BudgetplanungWie Sie den Budgetplan erstellen und Budgets festlegen

Budgetplanung erfolgt in mehreren Schritten. Ausgangspunkt ist der Absatz- und Umsatzplan. Daraus werden zahlreiche Teilpläne für Vertrieb, Marketing, Produktion, Beschaffung und Entwicklung abgeleitet. Sie zeigen, welche Aktivitäten und Projekte durchgeführt werden sollen und welche Budgets damit verbunden sind. Daraus ergeben sich der Finanz- und Budgetplan.

Budgetplanung beginnt mit Absatz- und Umsatzplanung

Für die meisten Unternehmen ist der Umsatz eine besonders wichtige Kennzahl, um den Unternehmenserfolg zu beschreiben. Der Umsatz ergibt sich aus der Zahl der verkauften Produkte und Dienstleistungen: der Absatz. Deshalb erstellt die Geschäftsleitung zunächst einen Umsatz- und Absatzplan für das Unternehmen.

Dieser Plan prognostiziert den möglichen Umsatz und Absatz in den kommenden Jahren. Im Vertrieb werden dazu spezielle Prognosen erstellt. Es wird geschätzt, welche Kunden wie viele Produkte kaufen werden. Aus dem Absatzplan und den Verkaufspreisen beziehungsweise Straßenpreisen lässt sich der Umsatzplan ermitteln. Diese Pläne sind die Grundlage für viele weitere Pläne im Unternehmen – insbesondere auch für den Budgetplan.

Hintergrund: Den Engpassfaktor kennen

Jede Unternehmens- und Budgetplanung sollte mit dem Engpassfaktor beginnen. Was am knappsten oder am schwierigsten zu bekommen ist, wird zuerst geplant. Alle weiteren Pläne leiten sich dann daraus ab. Mögliche Engpassfaktoren können sein:

  • Absatzmarkt und Kunden: Die Planung beginnt mit der Umsatz- und Absatzplanung.
  • Personal: Die Planung beginnt mit der Personaleinsatzplanung.
  • verfügbares Kapital: Die Planung beginnt mit der Finanz- oder Cashflowplanung.

Ressourcenplan erstellen

Im Absatzplan ist festgehalten, wie viele Produkte und Dienstleistungen im betrachteten Jahr oder pro Quartal, pro Monat, pro Woche erstellt werden sollen. Daraus werden im nächsten Schritt der Produktionsplan und der Beschaffungsplan, allgemein: der Ressourcenplan, abgeleitet. Im Produktionsplan ist aufgeführt, welche Ressourcen zur Leistungserstellung notwendig sind. Ressourcen können sein:

  • Personal
  • Räume
  • Maschinen, Anlagen, Computer
  • Einrichtungen, Möbel, Geräte
  • Betriebs- und Hilfsstoffe
  • Material und Bauteile

Die Angaben in diesen Teilplänen der Produktionsplanung ergeben sich aus Berechnungsverfahren, die technische und organisatorische Zusammenhänge berücksichtigen. Die Parameter dieser Berechnungsverfahren sind bestimmt durch das zu erstellende Produkt, die eingesetzte Technologie, die Kompetenz der Mitarbeitenden, die verfügbare Zeit und viele mehr. Solche Zusammenhänge müssen ermittelt (beobachtet, gemessen, geschätzt) werden. In Produktionsunternehmen sind sie in Stücklisten und Arbeitsplänen hinterlegt.

Es wird geprüft, ob die verfügbaren Ressourcen ausreichen, um die prognostizierte Absatzmenge herzustellen. Es wird ermittelt, welche Ressourcen durch Verschleiß (Maschinen) oder Fluktuation (Personal) ersetzt werden müssen. Reichen die bestehenden Ressourcen für den geplanten Absatz nicht aus, müssen zusätzliche Ressourcen oder solche, die produktiver sind, beschafft werden. Die Alternative ist: Der Absatzplan wird korrigiert. Die einzelnen Teilpläne werden also (ständig) aufeinander abgestimmt und miteinander verknüpft.

Beispiel: Ressourcenplanung eines Bäckers

Ein Bäcker will jeden Morgen zwischen 6 Uhr und 10 Uhr 3.000 Brötchen verkaufen (Absatzplan). Für seinen Produktionsplan muss er unter anderem wissen:

  • Wie viele Brötchen kann ein Bäcker pro Stunde formen, in den Ofen schieben und wieder herausholen?
  • Wie viel Mehl und Zutaten werden dafür benötigt?
  • Wann kann mit dem Backen begonnen werden?
  • Wie viele Brötchen können gleichzeitig im Ofen gebacken werden?
  • Wie lange müssen die Brötchen backen?

Daraus berechnet er seinen Personalbedarf, seinen Kapazitätsbedarf, seinen Materialbedarf, seinen Lagerbedarf etc. Was ihm nicht zur Verfügung steht, muss er zusätzlich beschaffen. Mit einer neuen Maschine kann er vielleicht mehr Brötchen gleichzeitig backen. Für solche Investitionen braucht er Geld; er erstellt einen Investitionsplan mit einem Investitionsbudget.

Marketingplan und Vertriebsplan erstellen

Um die Absatzziele zu erreichen, muss das Unternehmen Marketing betreiben. Was es genau dafür plant, wird im Marketingplan festgehalten. Dort sind die Marketingaktionen beschrieben und begründet, mit denen der Vertrieb unterstützt und der Absatz angekurbelt werden sollen (Aktionsplan). Das können beispielsweise sein:

  • Werbung in Fernsehen, Zeitung oder im Internet
  • Public Relation
  • Sponsoring
  • Brief- oder E-Mail-Marketing
  • Kundenzeitschrift
  • Messeauftritt
  • Kundenveranstaltungen

Konkrete Verkaufsaktivitäten sind in einem Vertriebsplan formuliert. Das können sein:

  • Kunden besuchen
  • Telefonverkauf (Outbound Call) intensivieren
  • Promotionen durchführen
  • Rabatte einräumen
  • Referenzprojekte erstellen

Beispiel: Marketing- und Vertriebsplanung eines Bäckers

Bislang hat der Bäcker 1.500 Brötchen verkauft. Nun will er den Absatz auf 3.000 Brötchen erhöhen. Das ist sein Ziel in seinem Absatzplan. Dazu will er seinen Absatz durch Werbung ankurbeln. Er lässt Plakate drucken und schreibt die Kunden in seiner Nachbarschaft per Brief an. Außerdem druckt er Flyer, die er in den Briefkästen seiner Stadt verteilt. Das alles soll eine Werbeagentur für ihn planen, vorbereiten und umsetzen. Der Bäcker stellt dann Hilfskräfte ein, die seine Flyer verteilen.

Auch diese Kosten für die Werbeagentur als Dienstleister und für das Personal kann er berechnen. Daraus ergibt sich der notwendige Geldbedarf, das Budget, für sein Marketing.

In den Bäckereifilialen muss er zusätzliches Personal einstellen, die die zusätzlichen 1.500 Brötchen verkaufen sollen. Auch das sind Personalkosten für den Verkauf, die er berücksichtigen muss.

Kostenplan, Erlösplan und Finanzplan aufstellen

Der Einsatz von Maschinen und Material in der Produktion, die Mitarbeitenden in Produktion, Marketing und Vertrieb, externe Dienstleistung für Werbung – alle damit verbundenen Aktivitäten führen zu Aufwand und Kosten. Diese werden in einem Kostenplan zusammengestellt. Kosten, die zu Auszahlungen führen, sowie die Auszahlungen für Investitionen gehen in den Finanzplan ein.

Gleichzeitig werden im Finanzplan die Erlöse (Umsatz) und Einzahlungen beschrieben, wie sie aus dem Absatzplan hergeleitet werden. Die Differenz aus Erlös und Kosten beziehungsweise Einzahlungen und Auszahlungen ergeben den Cashflow und den Bedarf an Geldmitteln. Der muss durch ein entsprechendes Budget oder durch externe Kapitalzuflüsse (zum Beispiel Kredite) gedeckt werden.

Somit sind der Kosten- und der Finanzplan die Grundlage für das Budget. Dort wird beschrieben, welche Geldmittel und andere Ressourcen in welchen Bereichen, für welche Investitionen oder für welche Projekte verwendet werden sollen.

Beispiel: Finanzplanung eines Bäckers

Im Finanzplan (Einzahlungen, Auszahlungen) fasst der Bäcker zusammen, welche Zahlungsströme zu erwarten sind. Auf der Einnahmenseite (Einzahlungen) sind das die Erlöse aus dem Verkauf der 3.000 Brötchen zum jeweiligen Preis. Auf der Ausgabenseite (Auszahlungen) stehen einmalige Investitionen für einen zusätzlichen Backofen und die Werbeagentur sowie die laufenden Ausgaben für Mehl und weitere Backzutaten, für das Personal, für Miete und für Betriebsstoffe.

Schließlich berechnet der Bäcker den monatlichen Saldo aus Einnahmen und Ausgaben und prüft, ob seine verfügbaren Geldmittel dafür ausreichen oder ob er sich Geld beschaffen muss (Kredite). Sind alle Fragen geklärt, fasst er das Ergebnis in seinem Budgetplan zusammen.

Budgets gelten für eine definierte Zeit

In allen Plänen sind die jeweiligen Aktionen dargestellt und um die damit verbundenen Zahlen wie Stückzahlen oder Geldbeträge ergänzt. Zudem haben alle Angaben einen zeitlichen Bezug. Es wird dargestellt:

  • Wann werden die geplanten Aktionen durchgeführt?
  • Wann ergeben sich welche Umsätze?
  • Wann fallen welche Kosten an?
  • Wann kommt es entsprechend zu Einzahlungen oder Auszahlungen?
  • Wann sind die verfügbaren Geldmittel (Kapital) aufgebraucht?
  • Wie lange reicht das verfügbare Budget?

Die entsprechenden Angaben werden während einer definierten Zeitperiode zusammengefasst. Die entsprechenden Pläne gelten also für ein Jahr, ein Quartal oder einen Monat. Welche Zeitperiode sinnvoll ist, hängt von den Rahmenbedingungen ab. Manche Unternehmen erstellen einen Marketingplan nur einmal im Jahr. Ihren Finanzplan pflegen sie wöchentlich. In jedem Plan muss deutlich werden, auf welche Zeitperiode er sich bezieht. Das gilt auch für das Budget. Jeder Budgetplan hat also einen Zeitbezug.

Beispiel: Budgetplan des Bäckers

Mit seinem Finanzplan kann der Bäcker erkennen, dass seine verfügbaren Geldmittel (Liquidität) nicht ausreichen, um einen neuen Backofen zu kaufen. Durch die Investition in den Backofen und die Werbung ist der Cashflow in den ersten sechs Monaten negativ. Deshalb erhält er für diesen Zeitraum einen Kredit von seiner Hausbank. Wenn es dem Bäcker gelingt, nach sechs Monaten mindestens 2.500 Brötchen pro Tag zu verkaufen, ist der Cashflow positiv und der Kredit kann zurückbezahlt werden.

In seinem Budgetplan fasst er dies zusammen und hält fest:

  • die Ziele, die er erreichen will
  • die notwendigen Investitionen und den dafür erforderlichen Geldbetrag
  • alle geplanten Marketing- und Vertriebsaktivitäten und deren Kosten
  • Kosten für Personal und Material

Dafür benennt er für die nächsten beiden Jahre ein Budget in Form eines Geldbetrags, der dafür zur Verfügung steht. Gegenüber der Bank legt er mit dem Finanzplan und dem Budgetplan dar, welche eigenen Mittel (Rücklagen) sind und wie hoch der weitere Kapitalbedarf (Kreditsumme) ist, um das Budget zu haben. Und er zeigt, dass er Zins und Tilgung bezahlen kann (Kreditdienstfähigkeit).

Diese Zahlen sind in einer Tabelle für die nächsten zwei Jahre und pro Monat dargestellt. Anschließend plant der Bäcker ein weiteres Budget, um den Verkauf von Brötchen auf 5.000 Stück pro Tag zu erhöhen.

Budgets gelten für eine definierte Organisationseinheit

Die einzelnen Pläne haben für die unterschiedlichen Bereiche eines Unternehmens eine jeweils andere Bedeutung. Die Produktion interessiert sich nicht für den Marketingplan. Sie muss nur wissen, wann sie welches Produkt in welcher Stückzahl herstellen und abliefern muss. Das Marketing ist nicht an den Kosten für die EDV-Abteilung interessiert.

Um die Pläne den jeweiligen Unternehmensbereichen oder Abteilungen zuordnen zu können, müssen diese voneinander abgegrenzt werden. Es müssen die Organisationseinheiten (Abteilungen, Teams, Kostenstellen) ausgewiesen werden, für die ein Budget gelten soll – der Budgetbereich. So erhält jeder Bereich einen eigenen Budgetplan.

Beispiel: Budgets für unterschiedliche Marketingaktionen

Der Bäcker möchte auch in Zukunft weitere Marketing- und Werbeaktionen durchführen, um den Verkauf seiner Brötchen zu fördern. Dazu legt er zusammen mit der Werbeagentur fest, wie viel Geld er für welche Marketingaktion ausgeben möchte. Das sind die jeweiligen Budgets.

Er kann außerdem Budgets für einzelne Filialen (Organisationseinheit) festlegen. Damit können diese eigene Werbeaktionen durchführen, die jeweils zu ihrer Situation am besten passen. Die Filialleitung kann selbstständig entscheiden, wann sie das Budget wofür einsetzt.

Detaillierung und Vollständigkeit der Budgetplanung

Wie detailliert und differenziert die Budgets vergeben werden, hängt davon ab, wie selbstständig die einzelnen Bereiche arbeiten können. Meist entsteht ein hierarchisches System der Budgetpläne: Die Geschäftsleitung gibt ein Budget für das Marketing vor. Der Marketingleiter verteilt dieses Budget auf die einzelnen Produktbereiche. Die Produktmanager verteilen das Budget auf unterschiedliche Aktionen.

Das Beispiel macht deutlich, dass auch der Detaillierungsgrad der Budgetplanung bestimmt werden muss. Bis auf welche Ebene des Unternehmens soll geplant werden? Zum Beispiel bis auf die Ebene von Kostenstellen, Teams, Abteilungen oder einzelne Kundensegmente, Produktgruppen, Projekte oder Aktionen. Das ist eine Frage der organisatorischen Gliederung im Unternehmen und des Aufwands, den man für die Planung betreiben will – im Verhältnis zum Nutzen dieser Planung.

Wichtige Regel dabei ist: Die Vollständigkeit eines Plans geht immer vor Detaillierungsgrad. Das bedeutet, ein Budgetplan muss nicht bis auf eine einzelne Person heruntergebrochen werden, aber er sollte immer den gesamten Ressourcenbedarf (Personal, Kapazität, Geld) in entsprechend zusammengefasster Form abbilden.

Wie werden die Zahlen im Budgetplan ermittelt?

Blick in die Zukunft

Im Prozess der Budgetplanung besteht eine Schwierigkeit darin, die Höhe der erforderlichen Budgets (in Geldbeträgen) anzugeben. Sie basieren auf den geplanten Aktivitäten und auf den dadurch verursachten Kosten oder Auszahlungen. Beide Faktoren sind nicht vorgegeben, sondern davon abhängig, was in Zukunft passiert. Sie können also nicht exakt angegeben werden – sie müssen geschätzt werden. Die zentralen Fragen dabei sind:

  • Reichen die geplanten Aktivitäten aus, um das Ziel zu erreichen?
  • Welche Aufwendungen und Kosten sind mit den Aktivitäten wahrscheinlich verbunden?

Schätzungen

Um mit einem vertretbaren Aufwand zu halbwegs plausiblen Schätzungen und Zahlen zu kommen, wenden Unternehmen meistens eines der folgenden Verfahren an:

  • Sie schreiben die bekannten Ist-Zahlen der Vorperiode fort.
  • Sie nehmen eine messbare Kennzahl ihres Unternehmens, zum Beispiel den Umsatz, und legen davon einen festen Anteil (X Prozent) als Budgetvorgabe für die nächste Periode fest.
  • Sie entwickeln einen ausführlichen Businessplan, indem sie sich gedanklich intensiv mit der Zukunft befassen, die Einflussfaktoren identifizieren, unterschiedliche Szenarien entwerfen und dann die notwendigen Budgets abschätzen.

Fortschreibung

Die Ist-Zahlen der Vorperiode lassen sich im Allgemeinen gut ermitteln. Diese werden ergänzt um allgemeine Vorgaben wie „Steigerung um 10 Prozent“. Gründe für größere Budgetanpassungen und Veränderungen können sein: Produkt ist am Ende seines Lebenszyklus, saisonale Schwankungen, Wirtschaftskrise, Auftritt eines neuen Wettbewerbers, zusätzliche Marketingaktionen oder Einführung eines neuen Produkts. So entsteht eine dynamische Trendfortschreibung. Sie ist dann wiederum Basis für den Budgetplan.

Marktforschung und Businessplan

Will man sich nicht auf die Werte der Vergangenheit allein verlassen, dann müssen für die Absatz- und Umsatzplanung Marktstudien durchgeführt werden. Kunden werden befragt, Wettbewerber beobachtet und analysiert, allgemeine Trends interpretiert und oft auch einfach Annahmen getroffen oder starke Visionen formuliert. Sie werden in Businessplänen zusammengeführt.

Ziele und Visionen

Manche Unternehmen orientieren sich bei der Budgetplanung weniger an der Vergangenheit. Sie lösen sich von aktuellen Kundenwünschen und verlassen sich nicht auf die bisherige Entwicklung des Marktes. Sie gehen stattdessen mutig voran und schaffen sich ihre Märkte selbst. Sie entwickeln ganz neue Produkte, treiben Innovationen voran und überraschen ihre Kunden mit echten Neuheiten. Ihr Antrieb ist eine eigene Vision. Und die Mittel zur Umsetzung stellen sie in entsprechenden Innovationsbudgets zur Verfügung. Oft nach dem Prinzip: klotzen, nicht kleckern.

Was steht im Budgetplan?

Am Ende der Budgetplanung steht eine schriftliche Aussage darüber, welche Kosten eine einzelne Budgeteinheit (zum Beispiel Funktionsbereich, Abteilung, Profit-Center, Prozesseinheit, Projekt oder Produkt) und welche Auszahlungen sie verursachen darf. Das ist das Ergebnis der Budgetplanung. Der Budgetplan enthält dementsprechend:

  • Ziele, die verfolgt werden
  • Liste aller Projekte, Aktivitäten und Maßnahmen, die geplant sind, um diese Ziele zu erreichen
  • dafür notwendige Ressourcen
  • Kosten für diese Ressourcen
  • mögliche Erlöse aus den Aktivitäten
  • Saldo aus Kosten und Erlösen
  • das Budget, das zur Verfügung steht, um den Saldo auszugleichen

Diese Angaben werden differenziert nach der Zeit, wann das Budget verfügbar sein soll. Das Budget kann für ein oder mehrere Jahre, für Quartale oder Monate angegeben werden. Außerdem wird im Budgetplan die Organisationseinheit benannt, die dann selbstständig bestimmen kann, wann und wofür genau das Budget eingesetzt wird. Diese Organisationseinheit ist dann auch dafür verantwortlich, dass die zu Beginn definierten Ziele mit dem verfügbaren Budget erreicht werden.

Praxis

Grundlagen für die Budgetplanung schaffen

Stellen Sie im ersten Schritt alle Informationen zusammen, die Sie für die Budgetplanung brauchen. Prüfen Sie dazu, welche Pläne bereits vorliegen und aktuell sind – oder welche Planzahlen fehlen. Klären Sie dazu die folgenden Fragen:

Engpassfaktor ermitteln

  • Was ist in Ihrem Unternehmen und in Ihrer Branche der limitierende Engpass?
  • Inwiefern berücksichtigen Sie diesen bei der Budgetplanung?

Planungssystematik klären

  • Wie erfolgt in Ihrem Unternehmen die Absatz- und Umsatzplanung? Wie zuverlässig sind diese bislang?
  • Wie leiten Sie daraus Ressourcenpläne, Kapazitätspläne, Marketingpläne, Vertriebspläne oder Personaleinsatzpläne ab?
  • Wie sind diese Vertriebs-, Marketing und technischen Pläne miteinander verknüpft?
  • Welche dieser Pläne liegen bereits vor und welche Informationen sind darin enthalten?
  • Welche Informationen fehlen noch für Ihre Budgetplanung?

Finanzplan erstellen

  • Wie erstellen Sie für Ihr Unternehmen Erlösplan, Kostenplan und Finanzplan?
  • Was besagt die Finanzplanung für Ihren Bereich?

Hier finden Sie die wichtigsten Vorlagen für die Finanzplanung auf Tagesbasis, Monatsbasis und Quartalsbasis in der Übersicht.

Budgetplan ableiten und zusammenstellen

Klären Sie, wie Sie aus den unterschiedlichen Plänen in Ihrem Unternehmen die Budgetpläne ableiten und zusammenstellen. Grundlage ist insbesondere der Finanzplan. Legen Sie fest:

  • Zeitraum, für den der Budgetplan gelten soll
  • Organisationseinheit, für die der Budgetplan gelten soll
  • Detaillierungsgrad des Budgetplans

Ermitteln Sie dann, wie im jeweiligen Fall die Budgets berechnet werden. Stellen Sie alle Zahlen zusammen und legen Sie das Budget in Geldeinheiten fest. Nutzen Sie dazu die folgenden Vorlagen.

Budgetverwendung überwachen

Wenn die Budgets geplant und festgelegt sind, sollten Sie überprüfen, inwiefern die geplante Mittelverwendung auch eingehalten wird. Sie sollten eine kontinuierliche und regelmäßige Budgetüberwachung durchführen. Damit können Sie gegensteuern, wenn bei der Umsetzung das Budget überschritten wird. Vor allem aber lernen Sie daraus, wie realistisch die Budgetplanung war und wo Sie zukünftig die Budgetplanung verbessern müssen.

Nutzen Sie für die Kontrolle der Budgetverwendung die folgenden Vorlagen.

Zielerreichung überwachen für den effektiven Budgeteinsatz

Überprüfen Sie bei der Budgetverwendung und bei der Durchführung der Aktionen und Maßnahmen insbesondere, ob und in welchem Maße diese zur Zielerreichung beitragen. Erst dann können Sie beurteilen, ob die Budgets effektiv eingesetzt werden, also eine Leistungsverbesserung in Ihrem Unternehmen bewirken.

Dazu prüfen Sie für die Ziele Ihrer Aktionen und damit verknüpfte Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPI), inwiefern Sie die Soll-Vorgaben und Plan-Werte auch erreichen. Das können Sie mit der folgenden Vorlage sichtbar machen.

Budgets für unterschiedliche Vorhaben planen und Verwendung auswerten

Mit dem folgenden Excel-Tool können Sie für alle Vorhaben in Ihrem Unternehmen die jeweiligen Budgets planen und deren Verwendung in Berichten oder Reports auswerten. Grundlage sind die jeweiligen Vorhaben und die voraussichtlichen Kosten, die für ein Vorhaben anfallen. Diese planen Sie mit dem Excel-Tool.

Die Plandaten werden automatisch ausgewertet und in Berichten dargestellt. Das sind Tabellen und Diagramme beispielsweise zu Fragen wie:

  • Wie hoch ist das Budget für die geplanten Vorhaben im Zeitverlauf?
  • Welche Ziele werden mit dem Budget und den Vorhaben verfolgt?
  • Wofür wird wie viel Budget investiert?
  • Welche Bereiche planen welches Budget ein?
  • Welche Standorte planen welches Budget ein?
  • Welche Kostenarten gehen in welcher Höhe ins Budget ein?

Diese Berichte sind mit der Pivot-Funktion von Excel erstellt und können angepasst oder erweitert werden.

Arbeitsplan für die Budgetplanung erstellen

Die Budgetplanung kann sehr umfangreich und aufwendig werden. Erstellen Sie deshalb einen Plan, wie Sie die Budgets ermitteln und Budgetpläne zusammenstellen. Nutzen Sie für diese Aufgabe folgende Vorlagen, um Ihre Vorgehensweise für alle transparent zu beschreiben und um Budgetpläne zu erstellen.

Wenn Sie Ihren Budgetplan erstellt haben, müssen Sie die Entscheider davon überzeugen. Diese sollen ja das von Ihnen geforderte Budget zur Verfügung stellen. Da Budgets in den Unternehmen aber meist knapp sind, kommt es zu einer Verhandlung, in der Sie sich gegenüber Konkurrenten durchsetzen müssen. Was solche Budgetverhandlungen auszeichnet, erfahren Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.