Arbeitstechniken für strukturiertes ArbeitenChecklisten schreiben – Tipps und Regeln

Wie nutzen Sie Checklisten, um Know-how festzuhalten?

Für viele Aufgaben gibt es Checklisten, die von Experten erstellt wurden und die dem Nutzer aufzeigen wollen, wie er eine Lösung für seine Aufgabe findet. Man findet sie im Internet, in Büchern oder Fachzeitschriften. Problem dabei ist: Die richtige und passende Checkliste für die jeweils eigene und spezielle Aufgabe zu finden.

Checklisten können Sie auch selbst entwickeln und aufschreiben. Oft sind Sie der eigentliche Experte oder die Expertin für die jeweilige Aufgabe. Und Sie kennen die Besonderheiten und speziellen Fragen, die sich bei der Aufgabe jeweils stellen.

Wenn eine Aufgabe regelmäßig durchgeführt werden muss, können Sie alle wichtigen Aspekte dazu in einer Checkliste für Kolleginnen und Kollegen aufschreiben. Solche Checklisten sind zudem hilfreich, wenn Sie neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einlernen. Wenn Sie eine Aufgabe nur selten durchführen, kann eine Checkliste auch Ihnen selbst helfen; denn Sie müssen sich nicht immer wieder neu in die gleiche Aufgabe eindenken.

Regeln für das Schreiben einer Checkliste

Wichtig beim Schreiben einer Checkliste ist:

• Sie schreiben alles auf, was notwendig ist, damit die Aufgabe schnell und korrekt durchgeführt werden kann.
• Die Checkliste muss vollständig sein, sodass der Nutzer keine offenen Fragen hat, sondern alle Informationen mit der Checkliste bekommt, die er für das Erledigen der Aufgabe braucht.
• Die Checkliste sollte so kurz und knapp wie möglich sein; oft reichen Stichwörter als Erinnerungshilfe.
• Sie sollte verständlich und unmissverständlich geschrieben sein.
• Testen Sie Checklisten, indem Sie die Aufgabe genau nach Checkliste abarbeiten.
• Verbessern Sie die Checkliste sofort, wenn sie missverständlich ist oder wenn Sie eine Lücke erkennen.