Büroorganisation und SelbstorganisationWie Sie Ihren Terminkalender organisieren und pflegen
Das Problem: viele Termine und Besprechungen
Viele stöhnen: Ihre Arbeits- und Aufgabenplanung sei deshalb so schwierig, weil sie ständig Termine wahrnehmen müssten. Da machen sich die vielen regelmäßigen Abteilungs- oder Teambesprechungen im Terminkalender breit.
Dazu drängen sich Projektgruppen-Meetings, Telefonkonferenzen, Video-Calls, Workshops, Kundentermine und ungeplante Besprechungen mit Kollegen und Mitarbeitern.
Diese Meetings belegen die „Arbeits-Zeit“, um wichtige Projektaufgaben oder Routinearbeiten zu erledigen.
So ist das nun einmal, könnte man sagen. Denn Besprechungen gehören für viele Mitarbeitenden inzwischen zum Arbeitsalltag. Sie sind wichtig, um die komplexen Abläufe im Unternehmen zu koordinieren, um Aktivitäten und Projekte aufeinander abzustimmen und um die Mitarbeitenden auf die gemeinsamen Ziele auszurichten.
Doch auch hier gibt es Planungs- und Verbesserungspotenzial.
Besprechungen und Termine durchforsten, verbessern oder streichen
Wenn Sie Ihren typischen Arbeitsablauf über einige Tage beobachtet und dokumentiert haben, stellen Sie fest, an welchen Besprechungen Sie teilgenommen haben – im Team oder unter vier Augen. Überprüfen Sie:
- Welche Besprechungen sind für Sie und Ihre Arbeit oder Karriere wichtig?
- Hatten alle Besprechungen ein klares Ziel?
- Gab es eine Tagesordnung?
- Wurden am Ende konkrete Vereinbarungen getroffen?
- Gab es ein Besprechungsergebnis?
- Ist das Ergebnis als Protokoll dokumentiert?
- Hat die Leitung der Besprechung pünktlich begonnen und die Besprechung zum geplanten Zeitpunkt beendet?
Wenn Sie auf diese Fragen keine positiven Antworten geben können, sollten Sie Ihre Besprechungskultur verbessern. Fordern Sie dies von Ihren Vorgesetzten, Ihrem Team und Ihren Mitarbeitenden ein.
Wenn Sie selbst die Besprechung leiten, gelten diese Anforderungen natürlich auch für Sie. Prüfen Sie, wie Sie Ihre Besprechungen planen, vorbereiten, durchführen und nachbereiten.
Wenn Sie feststellen, dass Sie an Besprechungen teilnehmen, die für Sie und das Team nicht wichtig sind, dann stimmen Sie sich mit der Meetingleitung und Ihrem Vorgesetzten ab. Klären Sie, ob Sie wirklich dabei sein müssen.
Gegebenenfalls reicht es aus, wenn Sie sich mit dem Protokoll über die wichtigen Beschlüsse informieren. Beachten Sie bei allen Besprechungen, an denen Sie als Teilnehmer oder als Leiterin dabei sind:
- klare Ziele und Tagesordnung für alle
- pünktlicher Beginn, auch wenn noch nicht alle da sind
- pünktliches Ende, auch wenn noch nicht alle Punkte besprochen sind (werden nächstes Mal behandelt)
