ZeitmanagementMethoden und Strategien für die Zeitplanung

Ziele klären, Aufgaben ableiten und Prioritäten setzen. Das ist Grundlage für eine gute Zeitplanung. Hilfreiche Methoden sind das Eisenhower-Prinzip, die Methode von Ivy Lee, das Timeboxing und die ALPEN-Methode. Damit kann die Zeitplanung für alle Aufgaben erfolgen. Sinnvoll ist, einen groben Zeitplan zu erstellen und diesen nach und nach zu verfeinern.

Mit dem Eisenhower-Prinzip Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheiden

Jede Zeitplanung beginnt mit der systematischen Prüfung und Vorbereitung der Aufgaben. Ziel dabei ist es, ein Optimum aus Aufwand und Ertrag zu erreichen. Sie müssen dazu prüfen, welches Ergebnis Sie erzielen wollen, welche Qualität das Ergebnis haben muss und welchen Aufwand (Zeit, Motivation, Leistung, Know-how) Sie dafür investieren.

Voraussetzung ist die Bewertung der einzelnen Aufgaben. Sie soll eine Priorisierung der wirklich wichtigen Aufgaben ergeben. Dabei gilt es, die eigenen Ressourcen und die eigene Zeit optimal zu nutzen und Mitarbeiter oder Kollegen zur Unterstützung einzusetzen, soweit das möglich ist. Eine Methode zur Bewertung von Aufgaben und zu ihrer Priorisierung ist das sogenannte Eisenhower-Prinzip.

Nach diesem Prinzip erfolgt die Aufgabenbewertung und Priorisierung mithilfe eines Wichtig-Dringlich Portfolios. Hierbei werden alle anstehenden Aufgaben wie in Abbildung 1 nach ihrer Wichtigkeit und ihrer Dringlichkeit eingeordnet und dann in einem Portfolio-Diagramm dargestellt. Das Portfolio ist somit eine Entscheidungshilfe. Dabei sollten Sie Farbe bekennen:

  • Was ist für Ihre Ziele, Ihren Aufgaben- und Verantwortungsbereich wirklich wichtig?
  • Welcher Anteil an zeitlichen Ressourcen darf deshalb dafür aufgewendet werden?

Nach dem Eisenhower-Prinzip können so alle Aufgaben einem der vier Felder in Abbildung 1 zugeordnet werden.

Abbildung 1: Eisenhower-Portfolio für wichtige und dringliche Aufgaben

Prioritäten, Aufgabenplan und Zeitplan aus dem Eisenhower-Portfolio ableiten

Aus dieser Zuordnung aller Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ergeben sich folgende Prioritäten:

  • Die Aufgabe ist wichtig und dringlich, wenn ein Termin dahinter steht und diese Aufgabe für die Zukunft des Unternehmens wichtig ist oder für Ihre persönlichen Ziele: Priorität A. Stellen Sie alle erforderlichen Ressourcen und Kompetenzen in vollem Umfang dafür zur Verfügung.
  • Die Aufgabe ist wichtig, aber nicht dringend, wenn sie zwar wichtig ist, aber dafür auch noch Zeit ist: Priorität B. Diese Aufgaben sollten Sie möglichst bald terminieren, damit feststeht, wann daraus eine A-Aufgabe wird.
  • Die Aufgabe ist dringend, aber nicht wichtig für die aktuellen Ziele: Priorität C. Hierunter fallen Aufgaben, die nicht aufgeschoben werden dürften, aber dennoch nicht so wichtig sind. Beispiele dafür sind Kopierarbeiten, E-Mail beantworten, auf Anrufe reagieren. Wenn Sie solche Aufgaben nicht an andere weiterleiten können, sollten Sie, diese Dinge in festen Zeitblöcken erledigen. Ansonsten zählen solche Aufgaben zu den typischen Delegationsaufgaben.
  • Die Aufgabe ist weder wichtig noch dringend: Priorität keine. Ein typischer Fall für den Papierkorb.

Was in das Feld „Sein lassen“ gehört

In das Portfolio-Feld „Sein lassen“ fallen die Aufgaben, für die es zwar gut ist, wenn sie getan sind. Aber eigentlich stört es auch keinen, wenn sie nicht getan werden. Sie sind unwichtig und nicht dringend. Das bedeutet nicht, dass sie dies schon immer waren oder immer bleiben, jedoch sind Aufgaben im Feld „Sein lassen“ zum jetzigen Zeitpunkt so unwichtig oder nicht verknüpfbar mit den anderen Aufgaben und Tätigkeiten, dass sie getrost unter den Tisch (in den Papierkorb) fallen können. Wichtig: Machen Sie diese Entscheidung bewusst – überlegen Sie, ob sie jemanden darüber informieren sollten, dass sie etwas nicht tun werden.

Was in das Feld „Sofort erledigen“ gehört

„Sofort erledigen“ ist das Gegenteil zum „Sein lassen“. Denn damit sind die Aufgaben und Tätigkeiten gemeint, die sowohl wichtig als auch dringlich sind. Daher genießen diese Arbeiten die höchste Priorität. Nutzen Sie dieses Feld genauso mit Bedacht wie den Papierkorb! Sie können nicht alles tun. Hier gehören wirklich nur die wichtigen und dringlichen Aufgaben hinein. Aber: Wenn sie das Feld „Sofort erledigen“ überlasten, werden Sie womöglich Ihrem eigenen Anspruch nicht gerecht und erreichen am Ende weniger, als sie könnten, wenn sie die richtigen Prioritäten gesetzt hätten.

Was in das Feld „Termin setzten“ gehört

In dieses Feld gehören die Aufgaben, die sie selbst erledigen müssen oder nur zuerst vorbereiten müssen, damit sie dann delegiert werden können. Hinter jeder dieser Aufgaben steht ein Termin. Dieser liegt außerhalb der derzeitigen Feinplanung. Es ergibt keinen Sinn, eine Aufgabe auf Termin „morgen“ zu setzten, wenn die Aufgaben aus der Rubrik „Sofort erledigen“ sie bis nächsten Freitag ausfüllen. Das Feld „Termin setzen“ ist eine Art Vorausblick: Diese Aufgaben kommen auf Sie noch zu. Sie müssen diese aber nicht heute oder morgen angehen, sollten sie aber im Blick haben.

Wie weit in Ihrem Fall die Rubrik „Sofort erledigen“ reicht, hängt von der Anzahl und vom Umfang, also der Zeitdauer bis zur Erledigung der Aufgaben ab. In der Regel ist es sinnvoll, einen Zeitraum von einem Tag bis eine Woche als „Sofort erledigen“ zu betrachten. Was darüber hinausgeht, fällt dann in die Rubrik „Termin setzen“. Überprüfen Sie, wie Sie für Ihre Aufgaben und Ihre Zeitplanung in beide Richtungen abweichen können oder müssen.

Was in das Feld „Delegieren – im Block erledigen“ gehört

In das Portfolio-Feld „Delegieren“ fallen die Aufgaben, die auch andere für Sie erledigen können. Um zum Ziel zu kommen, sollten Sie hier zweistufig vorgehen: Zuerst die Aufgaben in die Rubrik „Delegieren“ schreiben – ohne dass Sie schon klären müssen: Wer macht es? Kann diese Person das? Ist sie zur Übernahme überhaupt bereit? Der Grund: Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie die Aufgabe grundsätzlich delegieren können und wollen, dann finden Sie sicher auch eine Lösung!

Sie müssen vielleicht nur ein wenig darüber nachdenken, die Aufgabe etwas modifizieren und so anpassen und beschreiben, dass ein Mitarbeiter oder ein Kollege sie übernehmen kann. Also lassen Sie sich nicht gleich abschrecken, ordnen Sie mutig eine Aufgabe in die Rubrik „Delegieren“, wenn sie dies für möglich halten. Gehen sie dann nochmals über die Liste der zu delegierenden Aufgaben – und zwar nun mit dem Blick: Wer würde dies gerne und gut erledigen?

Wenn Sie dringliche, aber für Sie nicht wichtige Aufgaben nicht delegieren können, dann erledigen Sie diese in einem Block und zu einer Zeit, in der Sie nicht so leistungsfähig sind und eher einfache Routinetätigkeiten angehen; zum Beispiel nach dem Mittagessen. Bearbeiten Sie diese Aufgaben so schnell wie möglich und beachten Sie, dass es hier meist nicht auf Perfektion ankommt.

Feinplanung bei vielen wichtigen und dringenden Aufgaben

Falls viele Aufgaben wichtig und dringend sind, kann es nützlich sein, eine Feinplanung der Zeit zu machen. Dies ist zum Beispiel vor einem Projektmeilenstein, vor dem Urlaub oder bei plötzlich hoher Arbeitslast nötig. Dabei gehen Sie bei der Feinplanung alle Aufgaben durch, die Sie im vorherigen Schritt als „dringlich“ eingestuft haben. Dies sind also die Aufgaben der Felder „Sofort erledigen“ und „Delegieren oder im Block erledigen“. Übertragen Sie diese Aufgaben in die Feinplan-To-do-Liste.

Dann schätzen Sie die Zeit für die einzelnen Aufgaben ab, die Sie selbst dafür aufbringen müssen. Das ist die Länge oder Dauer der Bearbeitung einer Aufgabe. Für eine realistische Einschätzung des Zeitaufwands brauchen Sie ausreichend Erfahrungen. Außerdem müssen Sie Störungen, Unterbrechungen oder kurzfristig zu erledigende Aufgaben mit einplanen. Diese feine Aufgaben- und Zeitplanung erfolgt meist auf Tagesbasis. Dabei nutzen Sie:

  • die ALPEN-Methode, um den Zeitbedarf einzuschätzen,
  • die Methode nach Ivy Lee, um die Priorität und Reihenfolge der Aufgaben an diesem Tag festzulegen.

ALPEN-Methode zur Aufgaben- und Tagesplanung

Die ALPEN-Methode nach Lothar J. Seiwert ist eine Methode für eine einfache und schnelle Aufgabenplanung und die Einschätzung des Zeitbedarfs. Nach der ALPEN-Methode müssen Sie:

  • Aufgaben aufschreiben 
  • Länge und Dauer der Aufgaben schätzen
  • Pufferzeiten planen
  • Entscheiden nach Prioritäten
  • Nachkontrolle des tatsächlichen Zeitbedarfs durchführen (um künftige Schätzungen zu verbessern)

Prioritäten setzen mit der Methode nach Ivy Lee

Der Unternehmensberater Ivy Lee hat vor rund einhundert Jahren seinem Kunden Charles M. Schwab folgende Methode vorgeschlagen, um die Zeitplanung zu verbessern und um die wichtigen Aufgaben zu erledigen. Die Methode besteht aus folgenden Schritten:

  1. Schreiben Sie alle aktuell anstehenden Aufgaben auf ein Blatt Papier. Das können zum Beispiel alle Aufgaben sein, die für den heutigen Tag (oder für morgen) in Ihrem Aufgabenplaner stehen.
  2. Welche dieser Aufgaben würden Sie auf jeden Fall erledigen, wenn Sie heute oder morgen nur eine einzige Aufgabe erledigen könnten? Diese erhält die Priorität 1.
  3. Schauen Sie die restlichen Aufgaben auf der Liste an: Welche würden Sie jetzt bearbeiten, wenn Sie nur eine einzige Aufgabe erledigen könnten? Diese erhält die Priorität 2.
  4. Verfahren Sie weiter nach dem gleichen Prinzip (Schritte 2 und 3), bis Sie fünf Aufgaben auf Ihrer Prioritätenliste für heute oder morgen stehen haben.
  5. Bearbeiten Sie dann (möglichst sofort) die erste Aufgabe (mit Priorität 1) auf dieser Liste, bis sie erledigt ist oder bis Sie nicht mehr weiterkommen.
  6. Wenn Sie dann noch Zeit haben, bearbeiten Sie entsprechend die zweite, dritte, … Aufgabe – bis Ihr Arbeitstag vorbei ist.
  7. Planen Sie jeden Tag aufs Neue nach dieser Methode Ihre aktuellen Arbeitsaufgaben.

Mit dieser Methode werden Sie vermutlich nicht (immer) alle Aufgaben Ihres Aufgabenplans erledigen können. Das ist aber insofern kein großes Problem, weil Sie ja in jedem Fall jeden Tag die ein, zwei, drei … wichtigsten Aufgaben erledigt haben.

Aufgaben in den Terminkalender schreiben

Besonders hilfreich für die Zeitplanung ist: Tragen Sie alle besonders wichtigen Aufgaben und den geschätzten Zeitbedarf in Ihren Terminkalender so ein, wie einen Besprechungstermin mit anderen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Zeit einplanen – und auch frei halten, die Sie für die Erledigung brauchen.

Außerdem empfehlenswert: Planen Sie Ihren nächsten Arbeitstag am Abend zuvor. Und befassen Sie sich regelmäßig, morgens und abends, mit Ihrem Termin- und Aufgabenplaner. Prüfen Sie, ob die Planung noch stimmt oder ob Sie Aufgaben verschieben müssen. So wird Ihre Planung nach und nach realistischer. Planen Sie aber nur so genau wie nötig, sodass Sie nicht permanent umplanen müssen. Oft genügt die Zeitplanung auf Wochenbasis: am Ende der Woche ist alles erledigt. Manchmal muss auf Tagesbasis geplant werden: das muss heute unbedingt erledigt werden.

Aufgaben bearbeiten nach dem Timeboxing-Prinzip

Auch wenn Sie nach der Ivy Lee- oder nach der Eisenhower-Methode Ihre Aufgaben und Ihre Zeit planen, so werden sich vermutlich trotzdem jeden Tag neue, spontane, dringliche oder andere Aufgaben und Störungen dazwischen mogeln. Im schlimmsten Fall werden Sie abends feststellen, dass Sie keine der wichtigen Aufgaben erledigt haben. Die Timeboxing-Methode hilft Ihnen, das zu vermeiden. Sie funktioniert folgendermaßen:

  1. Planen Sie in Ihrem Terminkalender täglich oder mehrmals wöchentlich ein Zeitfenster von einer halben bis zwei Stunden ein. Blockieren Sie dieses Zeitfenster – wie einen wichtigen Termin mit Ihrem Vorgesetzten. Das ist die Timebox.
  2. Wählen Sie die Aufgabe (wahrscheinlich die wichtigste auf Ihrer Ivy-Lee-Liste), die Sie in diesem Zeitfenster bearbeiten wollen.
  3. Sorgen Sie dafür, dass Sie in dieser Zeit keinesfalls gestört werden. Leiten Sie Telefon um, schalten Sie E-Mails aus und hängen Sie ein Schild „Bitte nicht stören!!!“ an Ihre Tür.
  4. Wenn das Zeitfenster beginnt, bearbeiten Sie Ihre ausgewählte Aufgabe ohne Unterbrechung bis die Zeit endet. Sie können sich dafür einen Timer oder Wecker stellen.
  5. Wenn Sie diese Aufgabe innerhalb der Timebox vollständig erledigt haben – prima!
  6. Wenn Sie nicht fertig werden mit der Aufgabe, dann sind Sie immerhin ein gutes Stück vorangekommen. Planen Sie den Rest für die nächste Timebox ein.

Hinweis: Timeboxing hilft bei Aufschieberitis

Wenn Sie Aufgaben, die Sie immer wieder vor sich herschieben, in einer Timebox bearbeiten, dann tun Sie sich viel leichter. Sie kommen voran. Hilfreich dabei ist: Belohnen Sie sich sofort, nachdem die Timebox beendet ist und Sie diese unliebsame Aufgabe bearbeitet haben; zum Beispiel mit einer Süßigkeit oder einer leckeren Tasse Kaffee.

Mit einem Wochenplan Struktur und Ordnung ins Zeitmanagement bringen

In der Schule gab es einen Stundenplan. Dort war genau festgelegt, wann welches Schulfach und welche Aufgaben anstehen. Im Arbeitsleben lässt sich eine Woche wahrscheinlich nicht so exakt planen. Gleichwohl bringt es viel Struktur und Ordnung in den Tagesablauf, wenn Sie für sich ein grobes Wochenraster entwickeln, in dem Sie alle Ihre Aufgaben unterbringen. Das verschafft Routine und Sicherheit – auch wenn es selten gelingt, genau nach diesem Plan zu arbeiten. Wenn Sie einen Wochenplan erstellen, kann er aussehen wie in Abbildung 2.

Abbildung 2: Wochenplan mit den wichtigen Aufgabenblöcken (Beispiel)

Achten Sie bei Ihrer Wochenplanung insbesondere auf:

  • Fange ich den Tag mit den wichtigsten Dingen an?
  • Arbeite ich Routineaufgaben in Serie ab?
  • Bereite ich Besprechungen und Telefongespräche vor?
  • Halte ich Termine ein?
Praxis

Alle Aufgaben notieren

Damit Sie keine Aufgaben vergessen, machen Sie sich immer gleich Notizen. Meistens ergeben sich diese nach einem Gespräch mit Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten oder Partnern, aus Telefonanrufen oder durch E-Mails. Die folgende Excel-Vorlage können Sie nutzen, um jedes Gespräch schnell und einfach so zu dokumentieren, dass Sie keine Aufgaben vergessen.

Grobe Aufgabenplanung und Zeitplanung

Über alle Aufgaben sollten Sie immer nachdenken und sich klar werden:

  • Zu welchen Zielen trägt diese Aufgabe bei?
  • Ist die Aufgabe wichtig und/ oder dringlich?
  • Welche Priorität hat diese Aufgabe?

Es ist ein wichtiger Beitrag für Ihr Zeitmanagement, wenn Sie sich jeden Tag zu Beginn der Arbeit und am Ende des Arbeitstags damit einen groben Überblick über Ihre anstehenden Aufgaben verschaffen. Auch dann, wenn Sie wissen, dass es heute doch wieder viel Ungeplantes gibt.

Nutzen Sie hierfür die folgende Vorlage, um zunächst grob die wichtigen Aufgaben der nächsten Tage oder Wochen zu planen.

Aufgaben priorisieren

Priorisieren Sie Ihre grob geplanten Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip:

  • Was hat welche Wichtigkeit?
  • Welche Aufgaben sollten so schnell wie möglich erledigt werden? Priorität A
  • Welche Aufgaben sollten eingeplant werden? Priorität B
  • Welcher Anteil an Zeit darf dafür jeweils aufgewendet werden?
  • Wie viel Pufferzeit wird pro Tag oder pro Woche benötigt?

Aufgaben in der kurzfristigen Zeitplanung (Feinplanung)

Mit den folgenden Excel-Vorlagen können Sie Ihre Feinplanung auf Wochenbasis und auf Tagesbasis durchführen. Je nach Anzahl und Dauer der Störungen kann eine Tagesplanung zu fein sein; dann sollten Sie auf Wochenbasis planen.

Nutzen Sie für die Auswahl der aktuell anstehenden Aufgaben die Methode von Ivy Lee und für deren Bearbeitung das Timeboxing-Prinzip.

Tagesplanung und Ad-hoc-Planung

Müssen Sie täglich viele Aufgaben bewältigen und dürfen Sie dabei nichts vergessen, empfiehlt sich eine To-do-Liste auf Tagesbasis. Planen Sie wie Ivy Lee die fünf wichtigsten Aufgaben des Tages und schreiben Sie diese auf eine Liste, die Sie immer an Ihrem Arbeitsplatz parat haben und sehen.

Orientieren Sie sich für die Auswahl der Aufgaben für diese Liste an folgenden Fragen:

  • Welche Aufgaben leisten den wichtigsten Beitrag für das eigene Ziel?
  • Wo steht das meiste Geld auf dem Spiel?
  • Wo drohen besonders negative Konsequenzen?
  • Mit welchen Aufgaben werden andere Aufgaben hinfällig?
  • Wenn die Aufgabe nicht (gleich) erfüllt wird – was passiert dann?

Erstellen Sie jeden Tag eine Liste Ihrer wichtigen Tagesaufgaben. Nutzen Sie für diese Feinplanung der Aufgaben im Tagesablauf folgende Vorlagen:

Tipp: Werkzeuge für den Aufgabenplan und für die Zeitplanung

Für die Aufgabenplanung und Zeitplanung gibt es eine Fülle hilfreicher Werkzeuge. Viele basieren auf dem Prinzip des „Getting-Things-Done“ nach David Allen. Welches Tool Sie nutzen, Aufgabenbuch, Terminkalender, Outlook oder andere, bleibt Ihnen überlassen; Sie sollten es mögen. Wie Sie mit einem Aufgabenplan und Zeitplan arbeiten, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel zur Büroorganisation und Selbstorganisation.

Einige Methoden, Werkzeuge und Tipps für das Zeitmanagement werden im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels vorgestellt.

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