Lieferantenbewertung und LieferantenauswahlWie Sie Lieferanten auditieren und den Lieferantenbericht schreiben

Mit einer Lieferantenbewertung prüfen Sie, ob und in welchem Umfang (mögliche) Lieferanten Normen, gesetzliche Regelungen und von Ihrem Unternehmen festgelegte Anforderungen erfüllen. Damit möchten Unternehmen die folgenden Fragen beantworten:

• Eignet sich der Lieferant grundsätzlich für uns?
• Wie leistungsfähig ist der Lieferant?
• Inwieweit beherrscht der Lieferant (wichtige) Prozesse?
• Erfüllt der Lieferant die Anforderungen, die wir an uns selbst und an unsere Partner stellen – hinsichtlich Qualität, Rechtssicherheit, Zuverlässigkeit, Umweltschutz usw.?

Ist eine langfristige Zusammenarbeit mit dem Lieferanten geplant, werden in der Regel mehrere Mitarbeitende entsendet, um sich vor Ort ein Bild vom Lieferanten zu machen. Zudem verpflichtet sich der Lieferant, Fragen in einem Fragebogen oder Bewertungsbogen wahrheitsgemäß und vollständig zu beantworten, damit die Antworten in die Lieferantenbewertung aufgenommen werden können.

Anhand der Lieferantenbewertung können verschiedene Lieferanten miteinander verglichen werden – objektiv, messbar und im zeitlichen Verlauf nachverfolgbar. Außerdem wird die Lieferantenqualität mithilfe des Lieferantenaudits geprüft, bewertet und im Rahmen der weiteren Zusammenarbeit überwacht.

Nach einer gewissen Dauer der Zusammenarbeit mit dem Lieferanten kann beispielsweise geprüft werden:

• Ist die Lieferzulässigkeit gleichbleibend hoch?
• Entspricht der Produktionsbereich immer noch unseren Ansprüchen an Sauberkeit, Übersicht und Ordnung?
• Werden alle Sicherheitsvorschriften eingehalten?
• Ist der Maschinenpark auf einem angemessenen Stand?
• Müssen wir häufiger reklamieren oder seltener?

Als Kunde Ihrer (möglichen) Lieferanten entscheiden Sie selbst, welche Lieferanten Sie einem ausführlichen Audit unterziehen, wie Sie dabei vorgehen und welchen Aufwand Sie dafür betreiben. Je wichtiger der Lieferant für Ihr Unternehmen, desto eher sollten Sie ein entsprechend sorgfältiges Lieferantenaudit durchführen. Wichtig kann dabei bedeuten:

• Fehler oder Mängel der Produkte des Lieferanten haben schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen.
• Lieferprozesse müssen reibungslos funktionieren, damit Ihre Prozesse ebenfalls funktionieren.
• Bei einem Ausfall des Lieferanten kann niemand anderes schnell einspringen.
• Sie planen eine langfristige Zusammenarbeit mit dem Lieferanten und Ihr Einkaufsvolumen ist entsprechend hoch.

Außerdem ist zu beachten: Streben Unternehmen eine Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagements an, fordert die Norm DIN EN ISO 9001: Lieferanten müssen bewertet werden, wenn

• gelieferte Produkte oder geleistete Dienstleistungen in die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens integriert werden;
• diese Produkte durch den Lieferanten direkt dem Kunden des Unternehmens geliefert werden;
• ein Prozess an den externen Anbieter ausgelagert wird.

Wie oft eine Lieferantenbewertung durchgeführt wird, legen Unternehmen individuell fest. Wichtig ist, dass die Audits für Lieferanten regelmäßig durchgeführt und konkurrierende Lieferanten anhand der gleichen Kriterien bewertet werden. Nur so bleiben die Audits vergleichbar und fair.

In vielen Unternehmen wird die Lieferantenbewertung jährlich durchgeführt. Mindestens wird die Bewertung von Lieferanten dann durchgeführt, wenn ein neuer Lieferant beauftragt werden soll.

Oft wird ein Rating-Verfahren zur Lieferantenbewertung eingesetzt. Im einfachsten Fall werden Lieferanten dazu anhand unterschiedlicher Bewertungskriterien in drei Klassen eingeteilt: A (beste Kategorie), B (mittlere Kategorie) und C (schlechteste Kategorie). Ein A-Lieferant entspricht zu 90 bis 100 Prozent den Anforderungen, während der C-Lieferant nur noch zu unter 70 Prozent den Anforderungen entspricht. B-Lieferanten befinden sich entsprechend im Bereich zwischen 70 und 89 Prozent.

Weitere Methoden für das Lieferantenaudit sind:

• Nutzwertanalyse
• Profilanalyse
• Preisstrukturanalyse
• Punktbewertungsverfahren oder Scoring-Modell

Lieferantenbericht oder Lieferanten-Report

Die Ergebnisse der Prüfung, der Leistungsmessung und der Bewertung werden in einem Lieferantenbericht oder Lieferanten-Report zusammengestellt und erläutert. Dieser Bericht ist Grundlage für die Entscheider in Ihrem Unternehmen, ob und unter welchen Bedingungen sie mit dem Lieferanten zusammenarbeiten wollen. Entsprechend kommt diesem Bericht eine große Bedeutung zu. Er muss sorgfältig erstellt werden, alle für die Entscheidung notwendigen Informationen beinhalten und nachvollziehbar sein.

Der Lieferantenbericht oder Report kann wie folgt aufgebaut sein:

1. Zusammenfassung
2. Ergebnis und Gesamteindruck
3. Allgemeine Informationen zum Lieferanten
4. Prozesse, Lagerung, Logistik
5. Lieferzuverlässigkeit
6. Daten, Informationstechnik, Kommunikation
7. Maschinenpark
8. Qualität und Qualitätsmanagement
9. Prüfmittel und Prüfungen
10. Qualifikation
11. Nachhaltigkeit

Je nach Branche, Unternehmensgröße, Relevanz und Durchführbarkeit können einzelne Punkte ersetzt werden, entfallen oder ergänzt werden.

Zusammenfassung

Auf das Inhaltsverzeichnis folgt die Zusammenfassung. Möchte der Leser des Lieferantenberichts lediglich wissen, wie der Lieferant insgesamt bewertet wird, findet er hier die wichtigsten Informationen auf einen Blick.

Die Zusammenfassung enthält:

• Daten zum Lieferantenbesuch und dem Lieferanten: Lieferantenname, Lieferantennummer, auditiertes Werk (Niederlassung), Auditteam, auditierte Personen, Datum der Bewertung
• weitere Informationen zum Lieferanten: Branche, Umsatz, Beschäftigte, QS-Mitarbeitende
• Gesamtergebnis (und Einstufung in die Kategorien A, B oder C)
• Referenzen
• Ort, Datum, Unterschrift, Name des Unternehmens

In diesem Abschnitt wird auch erfasst, ob mit dem Lieferanten Korrekturmaßnahmen vereinbart wurden. Nach Durchführung der Korrekturmaßnahmen kann entweder eine erneute Lieferantenbewertung erfolgen oder der Lieferant versichert schriftlich, dass und wann die Maßnahmen erfolgreich ergriffen worden sind.

Gesamtergebnis und Gesamteindruck

In diesem Abschnitt wird das Gesamtergebnis aus der Lieferantenbewertung in einer Übersicht dargestellt. Zudem kann ein Gesamteindruck erläutert werden. Dazu werden die Bewertungskriterien aufgelistet. Sowohl die vergebenen Punkte als auch das Ergebnis in Prozent wird erfasst.

Die Zahlenwerte sollten mithilfe eines Balkendiagramms visualisiert werden. Dann erkennt der Leser auf einen Blick, wie sich die Gesamtbewertung zusammensetzt: Wo war der Lieferant besonders gut? Wo gibt es Optimierungsbedarf? Wie stehen die Ergebnisse für verschiedene Kriterien im Verhältnis zueinander?

Allgemeine Informationen zum Lieferanten

Hier werden Informationen erfasst, die nicht zwingend in die Bewertung einfließen. Mögliche Punkte sind:

• Werden ähnliche Kundinnen und Kunden mit den gleichen Produkten beliefert?
• Welche Funktionsbereiche gibt es beim Lieferanten? Nur Produktion (verlängerte Werkbank)? Oder eigene Produktentwicklung, Bemusterung, Werkzeugbau etc.?
• Welche Produktionsprozesse werden vom Lieferanten durchgeführt?
• Welche Prozesse und Arbeitsschritte sind ausgelagert?
• Mit welchen wichtigen Sub-Lieferanten arbeitet der Lieferant zusammen
• Gibt es ein (zertifiziertes) QM-System? Wenn ja: Welches?
• Welche anderen Managementsysteme werden eingesetzt?

Einzelergebnisse der Lieferantenbewertung

In den folgenden Abschnitten des Lieferantenberichts werden die Einzelergebnisse zu den festgestellten Leistungen des Lieferanten aufgeführt. Die relevanten Bewertungskriterien werden benannt und die Leistungen mithilfe einer definierten Skala bewertet.  Die Auditorin oder der Auditor hält fest, was im Einzelnen bei der Lieferantenprüfung festgestellt wurde und wie der Eindruck während der Besichtigung vor Ort war.

Es werden konkrete Fragen beantwortet – allerdings nicht mit Ja oder Nein, sondern durch die Angabe einer Zahl. Als Bewertungssystem bieten sich zum Beispiel Zahlen zwischen 1 „vollständig erfüllt“ und 4 „nicht erfüllt“ an. Die Ziffer 2 bedeutet „teilweise erfüllt“. Werden gerade Umbau- oder Aufbauarbeiten vorgenommen, muss dieser Umstand ebenfalls vermerkt werden – etwa mit der Ziffer 3 für „in Arbeit“ oder „im Aufbau“. Wird nichts ausgewählt, ist die Frage in diesem Fall nicht relevant oder sie kann nicht (sofort) beantwortet werden.

Beispiel: Der Auditor markiert für die Frage „Ist die Lagerung zweckmäßig?“ das Feld mit der Ziffer 1, weil die Erwartungen in diesem Punkt vollständig erfüllt sind.

Nicht vergessen: Zu jeder Frage dürfen sowohl Bemerkungen als auch separate Anlagen erfasst werden. Bei den Anlagen kann es sich etwa um Fotos handeln. Sie können als Gedankenstütze, Beleg oder Nachweis dienen.

Die vergebenen Punkte werden mit einem vorab bestimmten Gewicht multipliziert. Je wichtiger das Kriterium, desto höher ist der Multiplikator. Am Ende erhält man eine Gesamtpunktzahl, die mit der maximal möglichen Punktzahl und dem Ergebnis anderer Lieferantenaudits verglichen werden kann.

Produktion, Lagerhaltung, Logistik

In diesem Abschnitt wird der Bereich Produktion des Lieferanten überprüft und bewertet. Er umfasst:

• Fertigung
• Montage
• Lagerhaltung
• Logistik
• Transport

Dabei können auch die direkten Unterstützungsbereiche wie Abfallentsorgung, Emissionsschutz, Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit, Handling etc. bewertet werden.

Bewertungskriterien dazu können sein:

• Werden die entsprechenden Prozesse sicher beherrscht?
• Welche Erfahrungen hat der Lieferant mit den Prozessen?
• Sind die Prozesse zweckmäßig?
• Wie ist der Gesamteindruck im Hinblick auf Sauberkeit, Ordnung, Sicherheit?

Lieferzuverlässigkeit

Hier handelt es sich um einen der wichtigsten Abschnitte im Lieferantenaudit. Es werden Faktoren bewertet, wie:

• Ist die termingerechte Lieferung gewährleistet?
• Werden die bestellten Mengen geliefert?
• Beherrscht der Lieferant die notwendigen Lieferprozesse; zum Beispiel nach der Kanban-, Just-in-Time- oder Just-in-Sequence-Methode?
• Können die Unterlieferanten überwacht werden?
• Wie handelt der Lieferant im Notfall? Ist die Lieferung dann gewährleistet?

Daten, Informationstechnik und Kommunikation

Dieser Abschnitt ist zum Beispiel im Hinblick auf den Datenschutz und die reibungslose, schnelle, fehlerfreie Kommunikation mit dem Lieferanten wichtig. Es wird geprüft und bewertet, ob der Lieferanten hinsichtlich der Kommunikation und Informationstechnik auf dem aktuellen Stand der Dinge ist.

Bewertet wird zum Beispiel:

• Welche IT-Systeme werden verwendet?
• Wie wird der Datenschutz gewahrt?
• Welche Schutzmaßnahmen gegen Computerviren werden ergriffen? Maßnahmen zur Datensicherheit?
• Wie sind die Abteilungen vernetzt?
• Können alle relevanten Abteilungen per E-Mail kommunizieren?
• Welche weiteren Kommunikationssysteme werden genutzt?

Maschinenpark

Hier wird bewertet, ob die erforderlichen Maschinen und andere technische Anlagen in ausreichender Menge, Qualität und Art vorhanden sind.

Außerdem wichtig: Wie werden spezielle Herstellungs- oder Bearbeitungsprozesse gesichert – etwa durch Tests, Bemusterung oder spezielle Prüfverfahren?

Qualität und Qualitätsmanagement

Hier beschreiben Sie alle Maßnahmen des Lieferanten zum Qualitätsmanagement. Sie erläutern:

• Wie ist das Qualitätsmanagement organisiert? Funktionsbereiche, Aufgaben, Verantwortung?
• Welche Systeme und Methoden setzt der Lieferant im Rahmen seines Qualitätsmanagements ein?
• Welche Zertifizierungen hat er?
• Welche Maßnahmen führt er (regelmäßig) durch?

In diesem Abschnitt wird außerdem dokumentiert:

• Ist das Personal qualifiziert?
• Ist genügend Personal vorhanden?
• Wie ausgeprägt ist das Qualitätsbewusstsein beim Personal?
• Wird die Kundenzufriedenheit gemessen? Wenn ja: Wie?

Im Hinblick auf die Qualität und die Qualitätskontrolle kann erfasst werden:

• Wie hoch ist die Fehlerrate, der ppm-Wert? Und: Wird der vereinbarte ppm-Wert eingehalten?
• Liegt eine aktuelle Qualitätssicherheitsvereinbarung vor?
• Häufigkeit von Reklamationen: Neue Lieferanten können diese Information offenlegen; bei bekannten Lieferanten dienen die eigenen Reklamationen als Bewertungsgrundlage.
• Wird die vereinbarte Bearbeitungszeit eingehalten?
• Gibt es einen Produktsicherheitsbeauftragten?

Je nach Einzelfall werden noch eine ganze Reihe weiterer Fragen gestellt, die wiederum als unterschiedlich wichtig eingestuft werden können. Die Einstufung fließt in die Gewichtung ein – entsprechend der bekannten Systematik.

Prüfmittel und Prüfungen

In diesem Abschnitt werden die Prüfmittel, Prüfeinrichtungen und Prüfungen bewertet. Der Auditor kontrolliert und dokumentiert zum Beispiel, ob die benötigten Prüfmittel vorhanden und einsatzbereit sind und ob sie regelmäßig gewartet werden.

Alles dreht sich um die Frage: Wie häufig, auf welche Weise und in welchem Umfang wird geprüft, gemessen und aufgezeichnet?

Qualifikation der Mitarbeitenden

In diesem Abschnitt der Lieferantenbewertung wird geprüft: Sind die Mitarbeitenden des Lieferanten ausreichend qualifiziert? Befragt wird der Lieferant zum Beispiel über die Art und Häufigkeit von Personalschulungen.

Wie immer gilt: Je präziser sich die Aussagen durch vorliegende Dokumente nachvollziehen lassen, desto besser. Indem Schulungsinhalte zumindest stichprobenartig eingesehen werden, findet der Auditor heraus, ob sie dem neuesten gesetzlichen und fachlichen Standard entsprechen.

Nachhaltigkeit

An dieser Stelle werden alle Konformitätserklärungen geprüft, die für eine Branche relevant sind. Zudem sollte der Lieferant den Informationsfluss bei Änderungen garantieren – am besten schriftlich. Auch dafür werden Punkte vergeben.

Legt der Lieferant eine Verpflichtung vor, dass er sich an die gültigen sozialen Gesetze seines Landes hält und internationale Umwelt- sowie Ethikstandards berücksichtigt, wird das ebenfalls bewertet. Dabei geht es unter anderem um das Verhindern von Kinderarbeit, Menschenhandel, Zwangsarbeit etc.

Lieferantenbewertung mithilfe von Punktetabellen

Sie können vorab Tabellen für einzelne Bewertungskriterien erstellen, mithilfe derer die Auditorin oder der Auditor den Lieferanten bewertet. So lässt sich die Lieferantenbewertung einfach vornehmen und das Ergebnis bleibt übersichtlich sowie nachvollziehbar.

Für den Bewertungsfaktor „Reklamationen und Mängelrügen“ sieht die Tabelle so aus:

Eine solche Tabelle kann zum Beispiel auch genutzt werden für:

• Anzahl der Tage, die vom vereinbarten Liefertermin abweichen: Wird die vereinbarte Dauer unterschritten, können entsprechend negative Werte vergeben werden, zum Beispiel „–1“.
• Abweichungen zur vereinbarten Liefermenge: Hier bietet sich die Angabe in Prozent an.
• Fehlerrate, ppm-Wert

A-Lieferant

Das Ergebnis entspricht den Anforderungen des Unternehmens. Mit Lieferanten der Kategorie A wird eine Zusammenarbeit angestrebt oder die Zusammenarbeit wird beibehalten. Diese Lieferanten gelten als:

• exzellenter Lieferant
• bevorzugter Lieferant
• Partner

B-Lieferant

Das Ergebnis entspricht den Anforderungen weitgehend, aber nicht optimal.
Das bewertende Unternehmen erwartet von B-Lieferanten, dass noch vorhandene Mängel selbstständig abgestellt werden und sich der Lieferant kontinuierlich verbessert, bis er als A-Lieferant gilt. Mögliche Bezeichnungen sind:

• guter Lieferant
• akzeptierter Lieferant
• Schlüssellieferant

C-Lieferant

Das von diesem Lieferanten erreichte Ergebnis entspricht nicht den Anforderungen.
Es werden vermehrt Qualitätskontrollen durchgeführt. Gespräche mit dem Lieferanten werden geführt. Es werden entsprechende Optimierungen zur Mängelbeseitigung vereinbart. Die Leistung muss sich verbessern, damit eine langfristige Zusammenarbeit infrage kommt. Mögliche Bezeichnungen sind:

• befriedigender Lieferant
• beschränkter Lieferant
• zugelassener Lieferant

D-Lieferant

Das von diesem Lieferanten erreichte Ergebnis ist nicht akzeptabel.
Im Rahmen des Lieferanten-Managements wird über die weitere Zusammenarbeit mit D-Lieferanten entschieden, sofern bereits eine Zusammenarbeit besteht. Handelt es sich um einen neuen Lieferanten, kommt einer Zusammenarbeit (vorerst) nicht infrage. Mögliche Bezeichnungen sind:

• unbefriedigender Lieferant
• zu wechselnder Lieferant
• gesperrter Lieferant

Mögliche Konsequenzen für D-Lieferanten:

• Maßnahmen zur Lieferantenentwicklung werden entwickelt. Der Lieferant setzt die Maßnahmen um. Danach wird er neu bewertet.
• Neuaufträge werden (zeitlich befristet) ausgesetzt.
• Das Einkaufsvolumen wird reduziert.
• Das Unternehmen führt ein Prozessaudit durch.
• Es erfolgt eine Prüfung durch Dritte.
• Geschäftsbeziehung wird beendet.