ProjektmanagementProjektüberwachung

Während des Projektverlaufs muss das Projektmanagement permanent sicherstellen, dass die Projektziele erreicht werden. Wenn Abweichungen zwischen SOLL (Plan) und IST sichtbar werden, muss gegengesteuert werden. Für den Eingriff im Rahmen der Projektüberwachung und Projetsteuerung gibt es wirksame Instrumente.

Grundlage ist die Projektplanung

Die Projektplanung kann den Projektverlauf nur gedanklich vorwegnehmen. Was während des Projekts dann tatsächlich passiert, kann mehr oder weniger davon abweichen. Trotzdem ist Planung wichtig, denn die Steuerung und Überwachung in der Realisierungsphase kann immer nur so gut sein, wie die vorangegangene Planung. Abweichungen zwischen dem realen Projektablauf IST und der Planung SOLL werden nur dann sichtbar, wenn das SOLL bekannt ist.

Projektsteuerung und Projektcontrolling

Projektsteuerung ist die konsequente Fortführung der Projektplanung in der Realisierungsphase. Sie beinhaltet alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um

  • das Projekt im Rahmen der Planungswerte abzuwickeln,
  • die Projektplanung ständig weiter zu verbessern,
  • dem Projektziel „step by step“ näher zu kommen.

Controlling ist eine englische Wortschöpfung und lässt sich am ehesten mit steuern und lenken übersetzen. Wer steuert, blickt in die Zukunft, versucht künftige Entwicklungen oder Schwierigkeiten vorherzusehen und diese in sein Kalkül einzubeziehen. Dies gelingt jedoch nur, wenn man über die aktuelle Situation Bescheid weiß und regelmäßig alle notwendigen Informationen erhält. Mit anderen Worten: Das einzige, was der Controller kontrolliert, ist zunächst die Sicherung des Informationsflusses. Seine Aufgabe ist es, künftige Schwierigkeiten zu erkennen und Störungen aufzudecken, bevor sie zur Gefahr für einzelne Projektziele werden.

Die Projektsteuerung ist eine kontinuierliche Aufgabe während der gesamten Projektlaufzeit. Letztlich geht es darum, dass die Projektziele erreicht werden, also

  • die vorgegebenen Ergebnisse erreicht,
  • die kalkulierten Kosten eingehalten,
  • die geforderten Fertigstellungstermine nicht überschritten werden.

Diese drei Parameter – Ergebnisse, Kosten und Termine – müssen daher gleichermaßen und permanent überwacht werden. Dafür hat sich der Projektsteuerungszyklus bewährt, wie er in Abbildung 6 dargestellt ist.

Abbildung 6: Projektsteuerungszyklus

Soll-Ist-Vergleich und Eingriff in den Projektablauf

Während der Durchführung des Projekts kann es unterschiedliche Eingriffspunkte für das Projektmanagement geben. Dazu muss die Projektleitung erkennen, dass ein Eingriff notwendig ist – etwa durch den regelmäßigen Soll-Ist-Vergleich wichtiger Kennzahlen und Indikatoren, die zeigen, wie weit die Ziele erreicht werden.

Ist ein Eingriff notwendig, muss dies gegebenenfalls mit dem Auftraggeber, dem Projekt-Lenkungskreis oder dem Lenkungsausschuss abgestimmt werden. Dabei geht es um folgende Aspekte und Eingriffe:

  • der Leistungsumfang; zum Beispiel könnten die Projektziele verändert oder neu definiert werden, Teilaufgaben gestrichen werden
  • Ressourcen (Personal, Finanzen); zum Beispiel durch Einsparungen, Akquisition zusätzlicher Mittel, Erhöhung oder Veränderung der Mitarbeiterkapazität
  • Zeitbudget; zum Beispiel durch Verlängerung der Projektdauer oder Verdichtung von einzelnen Arbeitspaketen

Maßnahmen und Instrumente der Projektsteuerung

Im Detail können im Rahmen der Projektsteuerung folgende Maßnahmen umgesetzt oder Instrumente eingesetzt werden, um die (gegebenenfalls neu formulierten) Projektziele zu erreichen:

  • Projektauftrag wird geändert
  • Team wird durch weitere oder andere Personen besetzt
  • Aufgaben, Arbeitspakete oder Maßnahmen werden anders auf Projektmitarbeiterinnen und Projektmitarbeiter verteilt
  • eine spezielle Steuergruppe wird eingerichtet, die schnell Soll-Ist-Abweichungen erkennt und Maßnahmen zur Projektsteuerung ausarbeitet und umsetzt
  • Meilensteine und Teilziele werden angepasst
  • der Kostenplan wird geändert
  • der Kapazitätsplan wird geändert
  • der Terminplan wird geändert
  • externe Unterstützung wird hinzugezogen
  • Projekt-Meetings werden einberufen, um Probleme zu besprechen und zu lösen
  • Zwischenberichte werden erstellt
  • regelmäßige Fortschrittsbesprechungen werden durchgeführt
  • der Informationsaustausch und Vernetzung mit der Regelorganisation im Unternehmen wird verbessert
  • der Status der Arbeitspakete wird überprüft
  • offene Punkte-Liste wird erstellt
  • Eskalationsplan wird entwickelt

Einige Maßnahmen können die Projektleitung und das Projektteam selbstständig durchführen, wenn die allgemeinen Projektziele nicht gefährdet sind. Ist das der Fall, müssen die Maßnahmen mit dem Auftraggeber abgestimmt werden.

Meilensteine zur Zwischenprüfung

Je früher Sie Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem Projektverlauf feststellen, desto einfacher und kostengünstiger lassen diese sich in der Regel beheben. Spätestens an den Meilensteinen wird das bisherige Ergebnis danach beurteilt werden müssen, ob

  • das Projekt nach Plan weiterlaufen kann,
  • mit veränderter Zielsetzung weitergearbeitet,
  • oder das Projekt abgebrochen wird.

Können das Projektziel und die notwendigen Projektergebnisse nicht mehr mit wirtschaftlich vertretbarem Aufwand erreicht werden, weil beispielsweise die beschlossenen und eingeleiteten Maßnahmen keinen Erfolg haben, hüten Sie sich davor, dies zu verschleiern oder sich und das Team weiter unter Erfolgsdruck zu setzen. Finden Sie Mut, das Projekt abzubrechen. Sie verhindern damit Investitionsruinen, die Ihr Unternehmen und die Projektbeteiligten unnötig belasten oder frustrieren – und Ressourcen binden, die an anderer Stelle sinnvoll eingesetzt werden können.

Praxis

Instrumente und Maßnahmen zur Projektsteuerung

Denken Sie an ein konkretes Projekt zurück:

  • Welche Gründe können in einem Projekt zu einer Abweichung zwischen IST und SOLL führen?
  • Woran können Sie entsprechende Abweichungen erkennen?
  • Welche Maßnahmen zur Projektsteuerung haben Sie ergriffen, um die Projektziele zu erreichen?

Welche Instrumente der Projektsteuerung kennen und nutzen Sie? Überlegen Sie, welche Steuerungsinstrumente im Rahmen Ihres Projekts wirkungsvoll einzusetzen sind und wie Sie deren Einsatz organisieren. Orientieren Sie sich dafür am Projektsteuerungszyklus.

Soll-Ist-Abweichungen im Projekt erkennen

Überwachen Sie im Rahmen der Projektsteuerung insbesondere Soll-Ist-Abweichungen. Nutzen Sie dafür die Instrumente der folgenden Vorlage. Hilfreich sind insbesondere die Terminliste, das Balkendiagramm und der Meilensteinplan.

Abweichungen im Projektverlauf lassen sich erkennen, wenn Sie in regelmäßigen Zeitabständen den Status der Arbeitspakete prüfen und Soll-Ist-Abweichungen visualisieren. Ein hilfreiches Instrument dafür ist die Trendanalyse. In den folgenden Vorlagen sehen Sie, wie diese dargestellt werden.

Maßnahmen für die Projektsteuerung entwickeln und umsetzen

Klären Sie die Ursachen für Soll-Ist-Abweichungen mithilfe der folgenden Checkliste. Planen Sie dann geeignete Maßnahmen zur Gegensteuerung.

Passen Sie bei Bedarf das Berichtswesen in Ihrem Projekt an. Achten Sie dabei darauf, dass das Projekt durch Berichte und Reporting nicht überlastet wird – und Sie dennoch rechtzeitig erkennen, wann und wo Eingriffe in den Projektverlauf notwendig sind.

Arbeiten Sie dazu mit einfachen Übersichten und Signalen in Ihren Berichten, Reports, Präsentationen und Besprechungen. In der folgenden Vorlage erkennen Sie, welche Möglichkeiten es dafür gibt.

Ein wirksames Instrument der Projektsteuerung ist das Projekt-Meeting und die Protokollierung der dort besprochenen Punkte. Anhand des Protokolls kann das Projektteam schnell und eindeutig erkennen, was als Nächstes zu tun ist, um die Projektziele (wieder) zu erreichen. Nutzen Sie die folgende Vorlage als Formblatt für Ihre Besprechungs-Protokolle.

Zahlreiche weitere Werkzeuge für die Projektsteuerung und das Projektcontrolling finden Sie in den Handbuch-Kapiteln Projektmanagement mit Excel sowie Projektcontrolling mit Kennzahlen.

Wenn eine vorausschauende und angemessene Projektplanung und eine übersichtliche und wirkungsvolle Projektsteuerung dazu geführt haben, dass die Projektziele erreicht sind, kann das Projekt abgeschlossen werden. Welche Aufgaben dazu erforderlich sind, lesen Sie im letzten Abschnitt des Handbuch-Kapitels.