MitarbeiterbindungWas muss beim Austrittsgespräch mit Mitarbeitern beachtet werden

Aus den Aussagen von ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lassen sich Maßnahmen ableiten, um die Mitarbeiterbindung zu verbessern. Deshalb wird ein Austrittsgespräch geführt und die Gründe für das Ausscheiden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermittelt. Mögliche Schwachstellen und Missstände im Unternehmen werden festgestellt.

Anlässe für ein Austrittsgespräch

Das Austrittsgespräch wird mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geführt, die das Unternehmen von sich aus verlassen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verlassen das Unternehmen also, weil sie selbst gekündigt haben oder weil ein befristetes Arbeitsverhältnis endet. Im Austrittsgespräch erfahren Personalverantwortliche die Gründe für das Ausscheiden. Lassen sich die Gründe vom Unternehmen beeinflussen, können daraus Maßnahmen zur Personalbindung abgeleitet werden.

Der Zeitpunkt des Austrittsgesprächs

Ein guter Zeitpunkt für das Austrittsgespräch ist kurz nach oder bei Vergabe des Arbeitszeugnisses. Wer das Unternehmen verlässt, kann sich dann eher ungezwungen äußern, da er oder sie keine negativen Konsequenzen befürchten muss. Das Arbeitszeugnis wurde ja bereits verfasst.

Handelt es sich um eine für das Unternehmen besonders wertvolle Mitarbeiterin oder einen besonders wertvollen Mitarbeiter, sollte das Austrittsgespräch möglichst rasch nach der Kündigung stattfinden. Das Austrittsgespräch dient dann hauptsächlich dazu, die betreffende Person umzustimmen. Mit dem Wissen um die Gründe für den Weggang, kann der betreffenden Person ein passgenaues attraktives Angebot gemacht werden, um sie zum Bleiben zu bewegen.

Voraussetzungen für das Austrittsgespräch

Folgende Aspekte sind notwendige Voraussetzungen für ein Austrittsgespräch:

  • Eine offene und ehrliche Atmosphäre während des Austrittsgesprächs.
  • Eine neutrale Person aus der Personalabteilung führt das Austrittsgespräch.
  • Für das Austrittsgespräch wird genügend Zeit eingeplant.
  • Verschwiegenheit wird zugesichert.

Austrittsgespräche sollten grundsätzlich geführt werden und in der Firmenkultur verankert sein. Damit erhält der Arbeitgeber einerseits wichtige Informationen und hinterlässt andererseits einen guten Eindruck beim Austretenden. Mit dem Austrittsgespräch signalisiert der Arbeitgeber nämlich Kritikfähigkeit, Offenheit und Interesse an der Meinung seiner Beschäftigten. Die Beschäftigten, die das Unternehmen verlassen, sollten außerdem die Gelegenheit bekommen, ihre Erfahrungen zu reflektieren und sich ihrer Stärken und Schwächen bewusst zu werden – was dann auch den betreffenden Mitarbeiter zu einem Austrittsgespräch motiviert.

Fragebogen und Interviewleitfaden als Hilfsmittel für das Austrittsgespräch

Als Hilfsmittel für das Austrittsgespräch eignet sich ein standardisierter Fragebogen, um möglichst viele und die für das Unternehmen relevanten Themen abzudecken. Der Fragebogen kann vor, nach oder statt eines Gesprächs eingesetzt werden. Für das persönliche Austrittsgespräch ist ein standardisierter Interviewleitfaden (mit offenen Fragen) hilfreich.

Wird der Fragebogen vor einem Austrittsgespräch ausgefüllt, kann der Personalverantwortliche später gezielt auf bestimmte Aspekte eingehen. Bei einem nach Austritt zugesandten Fragebogen kann die ausgeschiedene Person ihre Bewertung mit einem zeitlichen Abstand vornehmen und so ein möglichst objektives Urteil fällen. Allerdings ist die Rücklaufquote in diesem Fall eher niedrig.

Themen im Austrittsfragebogen

Der Austrittsfragebogen sollte standardisierte Fragen mit skalierten Antworten enthalten (zum Beispiel: trifft völlig zu, trifft teilweise zu, trifft eher nicht zu, trifft gar nicht zu). So können Sie objektiv vergleichen und bewerten. Durch zusätzliche offene Fragen ermöglicht der Fragebogen die Präzisierungen durch die Antwortenden; zum Beispiel auf Fragen wie: Wie viel Freiheit hatten Sie bei der Arbeitsgestaltung – können Sie Beispiele nennen? Der Fragebogen kann außerdem Fragen zu folgenden Themen beinhalten:

Persönliche Gründe

  • Studium, Aus- und Weiterbildung
  • Heirat, Kinder, Wegzug
  • Neue Perspektiven
  • Alter/ Pensionierung
  • Arbeitsweg

Betriebliche Gründe

  • Lohnattraktivität
  • Übereinstimmung mit der Stellenbeschreibung
  • Entwicklungsmöglichkeiten
  • Innovationsbereitschaft
  • Qualität der Arbeit

Arbeitsbedingungen

  • Arbeitsplatz und Arbeitshilfsmittel
  • Arbeitszeiten und Arbeitsklima
  • Informationspolitik
  • Freiräume

Verhältnis zum Vorgesetzten

  • Anerkennung
  • Führungsstil
  • Selbstständigkeit
  • Persönliche Übereinstimmung
  • Vorgesetztenwechsel

Den Austrittsfragebogen auswerten

Personalverantwortliche sollten bei der Auswertung der gewonnenen Informationen aus dem Austrittsfragebogen folgende Aspekte besonders fokussieren, um Maßnahmen der Mitarbeiterbindung daraus abzuleiten:

  • Zusammenhänge zwischen Unternehmensbedingungen und Kündigungen
  • Faktoren, die Kündigungen entgegenwirken
  • häufig genannte Gründe für die Kündigung
  • Aspekte, die weitere Kündigungen nach sich ziehen
  • hauptsächlich betroffene Mitarbeitergruppen

Nach der Auswertung ist zudem auch die Rückkopplung der Informationen an die Verantwortlichen wichtig. Zum Beispiel ist die Geschäftsleitung in Fragen der Lohnpolitik, die direkte Führungskraft bei Kritik zum Führungsverhalten oder ein IT-Verantwortlicher bei mangelhaften PC-Arbeitshilfsmitteln gefragt. Außerdem sollten Geschäftsleitung und Führungskräfte regelmäßig über die Resultate von Austrittsgesprächen und daraus erfolgte Maßnahmen informiert werden, um die notwendige Sensibilisierung für festgestellte Probleme und Rückendeckung für Maßnahmen sicherzustellen.

Praxis

Austrittsgründe mit dem Austrittsfragebogen ermitteln

Ermitteln Sie die Austrittsgründe, wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin freiwillig das Unternehmen verlässt. Das hilft Ihnen, Schwachstellen aufzudecken. Erörtern Sie:

  • Gibt es immer wieder die gleichen Zusammenhänge zwischen Unternehmensbedingungen und Kündigungen?
  • Welche Maßnahmen hätten die Kündigung vermeiden lassen können?
  • Gibt es Aspekte, auf die sich die Austrittsgründe konzentrieren?
  • Geht es um Austrittsgründe, wodurch weitere Kündigungen folgen können?
  • Konzentrieren sich die Kündigungen auf einzelne Abteilungen?
  • Sind bestimmte Mitarbeitergruppen (zum Beispiel mit den Merkmalen Alter oder Geschlecht) häufiger betroffen als andere?

Nutzen Sie für die Austrittsbefragung den folgenden Austrittsfragebogen und passen Sie ihn gegebenenfalls an Ihre Unternehmensspezifika an.

Austrittsgründe analysieren

Die Angaben, die einzelne Mitarbeiter bei der Befragung mit dem Austrittsfragebogen machen, können mit der folgenden Excel-Vorlage analysiert und ausgewertet werden. Sie erfassen dazu die Anzahl der jeweiligen Nennungen der Mitarbeiter und berechnen mit der Vorlage den prozentualen Anteil. So gewinnen Sie einen Eindruck über wichtige, immer wieder genannte Gründe für den Austritt von Mitarbeitern.

Beachten Sie, dass eine entsprechende Auswertung nur auf der Grundlage ausreichend vieler Fragebögen sinnvoll ist; in dem Sinn, dass sich daraus Erkenntnisse für die Personalarbeit, den Führungsstil, Organisation des Arbeitsplatzes und Unternehmenskultur ableiten lassen.

Tipp: Wie Sie Mitarbeiter befragen

Im Handbuch-Kapitel zu Mitarbeiterbefragungen finden Sie ausführliche Erläuterungen zur Planung und Vorgehensweise bei Mitarbeiterbefragungen sowie weitere Vorlage, um einen Fragebogen zu erstellen und die Rückläufer auszuwerten.

Bedeutung von Austrittsgründen sichtbar machen

Mit den folgenden Excel-Vorlagen können Sie den Austritt in Bezug auf persönliche und betriebliche Gründe, die Situation am Arbeitsplatz und das Verhältnis zu Vorgesetzten aufbereiten und in Diagrammen darstellen. Sie können zeigen, auf welche Gründe und Themenbereiche sich die Antworten aller bisher ausgeschiedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konzentrieren.

Wenn Mitarbeiter kündigen und das Austrittsgespräch geführt wird, ist es (fast) zu spät, zum Verbleib zu motivieren. Aber als Unternehmen und Vorgesetzter will man auch nicht jeden Mitarbeiter unbedingt behalten. Auf die wichtigen Personen in Schlüsselpositionen kommt es an. Wie Sie diese Mitarbeiter erkennen und welche Bedeutung die Leistungsbeurteilung dafür hat, erfahren Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.

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