Projektmanagement mit ExcelInitiieren: Vom Projektauftrag zum Projekt-Kick-off-Meeting

Wenn Entscheider den Startschuss für ein Projekt gegeben haben, müssen einige vorbereitende Aufgaben erledigt werden. Hier ist die Projektleitung gefragt. Sie muss die Stakeholder und ihre Anforderungen kennen, Ziele klären, Rahmenbedingungen beachten und das Team zusammenstellen.

Aufgaben der Projektvorbereitung

Mit dem Projektauftrag startet das Projekt. Vor der eigentlichen Projektplanung, als Detaillierung und Fortschreibung des Projektantrags, müssen noch Rahmenbedingungen geklärt und Grundlagen für die Projektarbeit geschaffen werden. Die folgenden Aufgaben sind im Rahmen der Projektinitiierung und Projektvorbereitung zu erledigen:

  • Anforderungen ermitteln (gegebenenfalls Pflichtenheft bzw. Lastenheft erstellen)
  • Projektinhalte bestimmen (aus den Anforderungen ableiten)
  • Projektziele bestimmen (sofern nicht schon beim Projektantrag entsprechend formuliert)
  • Liefergegenstände und Ergebnisse des Projekts beschreiben (sofern nicht schon beim Projektantrag entsprechend formuliert)
  • Qualitätskriterien bestimmen
  • Wirtschaftlichkeit des Projekts analysieren (woran wird der wirtschaftliche Erfolg festgemacht?)
  • Risiken identifizieren
  • Projektteam zusammenstellen
  • Projektorganisation planen
  • Kommunikation im Projekt planen
  • Gremien einrichten (zum Beispiel Lenkungskreis, Fachbeirat etc.)

Das Kick-off-Meeting

Das Projekt im engeren Sinne startet oft mit einer sogenannten „Kick-off-Veranstaltung“. Diese kann am Ende der Initiierungsphase durchgeführt werden. Denn mit der Projektvorbereitung liegen die wichtigen Eckdaten für die detaillierte Projektplanung (siehe nächster Abschnitt) vor. Sie können beim Kick-off-Meeting präsentiert werden.