Projektmanagement mit ExcelVorbereiten: Von der Projektidee zum Projektantrag

Ein Projekt kann im Unternehmen erhebliche Personalkapazität binden und hohe Kosten verursachen. Deshalb muss mit der Projektvorbereitung geklärt und vermittelt werden, warum das Projekt wichtig ist. Jedes Projekt braucht einen Projektantrag und muss akquiriert werden.

Was ist der Anlass des Projekts?

Am Anfang steht eine Idee, ein Problem oder eine für das Unternehmen neuartige Aufgabe. Um sie zu realisieren oder zu lösen, muss ein Projekt so vorbereitet werden, dass die Entscheidungsträger sagen können, ob es das Projekt überhaupt geben soll oder nicht. Das Projekt muss akquiriert werden. Oft ergibt sich die Projektidee oder die Projektnotwendigkeit aus einer neuen Situation, die sich für das Unternehmen ergeben hat: Gesetzliche Vorgaben müssen eingehalten werden, Kunden haben neue Anforderungen, Prozesse sollen kostengünstiger werden etc. Auslöser für ein Projekt können auch Vorläuferprojekte, Vorstudien oder übergeordnete Konzepte sein.

Wie wichtig ist das Projekt?

Insbesondere dann, wenn viele Projekte gleichzeitig durchgeführt werden, müssen die knappen Ressourcen den wirklich wichtigen Projekten zugeordnet werden. Deshalb ist zuerst eine Entscheidung notwendig, ob die vorhandene Idee überhaupt in Form eines Projekts bearbeitet werden muss oder kann. Dazu muss ein Projektantrag gestellt werden. Zur Bewertung des Antrags wägen die Entscheider mehrere Kriterien ab und überprüfen das Projekt auf Stimmigkeit mit dem bestehenden Projektportfolio.

Um die Wichtigkeit eines (neuen) Projekts und damit seinen Stellenwert im Unternehmen und im Projektportfolio zu bestimmen, muss gleich zu Beginn geklärt werden, welches Ziel mit dem Projekt verfolgt werden soll. Das kann unterschiedliche Aspekte betreffen.