Krankenstand und Fehlzeiten senkenKrankenquote berechnen mit Excel

Was sagt die Krankenquote aus?

Die Krankenquote ist eine wichtige Kennzahl, die fast jedes Unternehmen ermittelt. Sie gibt an, wie viel Personalkapazität dem Unternehmen fehlt, weil Mitarbeitende krank sind.

Dieser Wert ist bei der Personalbedarfsplanung zu berücksichtigen; es braucht immer etwas mehr Personal, weil einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wegen Krankheit nicht arbeiten können.

Da niemand im Vornherein wissen kann, wann wie viele Beschäftigte krank sind, wird bei der Personalbedarfsplanung mit einem Schätzwert oder Erfahrungswert der Krankenquote gerechnet. Dieser Wert ergibt sich aus der gemessenen Krankenquote (Istwert) in der Vergangenheit.

Mit der Krankenquote können Sie Probleme in der Betriebsorganisation, dem Arbeitsschutz, bei der Personalführung und bei der Personalzusammensetzung erkennen.

Dazu wird die Krankenquote des Unternehmens oder von Unternehmensbereichen mit den Krankenquoten aller oder ähnlicher Unternehmen verglichen.

Gründe für eine hohe Krankenquote

Wenn die Krankenquote hoch ist, können Gründe dafür sein:

• hohe physische oder psychische Belastung der Mitarbeitenden
• mangelhafter Arbeits- und Gesundheitsschutz
• falsches Führungsverhalten
• schlechtes Betriebsklima
• problematische Personalstruktur (Altersverteilung)

Mit der Kennzahl Krankenquote können sich die Verantwortlichen dann auf die Suche nach den Ursachen machen – und diese gezielt beseitigen.

Wie berechnet man die Krankenquote?

Die Krankenquote wird auf der betrieblichen Ebene meist als Prozentwert angegeben. Die Formel für die Berechnung der Krankenquote ist einfach:

Krankenquote =
Anzahl der Arbeitstage, an denen sich Mitarbeitende krankgemeldet haben
÷ Anzahl der Arbeitstage, die alle Mitarbeitenden insgesamt laut Arbeitsvertrag erbringen müssen
× 100

oder:

Krankenquote =
Summe gemeldete Krankentage
÷ Summe Soll-Arbeitstage
× 100

Problematisch ist, diese beiden Parameter „gemeldete Krankentage“ und „Soll-Arbeitszeit“ genau abzugrenzen und zu definieren.

Welche Tage sind für die Krankenquote zu berücksichtigen?

Soll-Arbeitstage laut Arbeitsvertrag

Maßgeblich für die Berechnung der Krankenquote sind zunächst die Soll-Arbeitstage. Dazu muss für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin ermittelt werden:

Wie viele Tage muss diese Person pro Jahr laut Arbeitsvertrag arbeiten?

Urlaub

Dabei zählen die vereinbarten Urlaubstage mit. Denn wenn jemand im Urlaub krank wird, kann er diese Urlaubstage später in Anspruch nehmen.

Das gilt allerdings nur unter bestimmten Bedingungen, die im Beitrag Krank im Urlaub erläutert sind.

Bereitschaftsdienst, Rufbereitschaft

Inwieweit Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft zu den Soll-Arbeitstagen zählen, muss im Unternehmen im Einzelfall festgelegt werden.

Für die Berechnung der Krankenquote werden sie meist ebenfalls einbezogen, weil Mitarbeitende im Krankheitsfall für diese Dienste nicht zur Verfügung stehen.

Teilzeitarbeit

Wenn Mitarbeitende in Teilzeit immer an denselben Wochentagen arbeiten, dann sind diese Tage die Soll-Arbeitstage. Wer also immer Dienstag und Mittwoch arbeitet, hat zwei Soll-Arbeitstage pro Woche.

Wer unregelmäßig oder nach Bedarf in Teilzeit arbeitet, hat jede Woche vermutlich unterschiedliche Arbeitstage; das kann sowohl die Lage als auch die Anzahl der Arbeitstage pro Woche betreffen. In manchen Wochen wird vier Tage gearbeitet, in anderen nur ein Tag.

In diesem Fall müssen sogenannte Referenztage im Arbeitsvertrag festgelegt werden (laut § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz). Es wird beispielsweise festgelegt: Die Teilzeitarbeit entspricht zwei Arbeitstagen pro Woche.

Feiertage

Fällt ein gesetzlicher Feiertag oder ein vom Unternehmen freigegebener Tag (zum Beispiel Brückentag) auf einen Soll-Arbeitstag, dann zählt dieser nicht mit. Die Zahl der Soll-Arbeitstage reduziert sich entsprechend.

Sonderfälle

Schließlich muss festgelegt werden, wie Langzeitkranke behandelt werden. Ab dem 42. Krankheitstag besteht im Allgemeinen keine Pflicht zur Lohnfortzahlung.

Ob die danach zu erbringenden Soll-Arbeitstage mitgezählt werden, muss das Unternehmen für die Berechnung der Krankenquote im Einzelfall festlegen.

Genauso muss im Einzelfall festgelegt werden, inwiefern Ausfallzeiten im Betrieb wegen technischer Störungen, fehlendem Material etc. zu den Soll-Arbeitszeiten zählen oder nicht. Mitarbeitende sind dann meist in Arbeitsbereitschaft; diese Zeit ist also Arbeitszeit.

Dies gilt auch für Betriebsfeste, Betriebsversammlungen und andere Ereignisse. Klären Sie, welche Tage von den Soll-Arbeitstagen abgezogen werden sollen, wenn es um Personalbedarf und Krankenquote geht.

Mit Soll-Arbeitstagen oder Soll-Stunden rechnen?

Die Zahl der Arbeitsstunden pro Arbeitstag und die Lage der Arbeitsstunden, etwa bei Schichtarbeit, sind bei der Berechnung der Krankenquote nicht relevant. Denn meist wird die Krankenquote auf Tage bezogen angegeben.

Wenn viele Beschäftigte im Unternehmen in Teilzeit arbeiten, kann es für die Personalbedarfsplanung wichtig sein, die Ausfälle wegen Krankheit nicht nur tagesgenau zu ermitteln, sondern stundengenau.

Dann müssen alle Zeiten für die Soll-Arbeit und die Ausfälle wegen Krankheit in Stunden gemessen werden. Auch bei dieser Rechnung ist maßgeblich, was im Arbeitsvertrag vereinbart ist, wie viele Stunden pro Woche oder pro Monat gearbeitet werden soll.

Beispielrechnungen für Soll-Arbeitstage

Michael Müller arbeitet in Vollzeit und muss laut Arbeitsvertrag 40 Stunden pro Woche an fünf Arbeitstagen, Montag bis Freitag, leisten. Für ihn zählen im Jahr 2025: 247 Soll-Arbeitstage.

Martina Kluge arbeitet in Teilzeit. Sie arbeitet immer Dienstag bis Donnerstag, jeweils 6 Stunden. Ihre Zahl der Soll-Arbeitstage beträgt im Jahr 2025: 149. Denn in diesem Jahr gibt es mehrere Feiertage an ihren regelmäßigen Arbeitstagen.

Knut Schmid arbeitet in Teilzeit und steht seinem Arbeitgeber auf Abruf zur Arbeit zur Verfügung. Für die Berechnung des Lohns wurden 12 Arbeitsstunden und 2 Arbeitstage pro Woche als Referenzzeit vereinbart.

Meistens arbeitet Herr Schmid am Freitag und am Samstag. Deshalb sind dies seine Referenzarbeitstage. Seine Soll-Arbeitstage gemäß der definierten Referenztage sind im Jahr 2025: 100 Tage.

Susanne Maier arbeitet im Schichtdienst. Laut Arbeitsvertrag arbeitet sie 10 Tage hintereinander jeweils 8 Stunden, dann hat sie 5 Tage frei. Ihr erster Schichtarbeitstag im Jahr 2025 ist der 2.1.2025. Sie muss entsprechend in diesem Jahr 244 Soll-Arbeitstage leisten.

Berechnung der Krankentage oder Arbeitsunfähigkeitstage

Wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin meldet: „Ich komme heute nicht, weil ich krank bin“ oder „Ich bin vom … bis … einschließlich krankgeschrieben“, dann zählen diese Tage als Krankentage oder Arbeitsunfähigkeitstage (AU-Tage).

Dabei zählen aber nur die Tage, an denen die Person eigentlich hätte arbeiten müssen – wenn der Krankentag also auf einen Soll-Arbeitstag fällt.

Was dabei allgemein und im Einzelfall zu beachten ist:

• Wenn Schichtarbeit vereinbart ist und die Krankheit in die schichtfreie Zeit fällt, zählen diese Tage nicht mit.
• Wenn die Krankentage in die Bereitschaftszeit oder Rufbereitschaft fallen, zählen sie dann mit, wenn diese Tage auch bei der Soll-Arbeitszeit einberechnet werden.
• Wenn Mitarbeitende in regelmäßiger Teilzeit krank sind, werden Krankentage nur gezählt, wenn diese auf solche Tage fallen, an denen die betroffene Person eigentlich gearbeitet hätte.
• Wenn die Arbeitsleistung in Teilzeit unregelmäßig erbracht wird, muss im Einzelfall geprüft werden, ob durch die Krankmeldung weniger Arbeit geleistet wird, als laut Teilzeitvertrag vereinbart. Maßgeblich sind die Referenztage.
• Krankheit im Urlaub zählt im Allgemeinen zu den Krankentagen, wenn die dabei geltenden Regelungen eingehalten werden und der Urlaub deshalb später nachgeholt werden kann.
• Krankheit an Sonn- und Feiertagen, die nicht zur Soll-Arbeitszeit zählen, sind keine Krankentage. Sie müssen gegebenenfalls herausgerechnet werden. Soll ein Mitarbeiter am Sonntag arbeiten und ist dann an diesem Tag krank, dann ist dieser Sonntag ein Krankentag.

Diese Beispiele zeigen, dass für jede Krankmeldung geprüft werden muss:

• Ist der Tag der Krankheit und Arbeitsunfähigkeit ein Soll-Arbeitstag für die betroffene Person?
• Reduziert sich dadurch die verfügbare Personalkapazität im Betrieb?

Dann zählt dieser Tag der Krankheit zu den Krankentagen, mit denen die Krankenquote berechnet wird.

Beispielrechnungen für Krankentage und Zählung von Arbeitsunfähigkeit

Krank im Urlaub

Michael Müller hat Urlaub vom 7.7.2025 bis zum 27.7.2025; 3 Wochen mit 15 Arbeitstagen. In seinem Urlaub wird er am 12.7. (Samstag) krank.

Seinem Arbeitgeber legt er eine Bescheinigung des Arztes zur Arbeitsunfähigkeit vor für die Zeit vom 12.7. bis zum 18.7. (7 Tage). Das sind 5 Arbeitstage, die in seine Urlaubszeit fallen.

Für den Arbeitgeber zählen somit 5 Krankentage. Diese 5 Tage darf er später als Urlaubstage nachholen.

Krank in Teilzeit

Martina Kluge wird an einem Sonntag krank und wird von ihrem Arzt für insgesamt 4 Tage krankgeschrieben. Zwei von diesen vier Tagen fallen auf ihre üblichen Teilzeit-Arbeitstage Dienstag und Mittwoch. Für den Arbeitgeber sind das 2 Krankentage.

Krank bei Teilzeitarbeit auf Abruf

Knut Schmid arbeitet Teilzeit auf Abruf. Am Donnerstag meldet sich sein Arbeitgeber: Er solle doch in der kommenden Woche am Mittwoch arbeiten; außerdem am Freitag – wie üblich.

Am Dienstag wird Herr Schmid krank und erhält eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom Arzt für 4 Tage (bis Freitag). Da der Arbeitgeber ihn in dieser Zeit für 2 Tage zur Arbeit eingeplant hatte, sind das für ihn 2 Krankentage.

Hätte er ihn – wie meist – am Freitag und Samstag eingeplant, wären dies nur 1 Krankentag, da Herr Schmid am Samstag wieder arbeiten konnte.

Krank bei Schichtarbeit

Susanne Maier arbeitet im Schichtdienst und im Jahr 2025 ist der erste Arbeitstag nach ihren freien Tagen der 2.1.2025. Am 15.3. (Samstag) wird sie krank und kann laut Arzt erst am 24.3. (Montag) wieder arbeiten. Das sind 9 Kalendertage.

Laut Schichtplan hätte Frau Maier in dieser Zeit 6 Arbeitstage und 3 freie Tage gehabt. Entsprechend zählt der Arbeitgeber 6 Krankentage – unabhängig davon, auf welchen Wochentag sie fallen und ob in der Zeit ein Feiertag ist. Für die Schichtarbeit spielt dies in diesem Unternehmen keine Rolle.

Beispielrechnung zur Krankenquote

Das Unternehmen Avisma GmbH hat folgende Belegschaft:

• 10 Mitarbeitende in Vollzeit, die Montag bis Freitag insgesamt 40 Stunden arbeiten
• 20 Mitarbeitende in Teilzeit, die an drei Tagen zwischen Montag und Freitag jeweils 6 Stunden pro Tag arbeiten
• 5 Teilzeitmitarbeiter, die auf Abruf arbeiten – meist am Freitag und Samstag
• 30 Mitarbeitende, die in einem Schichtmodell arbeiten: auf 10 Arbeitstage folgen immer 5 freie Tage

In der Summe berechnet die Personalabteilung von Avisma die Soll-Arbeitstage für das Jahr 2025 entsprechend auf 13.270 Tage.

Im Laufe des Jahres gehen Krankmeldungen ein. Die Auszählung ergibt für die vier Mitarbeitergruppen insgesamt 820 Krankentage, die auf Soll-Arbeitstage fallen. Somit wird die Krankenquote berechnet zu:

Krankenquote (in Prozent) =
820 Krankentage ÷ 13.270 Soll-Arbeitstage × 100 =
6,18 Prozent

Das bedeutet: Wenn die Avisma GmbH für die Erfüllung aller Aufgaben 13.270 Arbeitstage pro Jahr benötigt, muss sie zusätzlich Personal für 820 Arbeitstage einstellen, das Ausfälle wegen Krankheit kompensiert.

Das entspricht etwa 3,4 Vollzeit-Stellen zu den vorhandenen 65 Beschäftigten im Unternehmen.

Weitere Fehltage für die Personalbedarfsplanung

Für die Personalbedarfs- und Kapazitätsplanung müssen neben den Fehltagen aufgrund von Krankheit weitere Fehltage berücksichtigt werden. Das sind insbesondere:

• Weiterbildung
• Urlaub
• Sonderurlaub
• Betriebsversammlung
• Streik
• Sabbatical

Wie für die Krankenquote können hier aufgrund der Ist-Aufzeichnungen entsprechende Fehltage-Quoten berechnet und dann in der Personalbedarfsplanung berücksichtigt werden.