ProjektabschlussDie Projektabnahme organisieren und durchführen

Mit der Projektabnahme übergeben Sie die Projektergebnisse an den Auftraggeber. Dieser testet und bewertet die Projektergebnisse sowie Qualität, Termine und Kosten. Erst wenn der Auftraggeber die Projektabnahme schriftlich bestätigt, können Sie das Projekt beenden und abrechnen.

Projektergebnisse übergeben und prüfen lassen

Der formale Abschluss eines Projekts erfolgt dadurch, dass Sie Ihre Projektergebnisse an den Projektauftraggeber und an die Projektnutzer übergeben. Diese prüfen, ob und inwieweit diese Ergebnisse mit den zu Projektbeginn festgelegten Erwartungen übereinstimmen.

Darüber hinaus wird im Rahmen der Projektabnahme auch geprüft und besprochen, ob die ursprünglichen Projektziele erreicht sind. Das betrifft die Qualität der Projektergebnisse, Aufwand und Kosten sowie den Zeitplan.

Was dabei beachtet wird, hängt von der Art des Projektergebnisses ab. Wenn ein Produkt entwickelt wurde, wird dieses im Rahmen der Projektabnahme getestet, und eine Qualitätskontrolle wird durchgeführt. Wenn im Projekt Prozesse verändert, Dienstleistungen erbracht oder andere immaterielle Maßnahmen durchgeführt wurden, dann werden die zu Projektbeginn definierten Ziele überprüft, inwiefern sie erreicht sind. Das lässt sich meist an Indikatoren zur Zielerreichung festmachen. Wenn zu Beginn des Projekts ein Pflichtenheft erstellt wurde, werden die dort aufgeführten Punkte geprüft.

Projektabnahme vom Auftraggeber bestätigen lassen

Liegt das erwartete Projektergebnis in der geforderten Qualität vor, dann wird es vom Auftraggeber abgenommen. Handelt es sich um einen externen Auftraggeber, zum Beispiel einen Kunden, dann geht es vor allem darum, die vertraglich vereinbarten Leistungen und ihre Erbringung zu prüfen und sich bestätigen zu lassen, dass diese Pflichten erfüllt sind. Dazu sollte schriftlich festgehalten werden:

  • Ist die Qualität der Projektergebnisse oder des Produkts in Ordnung? Falls das nicht der Fall ist, kann Nacharbeit, Nachbesserung oder Preisnachlass gefordert werden. Es kommt zu einem zusätzlichen Mehraufwand im Projekt.
  • Wurden die vereinbarten Termine eingehalten? Falls das nicht der Fall ist, kann es zu Vertragsstrafen kommen. Das belastet das Projekt-Budget.
  • Ist das Projekt-Budget eingehalten? Dazu wurde vertraglich ein Preis für das Projektergebnis vereinbart. Wenn die Projektkosten diesen Preis (das Projekt-Budget) überschreiten, geht dies zu Lasten des Auftragnehmers; außer: es wurden Preisgleitklauseln oder eine Abrechnung nach Aufwand vereinbart.

Auch bei einem unternehmensinternen Auftraggeber können diese Kriterien mit der Projektabnahme geprüft und dokumentiert werden. Zumindest werden Zielerreichung, Qualität des Projektergebnisses, Projektverlauf, Termineinhaltung und Budgeteinhaltung im Rahmen der Projektabnahme überprüft und bewertet.

Projektabnahme zeitlich einplanen

Sie müssen mit dem Auftraggeber aushandeln, wann die Projektabnahme erfolgen kann. Dieser Termin sollte zwar im Projektauftrag bereits festgehalten sein; in der Praxis ergeben sich aber oft Terminverschiebungen, sodass am Ende der tatsächliche Abnahmetermin individuell vereinbart werden muss. Damit die Projektabnahme möglich ist und Sie dafür einen Termin vereinbaren können, sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Das Projektergebnis muss zumindest in einem funktionsfähigen Zustand sein, sodass es den Gebrauchszweck des Auftraggebers erfüllen kann.
  • Ihr Auftraggeber war während des bisherigen Projektverlaufs in der Regel zufrieden mit Ihnen – er hat Vertrauen in Sie und in das Projektergebnis.
  • Ihr Auftraggeber hat einen Nutzen, wenn er das Ergebnis zum geplanten Termin übernimmt.
  • Sie können Ihrem Auftraggeber aufzeigen und bestätigen, bis wann die Restarbeiten abgeschlossen sein werden.

Planen Sie rechtzeitig den Abnahmetermin ein und stellen Sie sicher, dass bis dahin alle Aufgaben und Arbeitspakete zu 100 Prozent fertig sind, die für die Abnahme zwingend erforderlich sind. Oft bleiben auch danach noch einige Arbeiten offen. Besprechen Sie mit dem Auftraggeber, wie damit verfahren werden soll.

Restaufgaben und Nachlieferungen festhalten

Erstellen Sie gemeinsam mit dem Auftraggeber eine Offene-Punkte-Liste, damit dokumentiert wird, was er von Ihnen noch verlangen und erwarten kann – und was nicht. Denn manche Auftraggeber verschieben von sich aus den Abnahmetermin oder stellen immer wieder Nachforderungen, nur damit das Projekt nicht abgenommen werden muss (wenn der Auftraggeber beispielsweise in Zahlungsschwierigkeiten ist).

Legen Sie deshalb mit dem Auftraggeber verbindlich fest:

  • Abnahmetermin mit Datum und Uhrzeit
  • Leistungen, die abgenommen werden sollen gemäß Projektauftrag oder Pflichtenheft
  • zum Abnahmetermin noch offene Aufgaben
  • wie und wann diese offenen Aufgaben noch bearbeitet werden
  • welche Nachforderungen es von Seiten des Auftraggebers gibt und wie Sie beide damit umgehen

Übergabeprotokoll erstellen

Die Leistungen und die noch offenen Punkte werden bei der Abnahme in einem Übergabeprotokoll dokumentiert, das beide Seiten, Auftraggeber und Projektleitung, unterschreiben. Sie verpflichten sich dann beide zu den abschließenden Leistungen; der Auftraggeber zur Honorierung des Projekts, die Projektleitung zur Abarbeitung aller noch offenen Punkte.

Mit der Projektabnahme durch einen externen Auftraggeber wird in vielen Fällen eine Forderung ausgelöst. Sie können dann beispielsweise eine Rechnung, wie im Zahlungsplan vereinbart, stellen.

Bei internen Projekten kann eine Kostenverrechnung auf entsprechende Kostenstellen erfolgen. Möglicherweise sind mit dem Projektabschluss besondere Zahlungen an Mitglieder des Projektteams verbunden (Prämien). Es kann auch Vermerke in der Personalakte geben: „Mitarbeiterin Müller hat erfolgreich das Projekt geleitet“.

Wenn die offenen Punkte, die im Übergabeprotokoll festgehalten sind, erfüllt und erledigt sind, lassen Sie sich dies ebenfalls schriftlich bestätigen. Das kann durch ein entsprechendes Abnahmeformular oder durch einen Vermerk im Übergabeprotokoll erfolgen.

Hinweis: Gefahrenübergang

Bei Projekten für einen externen Auftraggeber sind mit der Übergabe und Abnahme des Projektergebnisses der sogenannte Gefahrenübergang und der Eigentumsübergang verbunden. Das bedeutet, der Auftraggeber muss nun die Gefahren versichern. Außerdem startet mit der Projektabnahme die Frist für eventuell geltende Gewährleistungen.

Die Übergabe von Investitionsprojekten wird im Allgemeinen mit dem Acceptance Certificate (AC) bestätigt, dabei kann zwischen dem Preliminary oder Provisional AC (vorläufig bis zum Ende einer Testphase) und dem Final AC (nach Abschluss aller Tests) unterschieden werden.

Praxis

Vereinbaren Sie mit dem Auftraggeber die Abnahme, wenn alle Voraussetzungen vorliegen. Bereiten Sie dazu vor und halten Sie fest:

  • Projektergebnisse, die Sie präsentieren oder übergeben wollen
  • Informationen, die der Auftraggeber außerdem dazu braucht
  • offene Punkte, die noch bearbeitet werden müssen
  • Zeitplan für die Nachlieferung
  • Protokoll oder Formblatt für die Projektabnahme
  • Würdigung der bisherigen Zusammenarbeit und Dank für das Vertrauen

Erstellen sie ein Übergabeprotokoll. Lassen Sie sich – insbesondere bei externen Auftraggebern – die Übergabe schriftlich bestätigen. Nutzen Sie dazu die folgenden Vorlagen.

Mit der Projektabnahme durch den Auftraggeber sollte das Projekt für Sie, die Projektleitung und das Projektteam, noch nicht abgeschlossen sein. Nun gilt es, möglichst viel aus dem Projekt zu lernen und für die Zukunft zu nutzen. Im nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, worauf Sie bei einem Projekt-Review oder bei der Projekt-Evaluation achten sollten, damit Sie, Ihr Team und das Unternehmen von den Erfahrungen profitieren.