Büroorganisation und SelbstorganisationWie Sie einen Aufgabenplan erstellen

Der Aufgabenplan, auch To-do-Liste oder Aufgabenliste genannt, ist ein Planungs-Instrument für Ihre tägliche Arbeit. Indem Sie den Aufgabenplan erstellen, organisieren Sie Aufgaben und Termine fristgerecht sowie effizient.

Wozu brauchen Sie einen Aufgabenplan?

Das wichtigste Werkzeug der Büroorganisation ist der Aufgabenplan - auch Aufgabenliste, Liste offener Punkte, To-do-Liste oder Pendenzenliste genannt. Hier steht vermerkt,

was erledigt werden muss
bis zu welchem Termin.

Der Aufgabenplan ist Ihre Erinnerungs- und Zeitplanungshilfe. Deshalb kommen alle Aufgaben in den Aufgabenplan, die nicht sofort erledigt werden können.

Sie schätzen ab, wie lange Sie für eine Aufgabe brauchen und wissen, bis wann sie erledigt sein muss. Dementsprechend planen Sie diese Aufgabe entweder in den Tages- oder in den Wochenplan ein.

Woraus ergeben sich Ihre Aufgaben?

Aufgaben können aus einfachen Routinearbeiten bestehen oder mit komplexen Projekten verknüpft sein. Hinzu kommen die vielen kleinen Aufgaben, die scheinbar aus dem Nichts entstehen, aber doch erledigt werden müssen.

Mögliche Quellen für neue Aufgaben sind:

Stellenbeschreibung oder Stellenprofil

Aufgrund Ihrer Stellenbeschreibung oder Ihres Stellenprofils müssen Sie regelmäßig Routineaufgaben erfüllen. Stellen Sie fest, was genau eine solche Aufgabe auslöst. Zum Beispiel:

Formblätter in Ihrem Eingangskorb
E-Mails oder Chats
ein spezielles Aufgabenverwaltungs-System (je nach Unternehmen)

Projekte

Sonderaufgaben erhalten Sie als Mitglied eines Projektteams oder eines Gremiums persönlich oder per E-Mail. Diese Sonderaufgaben finden Sie im Projektstrukturplan, im Arbeitsplan oder Sie erhalten die Aufgaben von der Projektleitung oder vom Vorsitzenden des Gremiums.

Briefe, E-Mails, Chats

Häufig entstehen Aufgaben durch eingehende Post in Form eines Briefs oder einer E-Mail. Wenn Sie in Ihrem Team und Ihrem Unternehmen entsprechend organisiert sind, ergeben sich die Aufgaben auch aus Ihrem Chatverlauf; zum Beispiel mit Microsoft-Teams, indem Kollegen, Kolleginnen oder Vorgesetzte dort Aufgaben zuweisen.

Prüfen Sie für alle Fälle,

ob damit für Sie eine Aufgabe verbunden ist,
bis wann sie erledigt sein muss und
was genau Sie tun müssen.

Besprechungen

Aufgaben entstehen bei Besprechungen, wenn Sie beispielsweise in ein Projektteam eingebunden sind und bei Besprechungen neue Beschlüsse gefasst werden. Werten Sie dazu Protokolle und Maßnahmenpläne aus und überprüfen Sie, wo Sie gefordert sind.

Vorgesetzte, Mitarbeiter oder Kollegen

Vorgesetzte oder Teammitglieder sprechen Sie an, weil diese erwarten, dass Sie etwas Bestimmtes für sie erledigen. Überprüfen Sie, inwiefern Sie deren „Problem“ zu Ihrer Aufgabe machen müssen. Welche Vorteile ergeben sich für Sie und den Aufgabengeber?

Kunden oder Partner

Meldungen von Kunden oder Partnern können ebenfalls eine Aufgabe bei Ihnen auslösen. Dann müssen Sie sich darum kümmern – gegebenenfalls sorgen Sie dafür, dass der geeignete Ansprechpartner oder Experte in Ihrem Unternehmen die Kundenanfrage löst.