilfreiche Dokumente sind:

  • Stellenbeschreibung
  • Dokumentation der Arbeitsabläufe und Prozessbeschreibungen
  • Beschreibung des Arbeitsplatzes
  • Handlungsanleitungen
  • Bedienungsanleitungen
  • Arbeitsanweisungen
  • Vorlagen und Formulare
  • besondere Werkzeuge oder Hilfsmittel
  • Wikis
  • Checklisten oder Notizen, die vom Mitarbeiter erstellt wurden

Stellenbeschreibung für das Debriefing nutzen

Gibt es in Ihrem Unternehmen Stellenbeschreibungen? Dort sollte festgehalten sein, was zu den Aufgaben der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters gehört. Nutzen Sie diese Stellenbeschreibung, um folgende Fragen zu klären:

  • Welche Aufgaben wurden in welchem Umfang erledigt?
  • Wie hat der Mitarbeiter diese Aufgaben erledigt?
  • Welche Aufgabenbeschreibungen werden genutzt?
  • Was hat gut funktioniert? Was hat nicht gut funktioniert?
  • Hat der Mitarbeiter Aufgaben erledigt, die nicht in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind? Warum?

Überprüfen Sie gemeinsam mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter, ob die Stellenbeschreibung die Aufgaben korrekt beschreibt – oder welche Änderungen aus Mitarbeitersicht vorgenommen werden müssten.

Tipp: Stellenbeschreibung nach dem Debriefing überarbeiten

Nutzen Sie die Informationen aus dem Debriefing und aus dem Übergabe- oder Abschlussgespräch und überarbeiten Sie die Stellenbeschreibung, wenn nötig. Was in einer Stellenbeschreibung festgehalten ist und wie diese aufgebaut sind, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel zu Stellenbeschreibungen.

Prozessbeschreibung für das Debriefing nutzen

Die Dokumentation von Arbeitsabläufen ist Voraussetzung und Garant dafür, dass die Qualitätsstandards im Unternehmen eingehalten werden. Wenn Sie einen Stellenwechsel nutzen, um Arbeitsabläufe und Tätigkeiten zu besprechen und festzuhalten, ergeben sich dadurch Hinweise für ein besseres Qualitätsmanagement und für eine Verbesserung der Prozesse.

Dafür ist es wichtig, dass Sie im Debriefing die Prozesse, Arbeitsabläufe und einzelne Tätigkeiten gemeinsam genauer betrachten und klären:

  • Welche Arbeitsmethoden und Hilfsmittel werden genutzt?
  • Welche Dokumente werden bearbeitet?
  • Wie ist die Ablage strukturiert?
  • Mit welchen Personen wird zusammengearbeitet?
  • Welche Kontakte zu Kunden, Lieferanten oder anderen Partnern werden gepflegt?
  • Welche Schnittstellen gibt es zu anderen Abteilungen oder anderen Unternehmen?
  • Welche Erfahrungen wurden dabei gesammelt?
  • Wo kann es zu Fehlern, Verzögerungen oder Missverständnissen kommen?
  • Was könnte im Ablauf verbessert werden?
  • Was sollte man unbedingt wissen?

Tipp: Prozesse und Abläufe verbessern

Wenn Sie die Stellenbeschreibung und die Prozessbeschreibung mit dem vergleichen, was Ihnen der ausscheidenden Mitarbeiter im Debriefing sagt, können Sie erkennen, ob bestimmte Tätigkeiten und Abläufe in Zukunft anders und besser gestaltet werden müssen. Nutzen Sie dazu die Vorgehensweise zum Prozessmanagement im entsprechenden Handbuch-Kapitel. Gerade bei einem Stellenwechsel werden Chancen und Möglichkeiten für Verbesserungen sichtbar. Und es ist für die Vorgesetzten bei einem Personalwechsel meistens auch leichter, diese in die Praxis umzusetzen.

Arbeitsplatzbesichtigung für das Debriefing durchführen

Um zu erkennen, wie Aufgaben erledigt und Abläufe gestaltet sind, ist eine Arbeitsplatzbesichtigung besonders zu empfehlen. Wenn möglich, sollten das Debriefing und das Abschlussgespräch auch am Arbeitsplatz stattfinden. So wird noch einmal eindrücklich sichtbar, worauf es bei den einzelnen Aufgaben und Abläufen aus Sicht der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters ankommt.

Das systematische Durchleuchten des Arbeitsplatzes bringt auch solche Aspekte zum Vorschein, die von der Mitarbeiterin oder vom Mitarbeiter ansonsten nicht erinnert werden. Erst der direkte Kontakt und der unmittelbare Umgang mit den Arbeitswerkzeugen im gewohnten Umfeld machen dieses Wissen und diese Erfahrungen sichtbar. Dabei können auch „Kleinigkeiten“ eine wichtige Rolle spielen. Bespiele dafür sind:

  • Anordnung von Ablagefächern
  • genutzte Unterlagen
  • Merkzettel oder Notizen
  • Checklisten
  • Telefonlisten
  • Werkzeuge und Hilfsmittel

Interne Unterlagen und Dokumentationen für das Debriefing nutzen

Eventuell gibt es für den Arbeitsplatz spezielle Handlungsanleitungen, Handbücher oder andere Dokumente, die für die Erfüllung der Aufgaben wichtig sind. Diese Dokumentationen beschreiben, welche Tätigkeiten und Abläufe an diesem Arbeitsplatz durchzuführen sind. Auch sie sind eine Quelle, das Wissen und die Erfahrungen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters zu ermitteln und festzuhalten.

Gerade dann, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter für sich selbst solche Handlungsanleitungen erstellt hat, spiegeln diese wichtige Wissensinhalte wider. Sie sollten „sichergestellt“ und für die Zukunft genutzt werden. Manche Unternehmen werten solche Informationen systematisch aus, dokumentieren diese und stellen sie allen Kollegen, die sie brauchen, zur Verfügung.

Aufgaben und Tätigkeiten persönlich besprechen

Nutzen Sie beim Debriefing nicht nur die Informationen auf Papier, sondern besprechen Sie alles mit der Mitarbeiterin und dem Mitarbeiter, die das Team oder das Unternehmen verlassen. Lassen Sie sich die Aufgaben, die Abläufe, die Tätigkeiten und das Vorgehen von der jeweiligen Person genau erklären und vielleicht sogar vormachen. Klären Sie dabei die Fragen, die oben bei der Stellenbeschreibung und bei der Prozessbeschreibung bereits genannt sind.

Sprechen Sie dabei vor allem über das Wie, Wofür und Warum der jeweiligen Tätigkeit. Schreiben Sie bei diesem Gespräch alle Informationen, Hinweise, Vorschläge und Tipps auf, die Sie von Ihrem Gesprächspartner, der ausscheidenden Person, erhalten. Vielleicht sind auch die Kolleginnen und Kollegen dabei, die eng mit dieser Person zusammengearbeitet haben. Diese können die Aussagen ergänzen, präzisieren oder ihre Sicht der Dinge darstellen. Auch das sind manchmal hilfreiche Informationen für das Debriefing.

Hinweis: Dokumentation im Intranet oder in einem Wiki

Die Informationen aus dem Debriefing sind oft eine gute Grundlage für das Wissensmanagement. Wenn Sie die Ergebnisse des Übergabegesprächs mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter dokumentieren, sollten Sie die Ergebnisse ins Intranet oder ein Wiki einstellen. Ergänzen Sie dort auch besonders hilfreiche Checklisten, Werkzeuge oder Erfahrungsberichte, die Sie im Debriefing identifizieren. Dann sind diese wertvollen Informationen auch für andere leicht verfügbar.

Praxis

Ziele und Inhalte für das Debriefing klären

Mit einer ersten Einschätzung zur Bedeutung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters können Sie klären, wie wichtig ein Debriefing für Sie, Ihre Abteilung und das Unternehmen ist und wie umfassend es deshalb sein sollte. Beantworten Sie dazu die folgenden Fragen, bevor Sie das Debriefing und das Übergabegespräch planen:

  • Welche Position hat der betroffene Mitarbeiter im Unternehmen eingenommen (Sachbearbeiter, Fachexperte oder Führungskraft)?
  • Wie lange war die Person im Unternehmen und in dieser Position?
  • Welche Erfahrungen könnte die Person gesammelt haben? Was waren ihre Stärken und was ihre Schwächen?
  • In welcher Form gibt es bereits Dokumentationen darüber, was der Mitarbeiter getan hat; zum Beispiel Stellenbeschreibungen, Prozessbeschreibungen, Memos oder Arbeitsvorlagen, die angefertigt wurden?
  • Wie hat der Mitarbeiter die Aufgaben erfüllt? Waren Sie mit den Leistungen zufrieden? Oder erkennen oder vermuten Sie Verbesserungspotenziale?
  • Wie ist Ihr persönliches Verhältnis zur betroffenen Person? Und welches Verhältnis haben die Kollegen zu ihr – in der Vergangenheit und jetzt in der aktuellen Situation?
  • Wie würden Sie die Person charakterisieren – in einem Wort oder in einem Satz? Was war typisch für sie? Wie war der Stellenwert für Ihre Abteilung und für das Unternehmen?

Mit den Antworten auf diese Fragen können Sie besser einschätzen, in welcher Form ein Debriefing und ein Abschlussgespräch stattfinden können. Zudem können Sie die Aussagen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters besser beurteilen und bezüglich ihres Werts einschätzen. Nutzen Sie für die Planung des Debriefings folgende Vorlage.

Stellen-, Aufgaben-, Prozess- und Ablaufbeschreibungen für das Debriefing nutzen

Wenn es in Ihrem Unternehmen bereits dokumentierte Informationen wie Stellen-, Aufgaben-, Prozess- oder Ablaufbeschreibungen gibt, dann nutzen Sie diese beim Debriefing. Gehen Sie aber auch davon aus, dass die Informationen auf dem Papier nicht unbedingt mit der Praxis und dem Alltag und mit dem, was wirklich wichtig ist, übereinstimmen müssen. Deshalb:

  • Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sollen die Beschreibungen und Dokumente in eigenen Worten erläutern und bewerten.
  • Lassen Sie die für den Arbeitsplatz wichtigen Abläufe aufzeichnen.
  • Sie sollen sagen, was sie in der Praxis anders gemacht haben, als es dokumentiert ist, und erklären, warum.
  • Sie können einzelne Tätigkeiten vorführen.
  • Lassen Sie sich den Arbeitsplatz zeigen.
  • Lassen Sie sich spezielle Unterlagen, Checklisten, Notizen oder Kontaktdaten zu anderen Personen am Arbeitsplatz zeigen und erklären.

Für wichtige und komplexe Abläufe kann die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter bereits im Vorfeld des Debriefings oder Übergabegesprächs diese Informationen zusammenstellen und die Arbeitsabläufe beschreiben. Nutzen Sie für die Prozessbeschreibung die folgenden Grafikvorlagen zur Visualisierung als Beispiele und Vorlagen für die Beschreibung durch den Mitarbeiter.

Fragen zur Prozessbeschreibung im Übergabegespräch

Gehen Sie nach Erstellen oder Konkretisieren der Prozessbeschreibung die Arbeitsschritte im Übergabegespräch gemeinsam mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter durch. Lassen Sie sich erläutern:

  • Worauf kommt es aus der Sicht der ausscheidenden Person bei den Arbeitsschritten besonders an?
  • Welche Kontakte zu anderen Personen sind dabei wichtig?
  • Wo lauern Fallen?
  • Was macht dabei besondere Probleme?
  • Welche Erfahrungen hat die Person am Arbeitsplatz gemacht?
  • Was hätte besser anders gemacht werden sollen?
  • Was könnte in Zukunft besser gemacht werden?
  • Was müssen andere (Nachfolger) dazu alles außerdem wissen?

Aufgaben, Abläufe, Wissen und Erfahrungen mit dem Debriefing dokumentieren

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter ausscheidet, sollten Sie deren Arbeitsbereich gemeinsam analysieren. Dokumentieren Sie dabei die Erkenntnisse, Ergebnisse und das, was Sie im Gespräch erfahren, für folgende Aspekte:

  • Analysieren Sie die Stelle: Welche Aufgaben wurden erfüllt? Was hat die Person alles außerdem geleistet?
  • Analysieren Sie die Arbeitsabläufe und Prozesse: Wie wurden die Aufgaben erfüllt?
  • Analysieren Sie den Arbeitsplatz: Wie war die Arbeit organisiert?

Reflektieren Sie dabei Ihre Erkenntnisse aus dem Gespräch und der Analyse:

  • Was ist im Sinne des Know-how-Erhalts und der Wissens- und Erfahrungssicherung von Bedeutung?
  • Welche Maßnahmen zur Wissenssicherung müssen ergriffen werden?
  • Was sollte für andere aufgeschrieben und dokumentiert werden?
  • Was darf auf keinen Fall verloren gehen?

Nutzen Sie für Ihre Analyse bereits vorhandene Dokumentationen, die für den Arbeitsplatz relevant sind. Erstellen Sie ein Übergabeprotokoll auf der Grundlage des Gesprächs mit dem ausscheidenden Mitarbeiter. Halten Sie in der folgenden Vorlage und Checkliste die Erkenntnisse und alle wichtigen Informationen dazu fest.

Auch wenn das Debriefing und das Abschlussgespräch durchgeführt werden, bleibt ein Risiko, dass mit dem Weggang eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin wertvolles und für das Unternehmen wichtiges Wissen verloren geht. Deshalb sollte das Debriefing nicht nur für die Stellenübergabe genutzt werden, sondern einen Beitrag für das Wissensmanagement im Unternehmen insgesamt leisten. Wie das funktioniert, erfahren Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.

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