Büroorganisation und SelbstorganisationDokumente, Schriftstücke und Dateien ablegen und archivieren

Ablage von Dokumenten: Termin, Ort und Form definieren

Nicht alle Aufgaben lassen sich sofort erledigen. Deshalb legen Sie einen Termin fest, bis zu dem eine Aufgabe erledigt sein muss. Zu diesem Termin kommen Sie auf Wiedervorlage.

Außerdem definieren Sie einen Ort, an dem Sie alle Unterlagen, die Aufgabe und alle damit verbundenen Dokumente und Informationen, ablegen. Jede Aufgabe und jedes Projekt werden in einem der folgenden Organisations-Hilfsmittel abgelegt:

• Hängemappe und Hängeregistratur
• Klarsichthülle, Aktendeckel oder Mappe
• Dateiordner auf dem Server (lokal oder in der Cloud)
• Pultordner
• Ablagekasten
• Ordner
• Hefter

Sie sollten für sich herausfinden, welches System für Sie und Ihre Aufgaben am besten geeignet ist. Hängemappen sind meist sehr flexibel, einfach zu nutzen und übersichtlich (mit der richtigen Benennung auf dem Reiter).

Ordner und Hefter sind meist etwas umständlich, weil gelocht, eingeheftet und geblättert werden muss. Kombinationen sind möglich, wenn es sich um unterschiedliche Aufgabentypen handelt. Zum Beispiel Klarsichthüllen für einfache Routineaufgaben, Hängemappen für komplexe Projekte.

Gliederung der Ablage und Aktenplan

Entwickeln Sie eine Gliederung und einen Aktenplan für Ihre wichtigen Aufgaben und Projekte. Definieren Sie Ordner und ihre Bezeichnungen.

Nach welchen Kriterien, Systematiken oder Stichworten Sie Ihre Dokumente und Informationen sortieren, zusammenfassen und ablegen, welche Ordner Sie also anlegen, hängt ab von: Themen, Menge, Vorliebe, Zugriff auch durch andere oder betriebliche oder Team-Vorgaben.

Entscheidend ist, dass alle relevanten Personen die Dokumente schnell wiederfinden. Orientieren Sie sich also daran, wie und wo Sie suchen würden. Mögliche Ordner und Bezeichnungen für die Ablage sind beispielsweise:

• Projekt
• Produkt
• Kontakte
• Anforderungen Mitarbeitende
• Ausschreibungsunterlagen
• Angebotsübersicht und Preise
• Angebote Lieferanten
• Protokolle Besprechungen
• wichtige Regelungen
• sonstige Informationen

Zudem können auch allgemeine Unternehmensinformationen wie Strategiepläne, Budgetvereinbarungen, Umzugsplan, Organigramm, Reiseplanung, Betriebsversammlung, Betriebsrat, Besprechung, Qualitätszirkel und vieles mehr entsprechend abgelegt werden.

Ablage im Team abstimmen

Vereinbaren Sie mit Kolleginnen und Kollegen einen gemeinsamen Aktenplan, sodass es im Vertretungsfall einfacher ist, sich in die Aufgaben der abwesenden Person einzuarbeiten und in deren Ablage zurechtzufinden.

Wenn es in Ihrem Unternehmen Vorgaben für die Ablage und Archivierung gibt, dann lassen Sie sich diese erläutern und nutzen Sie diese konsequent.

Wo Sie Dokumente aufbewahren

Alle noch nicht abgeschlossenen Aufgaben sollten nahe an Ihrem Arbeitsplatz aufbewahrt werden. Wenn der Termin der Wiedervorlage ansteht, sollten Sie schnellen Zugriff haben und alle Informationen vollständig beisammen haben, die Sie brauchen.

Was Sie nur selten benötigen, kann weiter weg vom Schreibtisch abgelegt werden.

Gesetzliche Anforderungen an die Archivierung und Ablage von Dokumenten

Ist eine Aufgabe endgültig abgeschlossen, dann wird alles archiviert, was damit zusammenhängt. Hier bieten sich vergleichbare Systematiken und Hilfsmittel wie für die Wiedervorlage an.

Sämtliche, Ihre Aufgaben betreffenden Dokumente werden archiviert. Insbesondere für alle Geschäftsbriefe gibt es gesetzlich vorgeschriebene Archivierungspflichten. Und diese betreffen auch den E-Mail-Verkehr, da die E-Mail dem Geschäftsbrief gleichgestellt ist.

Was Sie in jedem Fall archivieren müssen, sind alle Geschäftsbriefe, die Sie anderen Unternehmen senden oder von diesen erhalten. Unabhängig davon, ob das per Brief oder E-Mail erfolgt, sind das:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Korrespondenz zur Projektabwicklung
• Rechnungen
• Rückgängigmachung oder Kündigungen

Diese Aufbewahrungsfristen müssen Sie beachten:

• Geschäftsbriefe, die mit Kunden oder Lieferanten ausgetauscht werden, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.
• Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventarlisten, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie zollrelevante Unterlagen beträgt zehn Jahre.
• Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen acht Jahre aufbewahrt werden.

Sie sollten aber auch alle internen Dokumente, Aktennotizen, Protokolle, Maßnahmenpläne, Berichte, Konzepte, Zeitaufschreibung und sonstige relevante Dokumente aufbewahren. Wenn es in Ihrem Unternehmen keine gesonderten Regelungen dafür gibt, geben Sie eine Aufbewahrungsfrist vor, die sich der Einfachheit halber an denen des Gesetzgebers orientiert.

Beachten Sie außerdem, dass die entsprechenden Dokumente innerhalb dieser Aufbewahrungsfristen auch jederzeit schnell gefunden werden können und lesbar sind.

Umgekehrt: Sortieren Sie alle „veralteten Dokumente“ einmal im Jahr aus, um wieder Platz in Ihrem Büro zu schaffen.