Projektmanagement mit ExcelAbschließen: Projektabnahme organisieren und Projekt formal beenden

Jedes Projekt braucht einen formalen Projektabschluss. Davor müssen letzte offene Punkte erledigt, ein Abschlussbericht geschrieben und die Erfahrungen ausgetauscht werden. War das Projekt erfolgreich, darf das auch gefeiert werden.

Projektabnahme

Ein besonders wichtiger Meilenstein in jedem Projekt ist die Übergabe der Ergebnisse oder Produkte. Der Auftraggeber des Projekts, der Projektsponsor oder andere relevante Personen nehmen das Projekt ab. Sie überprüfen die Ergebnisse bezüglich der vereinbarten Leistungen und der Qualität, sowie der Kosten und Termine und vergleichen diese mit den zu Projektbeginn und mit dem Projektauftrag vereinbarten Zielen und Anforderungen (Lastenheft). Ist der Auftraggeber zufrieden, gilt der Projektauftrag als erfüllt. Das Projekt kann formal abgeschlossen werden. Dies wird durch ein Abnahmeformular schriftlich dokumentiert.

Für die Projekt- oder Produktübergabe wird meistens ein Termin vereinbart, bei dem die Projektergebnisse präsentiert, vorgeführt oder begutachtet werden. Teilweise werden einzelne Arbeitspakete oder Aufgaben einzeln übergeben und abgenommen. Der Projektabschluss erfolgt in Stufen.

Offene Punkte zum Abschluss abarbeiten

Mit der Projektabgabe und Projektabnahme tauchen häufig noch offene Punkte auf. Sie müssen noch abgearbeitet werden. Dazu wird gemeinsam mit dem Auftraggeber eine „Offene-Punkte-Liste“ zum Projektabschluss erstellt. Zudem müssen gegebenenfalls letzte Rechnungen bezahlt sowie Verträge beendet oder gekündigt werden.

Ebenfalls wichtig ist, dass der Projektleiter den Projektablauf und die Ergebnisse aus seiner Sicht überprüft: Wurden die Projektziele erreicht? Wie zufrieden sind der Auftraggeber und die Stakeholder? Entsprechen die Liefergegenstände und das Ergebnis den Erwartungen? Wurden Termine, Kosten und Qualitätsanforderungen eingehalten und erfüllt? Wie zufrieden sind die Projektpartner (Lieferanten) und die Projektmitarbeiter?