Bausteine für das Qualitätsmanagement nach ISO 9001A3-Report für die Problem-Dokumentation und Problemlösung

Der A3-Report ist ein bewährtes Werkzeug für das Qualitätsmanagement. Damit zeigen Sie, wie Sie bestehende Probleme lösen und Fehler beseitigen wollen – auf einer einfachen, einseitigen Übersicht. Hier finden Sie, welche Informationen Sie dabei zusammenstellen und wie Sie diese in einer Excel-Vorlage darstellen können.

Inhalte und Aufbau eines A3-Reports

Der A3-Report ist eine Methode im Qualitätsmanagement, um Probleme oder Fehler in einem Prozess oder bei einem Produkt zu dokumentieren, zu analysieren und zu lösen oder zu beseitigen. Dabei sollen die dafür wichtigen Informationen auf einer Seite im DIN A3-Format dargestellt sein. Dem entsprechend ist der Aufbau eines A3-Reports weitgehend standardisiert – auch wenn es in den Unternehmen im Einzelnen Abweichungen geben kann.

Das Format, das in Abbildung 6 dargestellt ist, zeigt eine Variante für den A3-Report.

Abbildung 6: Übersicht A3-Report

Die wesentlichen Inhalte des A3-Reports auf einer Seite sind:

  • Ziele: Worum geht es? Was soll gelöst, verbessert, behoben, optimiert werden?
  • Ist-Zustand: Was kennzeichnet den Ist-Zustand? Was haben Sie festgestellt? Was lässt sich erkennen?
  • Rahmenbedingungen: Was passiert im Umfeld? Welche Rahmenbedingungen müssen beachtet werden? Welche Anforderungen gibt es?
  • Ursachen-Analyse: Warum ist das Problem aufgetreten? Was hat den Fehler ausgelöst? Was könnten Ursachen für das Problem oder den Fehler sein?
  • Plan- oder Soll-Zustand: Was soll in Zukunft anders sein? Was kennzeichnet mögliche Lösungen? Welche Situation soll in Zukunft erreicht werden?
  • Maßnahmenplan: Was muss im Einzelnen getan und umgesetzt werden, damit der Plan-Zustand erreicht wird? Was sind die notwendigen Maßnahmen? Wer ist dafür verantwortlich? Wo werden die Maßnahmen umgesetzt? Wann soll der Plan-Zustand erreicht sein? Welcher Aufwand und welche Kosten sind damit verbunden?
  • Key Performance Indicators: Welche Kennzahlen zeigen an, ob und wie gut der Plan-Zustand und die Soll-Vorgaben erreicht werden? Welche Kennzahlen werden als Key Performance Indicators (KPI) dafür gemessen? Was ist der Soll-Wert dieser Kennzahl?
  • Plan-Ist-Abweichungen: Welche Abweichungen zwischen Soll-Wert der Kennzahl für die Zielerreichung und Ist-Wert lässt sich erkennen? Wie hoch ist die Abweichung? Inwiefern ist diese Abweichung kritisch? Was sagt das über den Status und den Fortschritt der Verbesserung?
  • Prüf- und Freigabe-Vermerk: Angaben der verantwortlichen Personen über Kenntnisnahme, Prüfung oder Freigabe von Maßnahmen und Budgets.

A3-Report

Der A3-Report ist ein Instrument zum Lösen von Problemen und geht auf den Wirtschaftsingenieur Joseph M. Juran zurück. Juran empfahl in den 1950er-Jahren japanischen Top-Managern, Problemlösungen, Entscheidungsgrundlagen und Strategien aus Gründen der Übersichtlichkeit nur auf einem Blatt Papier darzustellen.

Der A3-Report soll zugleich den Denkprozess bei der Lösung von Problemen widerspiegeln und für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter transparent machen. Ihnen wird sozusagen eine Schablone an die Hand gegeben, welche Analyse- und Handlungsschritte beim Lösen eines Problems zu durchlaufen sind.

Anwendung des A3-Reports

Unternehmen erwarten von ihren Lieferanten, dass diese Produkte ohne Fehler und Mängel liefern und dass sie ihre Prozesse im Griff haben. In einige Branchen, zum Beispiel in der Automobilindustrie, machen die Hersteller ihren Zulieferern strenge Vorgaben zum Qualitätsmanagement. Dazu kann zählen, dass diese bei Problemen oder Fehlern schnell einen A3-Report erstellen und dem Kunden vorlegen müssen. Dieser kann in einer einfachen Übersicht erkennen, was der Lieferant tun will, um das Problem zu lösen und den Fehler zu beseitigen.

Dem entsprechend kann ein A3-Report innerhalb und außerhalb des Unternehmens folgende Funktionen haben:

  • Status-Report: Was ist passiert? Was ist der Fall?
  • Problemlösung: Wie sieht die Lösung aus?
  • Vorschlag oder Angebot: Was soll passieren? Worum wird gebeten?

Der A3-Report soll den externen Kunden aufzeigen, was das Unternehmen plant und durchführt, um die Probleme zu lösen. Gleichzeitig wird den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vermittelt, wo sie gefordert sind und was sie leisten sollen. Zudem bekommen Sie eine Übersicht, wie weit sie mit ihrem Team die geplanten Maßnahmen umgesetzt haben und welche Erfolge bereits sichtbar sind – und wo es noch Defizite gibt. Der A3-Report wird deshalb auch als „Storyboard“ für die Problemlösung bezeichnet.

Daraus ergeben sich Lerneffekte zur Prozessverbesserung und zur kontinuierlichen Verbesserung im Unternehmen. Die regelmäßigen Besprechungen zum Stand des A3-Reports sind wichtig, damit sich das Team insgesamt verbessern kann; die Problemlöse-Kompetenz aller Beteiligten kann sich verbessern. Gerade die einfache, klare und konsistente Übersicht im A3-Report trägt dazu bei.

Grundlagen für die Informationen im A3-Report

So einfach und übersichtlich der A3-Report die Informationen darstellt, so schwierig und aufwendig kann es sein, diese Informationen zu ermitteln und zu analysieren. Im Zusammenhang mit der Dokumentation im A3-Report kommen deshalb zahlreiche weitere Methoden zum Einsatz, die im Rahmen des Qualitätsmanagements, der Fehleranalyse und der Problemlösung eingesetzt werden. Das sind unter anderem:

  • Ishikawa-Diagramm
  • Fehler-Möglichkeiten- und Fehler-Einfluss-Analyse (FMEA)
  • Kaizen
  • Statistische Prozessanalyse
  • 5xWarum-Frage
  • 6W-Fragen
  • Turtle-Diagramm

Hinweis: Methoden und Werkzeuge zum Qualitätsmanagement

Die genannten Methoden und Werkzeuge zum Qualitätsmanagement sind hier im Management-Handbuch im Detail in folgenden Handbuch-Kapiteln erläutert: FMEA, Kaizen, Six Sigma, Qualitätsmanagement mit Excel, Prozessbeschreibung mit SIPOC – sowie in diesem Kapitel in den weiteren Abschnitten. Für die Planung von Maßnahmen zur Verbesserung können die Vorgehensweisen und Methoden des Projektmanagements eingesetzt werden.

Praxis

Klären Sie für Ihr Unternehmen und Ihren Verantwortungsbereich, wann und warum Sie einen A3-Report erstellen und warum Sie damit arbeiten wollen. Zeigen Sie auf, welchen Zweck Sie mit dieser Methode verfolgen. Klären Sie:

  • Was erwarten die Kunden?
  • Was soll im Qualitätsmanagement sichergestellt oder verbessert werden, wenn Probleme sichtbar werden oder Fehler oder Mängel auftauchen?
  • Wie wollen Sie den A3-Report intern in Ihrem Team nutzen?

Nutzen Sie die folgenden Excel-Vorlage und erstellen Sie damit einen A3-Report. In der Vorlage finden Sie drei Varianten für den A3-Report. Klären Sie in Ihrem Team, welche Informationen und Angaben Ihr A3-Report beinhalten soll.

Stimmen Sie in Ihrem Team ab, wie Sie den A3-Report und die Informationen darin nutzen, um Lernprozesse zu initiieren und voranzutreiben und kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen.