Krankenstand mit Fehlzeitenmanagement senkenWarum Sie die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter im Blick haben sollten

Wodurch kann es zu Fehlzeiten im Unternehmen kommen? Welche Folgen hat es, wenn Beschäftigte häufig und lange fehlen? Steigen die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeitenden an, kann das auf Probleme hinweisen. Erfahren Sie, warum Fehlzeiten nur mit einer langfristigen Strategie reduziert werden und warum Vorbeugen mehr bewirkt als Nachsorge.

Krankenstand und Fehlzeiten sind ein Warnsignal

Wenn Sie ein Unternehmen, eine Abteilung oder ein Team leiten und Sie bemerken einen Anstieg der Fehlzeiten, dann sollten Sie das als Warnsignal wahrnehmen. Denn die Krankenstände der Belegschaft können als Indikator für die Arbeitszufriedenheit oder als Hinweis für Probleme dienen. Deshalb sollten Sie die Fehlzeiten stets auf dem Radar haben.

In kleineren Unternehmen lässt sich aufgrund der überschaubaren Anzahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern meist relativ einfach feststellen, wenn es in der Belegschaft Probleme gibt oder die Mitarbeiterzufriedenheit abnimmt.

Anders in größeren Firmen mit vielen Beschäftigten. In diesen Unternehmen ist es umso wichtiger, die Fehlzeiten im Auge zu behalten. Wenn die Fehlzeiten zunehmen, sollten Sie prüfen:

  • In welchen Bereichen, etwa Abteilungen oder Filialen, kommt es zu einem Anstieg der Abwesenheiten?
  • Was sind die Gründe dafür?

Arten von Fehlzeiten

Wenn Sie Fehlzeiten erkennen und die Gründe dafür analysieren wollen, lautet die zentrale Frage: Welche Arten von Fehlzeiten existieren im Unternehmen und was sind ihre Ursachen? Folgende Arten von Fehlzeiten können unterschieden werden:

Arbeitsunfähigkeit aufgrund einer Krankheit

Vom Arbeitsplatz unabhängige Faktoren wie:

  • Krankheit aufgrund von Außeneinflüssen, etwa Infektionskrankheiten
  • Krankheit aufgrund individueller Konstitution und Lebensbedingungen, zum Beispiel chronische Leiden und Gesundheitsverhalten

Vom Arbeitsplatz abhängige Ursachen, wie:

  • Krankheit aufgrund von Arbeitsunfällen
  • Krankheit aufgrund von Arbeitsbedingungen, die zu physischen Belastungen führen
  • durch bestimmte Bewegungsabläufe bedingte Berufskrankheiten
  • Krankheit aufgrund von Arbeitsbedingungen mit psychischen Belastungen und somatischem Krankheitsbild

Absentismus – Abwesenheit aufgrund der Einstellungen und Motivation

  • Absentismus abhängig von der Arbeitssituation, etwa Arbeitsinhalt, Konflikte oder Führungsstil
  • Absentismus abhängig von der Lebenssituation, zum Beispiel Persönlichkeitsstruktur, familiäre und soziale Verhältnisse

Folgen und Auswirkungen von Fehlzeiten

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für eine (längere) Zeit ausfallen oder nicht anwesend sind, ist es wichtig, sich die möglichen Folgen und Auswirkungen bewusst zu machen:

  • Der Arbeitgeber muss zusätzliches (Leih-) Personal einstellen, mit allen daraus resultierenden Erfordernissen: Einarbeitungszeit, Mehrkosten, zusätzlicher Organisations- und Verwaltungsaufwand.
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen Überstunden machen, um den Ausfall zu kompensieren. Leistungsdruck und Unzufriedenheit nehmen zu, was einen negativen Einfluss auf das Betriebsklima hat.
  • Es kann zu Terminverzögerungen oder Lieferschwierigkeiten kommen, weil die Leistung nicht rechtzeitig erbracht werden kann. Dadurch wird die Zufriedenheit der Kunden oder Auftraggeber sowie die Unternehmensreputation beeinträchtigt.

Für den Arbeitgeber bedeutet der Ausfall eines Beschäftigten stets auch eine Lohnfortzahlung ohne Gegenleistung.

Hinweis

Wie die Lohnfortzahlung geregelt ist

Erkrankt ein Arbeitnehmer, erfolgt in den ersten sechs Wochen – dieser Zeitraum gilt für Deutschland und Österreich – die Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber. Danach übernimmt die gesetzliche Krankenversicherung und zahlt einen Prozentsatz vom letzten Bruttogehalt. In der Schweiz richtet sich die Dauer für die Lohnfortzahlung nach dem jeweiligen Dienstjahr und der Region, in der gearbeitet wird. Bedingung ist, dass das Arbeitsverhältnis mindestens drei Monate besteht.

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter krank werden, müssen die Führungskräfte deren Arbeiten und Aufgaben an die Kollegen übertragen oder komplett neu organisieren. Je länger jemand krank ist, umso schwieriger kann dies werden. Die Demotivation steigt. Die Fehlerquote erhöht sich. Und im schlimmsten Falle werden auch andere Teammitglieder krank.

Anwesenheitsmanagement als vorbeugendes Fehlzeitenmanagement

Deshalb sollten Führungskräfte dem „Problem Fehlzeiten“ auf den Grund gehen und Lösungen suchen, damit Fehlzeiten reduziert werden. Besser noch: Sie sollten gar nicht entstehen.

Dafür braucht es wirkungsvolle Instrumente und schlüssige Konzepte. Wichtiger Bestandteil eines vorbeugenden Fehlzeitenmanagements ist beispielsweise ein umfassendes Gesundheitsmanagement. Denn am wirksamsten ist nicht ein nachjustierendes, korrektiv wirkendes Fehlzeitenmanagement, sondern ein proaktiv ausgerichtetes Anwesenheitsmanagement.

Zwei Kernfragen sind demnach aus der Perspektive von Unternehmen und Organisationen entscheidend:

  • Wie kann ich das Ausmaß meiner Fehlzeiten reduzieren?
  • Wie kann ich die Anwesenheit meiner Beschäftigten erhöhen?

Damit geht es um eine erweiterte Denk- und Vorgehensweise, die von einer reinen Nachsorgebetrachtung abweicht und die eine präventive, vorausschauende Blickrichtung einnimmt.

Ziele des Anwesenheitsmanagements

Die langfristigen Ziele des Anwesenheitsmanagements sind:

  • Gesundheit der Beschäftigten fördern mit dem Ziel, Fehlzeiten aufgrund von Krankheit zu reduzieren.
  • Arbeitsinhalte attraktiv gestalten mit dem Ziel, Fehlzeiten aufgrund von fehlender Motivation zu reduzieren.
  • Bessere Mitarbeiterführung mit dem Ziel, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu unterstützen; zum Beispiel bei der Wiedereingliederung in die Arbeit oder bei persönlichen Problemen.

Erfolgversprechende Strategien fokussieren alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und finden Antworten auf die Frage, wie Anwesenheit einerseits erhöht und Abwesenheit andererseits vermieden werden kann.

Wie reduzieren Sie Fehlzeiten von Mitarbeitenden?

Erste Maßnahmen, um den Krankenstand zu senken, sind:

  • Die betrieblichen Fehlzeiten müssen differenziert beobachtet werden (Fehlzeitenstrukturanalysen).
  • Führungskräfte müssen in die Lage versetzt werden, sensibel und angemessen mit dem Thema umzugehen (Führungskräftequalifizierung).
  • Die betriebliche Gesundheitsförderung muss selbstverständlicher Bestandteil des Fehlzeitenmanagements sein.

Fehlzeiten lassen sich aber in der Regel nicht mit einzelnen Maßnahmen wie zum Beispiel einer Informationsveranstaltung zum Thema oder einer Rückenschule reduzieren. Vielmehr muss das Thema mit einer langfristigen Strategie und einem Konzept angegangen werden, damit

  • nachhaltige und dauerhafte Erfolge erzielt werden können und
  • alle Einzelmaßnahmen auf das Unternehmen und die dort herrschenden Motivationsprobleme oder krankmachende Arbeitsbedingungen abgestimmt werden können.
Tipp

Fehlzeitenmanagement strategisch angehen

Strategisch gesehen können Sie das Thema „Fehlzeiten“ von zwei unterschiedlichen Seiten angehen:

Korrektiver Ansatz (pathogenetischer Ansatz)

Sie kümmern sich um die Beschäftigten, die abwesend (Urlaub!), krank oder demotiviert sind.

Präventive Strategien (salutogenetischer Ansatz)

Sie konzentrieren sich auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die anwesend, gesund und motiviert sind. Diese Kolleginnen und Kollegen bilden das Gerüst Ihres Betriebes und sichern Ihnen den Erfolg in der Gegenwart und in der Zukunft.

Praxis

Fehlzeitenstruktur analysieren

Wenn Sie ein Konzept zur Senkung der Fehlzeiten entwickeln wollen, überlegen Sie im ersten Schritt:

  • Welche Arten von Fehlzeiten existieren im Unternehmen?
  • Welche Ursachen kommen als Erklärung für die Fehlzeiten infrage?

Orientieren Sie sich bei Ihrer Fehlzeitenstrukturanalyse an der Unterscheidung von Fehlzeiten-Arten, wie sie in der folgenden Vorlage dargestellt sind.

Fehlzeiten nach Merkmalen auswerten

Beobachten Sie die betrieblichen Fehlzeiten für Ihre Analyse differenziert nach folgenden Strukturmerkmalen:

  • Altersgruppe
  • Dauer der Betriebszugehörigkeit
  • Geschlecht 
  • Tätigkeit
  • Organisationseinheit (Betriebsstätte/ Abteilung/ Team)
  • Qualifikation
  • Laufbahngruppe
  • Gehaltsniveau

Nutzen Sie für Ihre Fehlzeitenstrukturanalyse das folgende Excel-Tool, um Ihre Ergebnisse übersichtlich als Diagramm darzustellen.

Diese Analyse ist der erste Schritt in Ihrem Fehlzeitenmanagement. Sie sagt noch nichts über die Ursachen der Fehlzeiten in Ihrem Unternehmen aus. Sie bekommen aber erste Anhaltspunkte, wo Sie mit Maßnahmen zur Reduzierung der Fehlzeiten ansetzen können. Im nächsten Schritt geht es um die Ursachenanalyse für hohe Krankenstände und Fehlzeiten.