Arbeitstechniken für strukturiertes ArbeitenKJ-Methode – Ideen clustern und gruppieren

Mit der KJ-Methode können Sie viele Elemente in Gruppen sortieren und clustern. Damit verschaffen Sie für sich und andere einen besseren Überblick. Außerdem zeigen Sie mögliche Zusammenhänge zwischen den Elementen auf, die Sie mit der KJ-Methode strukturieren.

Ein typischer Anwendungsfall für die KJ-Methode ist das Brainstorming. Nachdem Sie viele Ideen gesammelt haben, sollen diese sortiert und in Gruppen zusammengefasst werden. Dabei hilft die KJ-Methode.

Die KJ-Methode wird auch als KJ-Analyse, Affinity Analyse oder Affinity Mapping bezeichnet. Das Ergebnis ist ein sogenanntes Affinity Diagramm. Der Name „KJ“ stammt von den Initialen des Entwicklers der Methode, Jiro Kawakita.

Die KJ-Methode können Sie allein oder in einer Gruppe anwenden. Immer gehen Sie bei der folgendermaßen vor.

1. Aufgabe oder Problem beschreiben

Schreiben Sie die Aufgabe oder das Problem auf, sodass Sie selbst und alle, die bei den folgenden Schritten mitwirken, wissen, worum es geht. Halten Sie fest:

• Was ist passiert?
• Aus welchem Anlass resultiert die Aufgabe oder das Problem?
• Warum befassen wir uns mit diesem Thema?
• Was ist die Situation?
• Was wissen wir bereits?
• Welche Informationen (Fakten, Zahlen) liegen bereits vor?
• Was ist also die Aufgabe oder das Problem?
• Wie lautet die Ausgangsfrage?

Formulieren Sie die Ausgangsfrage, auf die Sie im weiteren Verlauf Antworten suchen, schriftlich, sodass alle Beteiligten sie vor Augen haben und wissen, worum es geht.

2. Brainstorming für die Lösungsfindung

Dann beginnt das klassische Brainstorming – also die Suche nach möglichen Lösungen für die Aufgabe, das Problem, die Ausgangsfrage. Ziel ist: So viele Ideen wie möglich, ohne dass deren Qualität und Beitrag zur Problemlösung bewertet wird.

Im einfachsten Fall werden dazu alle Ideen aufgeschrieben; am Bildschirm, in einer Mindmap, auf Post-its oder Karten, die an einer Pinnwand angebracht werden. Alle sollen die Ideen der anderen sehen.

Das kann durch spezielle Kreativitätstechniken unterstützt werden. Zum Beispiel durch:

• Reizwortanalyse
• 6-3-5-Methode (Brainwriting)
• Osborn-Checkliste
• 6-Denkhüte (nach Edward de Bono)
• Kopfstandtechnik
• KI-Werkzeuge nutzen (Bard, ChatGPT, Miro Assist)

Wichtig bei diesem Schritt ist:

• Alles aufschreiben! Das kann auf Papier oder elektronisch erfolgen.
• Jede Idee wird einzeln aufgeschrieben! Dann können die Ideen in den folgenden Schritten leichter sortiert werden.
• Alles lesbar aufschreiben! Damit es auch mit etwas Abstand gelesen werden kann und alle das Ganze im Blick haben.

3. Erste Gruppen bilden

Wenn Sie weniger als sieben Ideen (Karten) beschrieben haben, dann können Sie sofort zu Schritt 6 gehen. Im besseren Fall haben Sie aber viel mehr Ideen gesammelt.

Dann kommt nun der schwierigste Schritt der KJ-Methode: die Gruppierung oder Clusterung.

Kaum ein Mensch kann mehr als sieben Elemente, geschweige denn viele Dutzend, auf einmal „im Blick haben“, diese bewerten oder damit arbeiten. Das Gehirn ist damit überfordert. Die Lösung ist die Gruppierung.

Beginnen Sie die Gruppierung mit der „Methode des scharfen Hinsehens“. Schauen Sie also auf die Karten mit allen einzelnen Ideen und warten Sie auf eine erste Intuition. Vertrauen Sie dieser Intuition, denn es gibt (zunächst) kein Richtig oder Falsch.

Wichtig ist nur, dass

• Sie in den Prozess der Gruppierung einsteigen,
• den Eindruck haben, nach und nach einen Überblick zu bekommen – und sich damit einer Einteilung der Elemente in Gruppen nähern.

Das erste Sortieren und Gruppieren lässt sich mit dem Puzzeln vergleichen. Dort werden die einzelnen Puzzleteile zu Beginn auch erst einmal sortiert – nach Ecken, Kanten, Farben …

So clustern Sie Ihre Ideen:

1. Sortieren Sie die Ideen entsprechend den gefundenen Gruppen und hängen Sie die Ideenkarten zusammen – aber so, dass jede einzelne Karte weiterhin lesbar bleibt.
2. Alle Ideen, die zu einer Gruppe gehören, hängen eng beieinander; zwischen den Gruppen gibt es Abstand.
3. Finden Sie eine (vorläufig) passende Überschrift für jede Gruppe und notieren Sie diese auf einer Karte in anderer Farbe oder Form, sodass alle erkennen: Das ist die Überschrift. Zum Beispiel: Mensch, Technik, Organisation.
4. Lässt sich eine Karte keiner Gruppe zuordnen, bleibt sie für sich allein hängen: die „Lone Wolves“.
5. Gibt es im Team unterschiedliche Meinungen, zu welcher Gruppe eine Karte gehört, kann dies auf der Karte vermerkt werden (Symbol) oder sie wird kopiert und beiden Gruppen zugeordnet.

4. Prüfen der Gruppeneinteilung

In diesem Schritt prüfen Sie das Ergebnis. Besprechen Sie im Team oder bedenken Sie für sich, ob die Gruppenzuordnung und die Gruppenbezeichnungen plausibel sind.

Prüfen Sie dann:

• Wie viele Ideen (Karten, Post-its) sind jeweils einer Gruppe zugeordnet? Sind es mehr als sieben, gehen Sie zum nächsten Schritt und unterteilen Sie diese Gruppe noch einmal.
• Haben Sie mehr als sieben Gruppen? Dann müssen Sie Gruppen zu einer Obergruppe zusammenfassen; gehen Sie auch in diesem Fall zu Schritt 5.

Ansonsten gehen Sie direkt zu Schritt 6.

5. Weitere Gruppen bilden

Gibt es zu viele Gruppen oder sind einzelne Gruppen noch zu groß, dann müssen Sie weitere Gruppen bilden. Gruppen mit zu vielen Elementen unterteilen Sie in Teilgruppen. Verfahren Sie dazu wie in Schritt 3:

• Schauen Sie sich die einzelnen Ideen der Gruppe an und finden Sie eine mögliche Unterteilung. Zum Beispiel: die Gruppe „Mensch“ wird unterteilt in: „Schulung“ und „Kommunikation untereinander“. Beide Teilgruppen werden weiterhin der Gruppe Mensch zugeordnet.
• Haben Sie noch zu viele Gruppen, suchen Sie nach einer Bezeichnung für eine Zusammenfassung von mehreren Gruppen. Sie müssen also einen Oberbegriff = Obergruppe finden und als Überschrift über die dazugehörenden Gruppen formulieren.

Diese weiteren Gruppierungen erfordern oft, dass die Ideenkarten noch einmal neu sortiert und entsprechend umgehängt werden müssen. Die grundsätzliche Gruppierung aus Schritt 3 kann aber beibehalten werden.

Möglicherweise entstehen so mehrere Gruppen mit Ideenkarten. Sie gruppieren so lange, bis auf einer Ebene der „Gruppenhierarchie“ maximal sieben Gruppen stehen und keine Gruppe mehr als sieben Ideenkarten hat; es dürfen ausnahmsweise auch mal acht, aber nicht mehr als zehn sein.

Ideenkarten, die noch immer keiner Gruppe zugeordnet werden können, bleiben als Lone Wolf weiterhin alleinstehen.

Das Beispiel aus der vorigen Abbildung zeigt:

• Es gibt drei Gruppen: Mensch, Technik, Organisation
• Es gibt sieben Teilgruppen: Schulung, Kommunikation, interne Prozesse, Interaktion mit Kunden, Wissensmanagement, Kundenverwaltung und Kundenkommunikation
• Keine Teilgruppe umfasst mehr als sechs Lösungsideen

Damit sind alle 30 Lösungsideen übersichtlich sortiert.

6. Ergebnis überprüfen

Ist die Gruppierung abgeschlossen, schaut sich das Team das Ergebnis insgesamt wieder an. Besprechen Sie:

• Passt diese Einteilung in Gruppen?
• Stimmen die Gruppenbezeichnungen (Titel)?
• Fehlt etwas? – Dann ergänzen.
• Hilft uns das bei der Lösung der Aufgabe, des Problems, der Fragestellung?

Wenn sich herausstellt, dass noch viele weitere Ideen kommen, können Sie sogar weitere Runden anschließen – und zu Schritt 2 gehen.

Es kann vorkommen, dass jemand einen völlig neuen Vorschlag zur Gruppierung macht, der das bisherige Ergebnis über den Haufen wirft. Ist das Team der Meinung: „Ja, das ist viel besser als vorher“, dann wird die neue Gruppierung umgesetzt. Alle Vorarbeiten bis dahin waren trotzdem wertvoll, weil diese neue Gruppeneinteilung ansonsten gar nicht gefunden worden wäre.

7. Ergebnis strukturieren, bewerten, priorisieren

Manchmal ist es hilfreich – oder sogar notwendig – das Ergebnis der Gruppierung aufzubereiten, anders zu strukturieren, zu bewerten oder Prioritäten festzulegen. Letztlich hängt dies vom Zweck und von der Fragestellung (siehe Schritt 1) ab.

Besprechen Sie deshalb in Ihrem Team:

• Was hilft nun konkret bei der Lösung des Problems?
• Was soll weiterverfolgt werden?
• Was machen wir als Nächstes?

Um diese Frage zu beantworten, strukturieren Sie das Ergebnis:

• Markieren Sie Widersprüche; Ideen, die nicht zusammenpassen.
• Bringen Sie Gruppen oder einzelne Ideen in eine Ursache-Wirkungs-Beziehung: Das muss der Fall sein, bevor das folgt (eintritt, passiert, möglich ist).
• Ordnen Sie Ergebnisse auf einen Zeitstrahl.
• Markieren Sie leichte und schwierige Dinge.

Ermitteln oder schätzen Sie bei Bedarf außerdem: Aufwand, Nutzen, Risiken und Chancen. Was lässt sich umsetzen? Was nicht? Warum?

Priorisieren Sie Ihre Lösungsideen: Was ist am wichtigsten? Was sollten wir umsetzen – jetzt sofort, später, wenn Zeit bleibt?

8. Ergebnis aufbereiten

Nutzen Sie das Ergebnis der KJ-Methode nun für die weiteren Schritte und zur Entwicklung oder Umsetzung einer Lösung. Was im Weiteren zu tun ist, hängt vom eigentlichen Zweck ab, für den Sie die erläuterten Schritte durchgeführt haben.

Möglich ist beispielsweise:

• Sie wollen das Ergebnis anderen Personen präsentieren? Dann erstellen Sie daraus eine PowerPoint-Präsentation.
• Sie möchten eine gefundene Lösung umsetzen? Dann entwickeln Sie aus dem Ergebnis einen Projektstrukturplan, einen Aufgabenplan oder eine To-do-Liste.
• Sie wollen eine Entscheidung (durch die Geschäftsleitung) herbeiführen? Dann arbeiten Sie Aufwand, Nutzen, Risiken und Chancen heraus und schreiben Sie eine Entscheidungsvorlage.

Hilfreich ist, wenn Sie das Ergebnis Ihrer Gruppierung in ein Bild bringen; zum Beispiel ein Ishikawa-Diagramm, eine Tabelle, ein Portfolio-Diagramm oder in einen Zeitplan.

Die KJ-Methode ist immer dann hilfreich, wenn Sie viele Elemente, Daten oder Informationen gruppieren und strukturieren wollen. Diese Elemente entstehen zum Beispiel im Rahmen eines Brainstormings oder bei der Informationsrecherche.

Mit dem Gruppieren und Clustern können Sie dann:

• Zusammenhänge besser erkennen
• viele Informationen nachvollziehbar erklären
• Inhalte einer Präsentation strukturieren

Mit der Methode lassen sich zudem Meinungen von Fakten unterscheiden und unterschiedliche Sichtweisen von Personen erkennen. Die Diskussion zum Thema bleibt fokussiert, man verzettelt sich nicht, sondern arbeitet an den vorliegenden Informationen.

Am Ende steht immer ein Ergebnis, mit dem Sie (nach dem Meeting) weiterarbeiten können.