StrategiekommunikationMethoden und Werkzeuge für die Strategiekommunikation

Um die Strategie und die Strategiepläne im Unternehmen zu verankern und zu kommunizieren, müssen die Geschäftsleitung und das Management unterschiedliche Kommunikationskanäle nutzen. In diesem Abschnitt finden Sie eine Übersicht und Erläuterungen zu geeigneten Methoden der Strategiekommunikation.

Übersicht zur Strategiekommunikation

Es gibt eine Fülle von Methoden und Werkzeugen für die Strategiekommunikation. Der Kreativität zum Einsatz sind dabei keine Grenzen gesetzt. Wichtig ist: Die Instrumente sollten aufeinander abgestimmt sein, sie sollten zur allgemeinen internen Kommunikation und zur Organisationskultur passen, und die Wirksamkeit muss regelmäßig überprüft werden.

Hilfreich ist meist ein Methodenmix. Je nach Phase der Strategieentwicklung und Strategieumsetzung sind die einen Methoden besser und andere weniger gut geeignet. So kann zum Beispiel die Geschäftsleitung die „strategische Marschrichtung“ auf einer Betriebsversammlung und in der Mitarbeiterzeitschrift vorstellen und begründen. In Workshops auf Abteilungs- und Team-Ebene kann besprochen werden, wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das im Einzelnen in ihrem Arbeitsbereich umsetzen können. Und über regelmäßige Berichte im Intranet kann gezeigt werden, was als „Vorreiter“ oder „Erfolgsbeispiel“ gilt.

Die folgende Abbildung 4 zeigt in einer Mindmap, welche Methoden und Werkzeuge für die Strategiekommunikation geeignet sind.

Abbildung 4: Methoden und Werkzeuge für die Strategiekommunikation

Strategie-Workshops

Als besonders wirksam haben sich Workshops erwiesen, in denen die Geschäftsführung und der Vorstand mit dem mittleren Management die Strategie besprechen. Die Vorgaben werden auf die einzelnen Funktionsbereiche und die Abteilungen heruntergebrochen. So wird für die Abteilungsleiter und Teamleiter sichtbar, wie sie die Unternehmensstrategie und Ziele in ihrem Bereich umsetzen können.

Die Teamleitung und Abteilungsleitung kann als mittleres Management die Ergebnisse der Strategieplanung und Strategieumsetzung ihrerseits wieder mit den jeweiligen Mitarbeitern besprechen. Dabei geht es darum, was das Team leisten soll, was die Strategie für die tägliche Arbeit der einzelnen Mitarbeiter bedeutet, was erwünschte und was unerwünschte Handlungen sind und woran der Erfolg der Strategieumsetzung gemessen wird. Das sind die Key Performance Indicators (KPI).

Kennzahlen zum Erfolg darstellen und besprechen

Alle Bereiche eines Unternehmens sollten sich darüber verständigen, welche Kennzahlen und Indikatoren hilfreich sind, um den Erfolg des Unternehmens und des einzelnen Teams zu messen und zu beschreiben. So schaffen sie eine einheitliche Basis für Bewertungen und Planungen. Diese sind dann wichtige Elemente der Strategiekommunikation. Die Kennzahlen und der Ist-Stand werden dann bei unterschiedlichen Gelegenheiten besprochen.

Tipp: Arbeiten mit Kennzahlen und KPIs

In den Handbuch-Kapiteln zu Kennzahlensystemen und Key Performance Indicators (KPI) lesen Sie, welche Kennzahlen geeignet sind, einen Unternehmensbereich zu steuern und wie Sie diese erarbeiten und nutzen.

Informationsmaterial

In den Workshops und mit den Auswertungen zu den wichtigen Kennzahlen können spezielle Informationsmaterialien erarbeitet werden. Diese werden dann von den Führungskräften und den Mitarbeitern regelmäßig für die eigene Arbeit genutzt. Das können zum Beispiel sein:

  • Präsentationsunterlagen für das Unternehmen oder für einzelne Arbeitsbereiche (Abteilung, Team), die sichtbar machen, was die Strategie ist und wie sie im jeweiligen Arbeitsbereich umgesetzt werden kann;
  • einfache Übersichten und Broschüren für die Mitarbeiter, in denen die wichtigen Aspekte zusammengefasst sind;
  • Schulungsunterlagen für die Mitarbeiter und vor allem für neu eingestellte Mitarbeiter;
  • Handbücher, Leitfäden und Guidelines für Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungsgespräche;
  • Texte für die interne und externe Medien- und Pressearbeit (Mitarbeiterzeitung, Kundenzeitung).

Arbeitshilfen

Das mittlere Management sollte diese Kommunikationsinstrumente nutzen, um daraus eigene Checklisten und Vorlagen für die Gespräche mit den Mitarbeitern zu entwickeln. Diese werden bei Teamsitzungen eingesetzt oder bei bilateralen Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen. In den Gesprächen sollte für jeden Mitarbeiter herausgearbeitet werden: Wie kann der einzelne Mitarbeiter zum Erfolg des Unternehmens beitragen?

Tipp: „Strategie“ zum Thema machen

Wie Sie „Strategie“ zum Thema mit Ihren Mitarbeitern machen, erfahren Sie auch in den Handbuch-Kapiteln zu Zielvereinbarungen und zu Mitarbeitergesprächen.

Strategische Landkarten als Basis für die regelmäßige Kommunikation

Ein weiteres hilfreiches Instrument, um aus übergeordneten Unternehmensstrategien und Zielen bereichs- oder abteilungsspezifische Ziele zu entwickeln, ist die Balanced Scorecard. Sie leitet aus Strategien und Zielen einzelne Kennzahlen ab, die aufzeigen, wie Strategien im Unternehmen umgesetzt werden. Und es werden konkrete Aktionen, Projekte und Maßnahmen aus der Balanced Scorecard entwickelt, die dann bis auf Teamebene und bis zum einzelnen Mitarbeiter heruntergebrochen werden können.

Ein Element der Balanced Scorecard ist die sogenannte Strategie-Landkarte oder Strategy Map. Hier werden die strategischen Eckpfeiler eines Unternehmens einfach auf einer Seite in Form einer Landkarte oder einer Mindmap zusammengestellt. Sie hat den Vorteil für die Manager und ihre Mitarbeiter, dass sie leicht verständlich und immer präsent ist. So kann sich die Strategiekommunikation immer auf die Strategy Map beziehen; das Reden über die Strategie des Unternehmens wird damit viel einfacher.

Strategy Map

Robert S. Kaplan und David P. Norten haben im Rahmen ihrer Methode der Balanced Scorecard auch das Instrument der Strategy Maps entwickelt. Hier werden für die vier Ebenen der Balanced Scorecard konkrete strategische Ziele in einer Art Landkarte abgebildet. Die Mitarbeiter erkennen so, wie finanzielle Erfolgsgrößen (zum Beispiel Gewinn oder Umsatz) mit Leistungskennziffern für die Kundenzufriedenheit, die Qualität oder die Abläufe zusammenhängen und wie Prozessverbesserungen und Weiterbildung der Mitarbeiter dazu beitragen.

Ein weiterer wichtiger Vorteil der Balanced Scorecard und der Strategy Map ist, dass die Wirksamkeit der Strategie und die Umsetzung der Vorgaben jederzeit überprüft werden können. Die damit verbundenen Kennzahlen und Indikatoren machen sichtbar, was erreicht wurde und wo es Defizite gibt. Der Ist-Stand und die Ergebnisse müssen mit den Plänen und Strategien abgeglichen werden. Bei Bedarf werden Pläne angepasst und Ressourcen und Budgets anders verteilt.

In einer guten Strategy Map sind alle Strategien und Ziele klar benannt, die so für jeden Mitarbeiter Orientierung sind, wie das Beispiel in Abbildung 5 zeigt.

Abbildung 5: Beispiel für eine Strategy Map

Tipp: So entwickeln Sie eine Strategy Map

Lesen Sie im Handbuch-Kapitel Strategy Map, wie Sie Ihre Strategie entwickeln und visualisieren. Wichtig dabei ist, dass die einzelnen strategischen Bausteine aufeinander abgestimmt sind und zusammenwirken.

Praxis

Prüfen Sie mithilfe der folgenden Übersicht (Mindmap):

  • Welche Methoden und Werkzeuge zur Strategiekommunikation nutzen Sie bereits?
  • Welche der genannten Instrumente könnten in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen?

Erarbeiten Sie für Ihren Anwendungsbereich geeignete Instrumente und entwickeln Sie einen Kommunikationsplan. Halten Sie in den folgenden Vorlagen fest, was Sie im Einzelnen tun wollen, um Strategien Ihres Unternehmens zu kommunizieren und zur Strategieumsetzung beizutragen.

Halten Sie in der folgenden Vorlage fest, wie Sie in Ihren Teambesprechungen und im Rahmen von Mitarbeitergesprächen über das Thema „Strategie“ informieren und sich mit den jeweiligen Personen abstimmen. Was genau werden Sie sagen und vermitteln? Was wird gemeinsam geklärt?

Halten Sie in einer einfachen und für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verständlichen Übersicht fest, was aus Sicht der Unternehmensstrategie für Sie alle wichtig ist. Was genau sollen die einzelnen Mitarbeiter tun?

Erarbeiten Sie im Rahmen eines Workshops Ihre gemeinsame Strategy Map. Nutzen Sie dazu die folgende Übersicht.

Damit die Strategiekommunikation und die eingesetzten Methoden und Werkzeuge funktionieren, müssen sie vor allem glaubwürdig sein. Das setzt voraus, dass Aussagen und Handeln des Top-Managements zusammenpassen und sich nicht widersprechen. Lesen Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels, warum das wichtig ist und worauf es dabei ankommt.