Umgang mit Low PerformernWie Sie sich von Low Performern arbeitsrechtlich korrekt trennen

Minderleistung feststellen

Es gibt gute und weniger gute Mitarbeitende. Und alle haben mal einen guten und einen schlechten Tag, wenn es darum geht, die Aufgaben im Job und für das Unternehmen zu erfüllen.

Minderleistung bedeutet, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mit der Arbeitsleistung über einen längeren Zeitraum deutlich unter dem durchschnittlichen Niveau der Kollegen zurückbleibt, die eine vergleichbare Tätigkeit ausüben.

Minderleistung kann sich in dieser Form zeigen:

• Die betroffene Person arbeitet langsamer und schafft deshalb das von ihr erwartete Arbeitspensum nicht.
• Ihr unterlaufen viel mehr Fehler als ihren Arbeitskollegen.
• Sie ist unmotiviert und darunter leidet ihre Arbeitsleistung.

Oft werden Mitarbeitende, die dauerhaft schlechte Leistung erbringen, als Low Performer bezeichnet.

Minderleistung aufgrund von Krankheit

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die oft krankheitsbedingt fehlen, gelten zwar allein deshalb noch nicht als Low Performer. Doch aufgrund der häufigen Fehlzeiten leidet ebenfalls die Produktivität. Die Leistung der Betroffenen kann aufgrund der Fehltage erheblich unter der ihrer Kolleginnen und Kollegen liegen.

Auch dies kann zur Folge haben, dass möglicherweise eine Trennung im Raum steht. In diesem Fall gelten im Wesentlichen die gleichen Regeln, wie sie im Folgenden erläutert werden.

Kriterien für Minderleistung beachten

Dabei müssen weitere Kriterien erfüllt sein, damit es sich um Minderleistung im arbeitsrechtlichen Sinn handelt. Das sind:

• Die Minderleistung muss über einen längeren Zeitraum, mehrere Wochen oder Monate, erkennbar sein.
• Vorher muss genau festgelegt werden, welche Soll-Leistung von den Mitarbeitenden erwartet wird.
• Es muss so etwas wie eine durchschnittliche Ist-Leistung geben, die von den Kolleginnen und Kollegen üblicherweise erbracht wird; diese muss messbar sein.
• Die Minderleistung, die erheblich (etwa ein Drittel) unter der durchschnittlichen Ist-Leistung liegt, muss objektiv belegbar sein und dokumentiert werden.

Erwartungen an die Arbeitsleistung kommunizieren

Gleichwohl sollten Sie rechtzeitig sicherstellen, dass diese Kriterien dann auch erfüllt werden. Sagen Sie allen Mitarbeitenden im Team deshalb vorher:

• Welche Leistung wird erwartet? Das ergibt sich aus der Stellenbeschreibung, dem Arbeitsvertrag und aus Zielvereinbarungen.
• Woran wird die Leistung gemessen?

Minderleistung dokumentieren

Sobald Sie also den Eindruck haben, dass eine Person die geforderte Leistung nicht erbringt, beginnen Sie mit der Dokumentation und dem Leistungsvergleich.

Das ist einerseits wichtig, um festzustellen, ob es sich tatsächlich um eine relevante Minderleistung handelt. Andererseits haben Sie mit einer solchen Dokumentation einen objektiven Nachweis, falls der Arbeitnehmer die Minderleistung anzweifelt.

Mitarbeitergespräch mit dem Low Performer führen

Arbeitsrechtliche Sanktionen wie Abmahnung oder Kündigung sind trotzdem erst einmal nicht angesagt. Vorgesetzte sollten zunächst das Gespräch mit dem Low Performer suchen, um zu ergründen, woran es liegt, dass er nicht die erwartete Leistung bringt.

Es gilt also, Ursachenforschung zu betreiben. Welche Gründe gibt es, dass der Mitarbeiter nicht die erwartete Leistung erbringt:

• Ist das Arbeitspensum nicht zu schaffen oder bewältigt der Mitarbeiter die Aufgabe nicht? Zusätzliche Aufgaben und Projekte, fehlende Unterstützung durch andere?
• Liegt es am Arbeitsumfeld? Physische, psychische Belastungen, Konflikte im Team, Mobbing?
• Ist eine Krankheit die Ursache?
• Gibt es persönliche Gründe im privaten Lebensbereich der Person? Todesfall, Trennung?  

Ziel sollte sein, eine gemeinsame Lösung zu finden, die dem Mitarbeiter hilft, in Zukunft wieder bessere Arbeitsergebnisse zu erzielen.

Richtige Gesprächsführung

Damit nicht von vornherein der Eindruck entsteht, Sie wollen den Mitarbeiter unter Druck setzen und letztlich loswerden, sollte das erste Gespräch wohlwollend und konstruktiv verlaufen. Wählen Sie deshalb einen sensiblen Einstieg in das Gespräch; zum Beispiel:

„Vielen Dank, dass Sie für das Gespräch zur Verfügung stehen. Ich habe festgestellt, dass Sie in letzter Zeit nicht Ihre gewohnte Leistung abrufen. Nun möchte ich mit Ihnen zusammen erörtern, woran das liegt und wie wir das ändern können …“

„Ich suche das Gespräch mit Ihnen, weil ich bemerkt habe, dass Sie in letzter Zeit nicht mehr so engagiert bei der Arbeit sind wie früher. Darüber mache ich mir Gedanken und möchte mit Ihnen zusammen ergründen, woran das liegen könnte …“

Überhäufen Sie im weiteren Verlauf des Gesprächs den Mitarbeiter nicht mit Vorwürfen und Kritik, sondern zeigen Sie Verständnis für ihn und machen Sie ihm deutlich, dass Sie lösungsorientiert denken und Ihr Ziel ist, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung (wieder) verbessert.

Mögliche Lösungen und Hilfestellungen erörtern

Erörtern Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter, ob bestimmte Maßnahmen zur Leistungssteigerung notwendig sind. Besprechen Sie dazu die folgenden Fragen:

• Ist eine Anpassung der Aufgaben oder der Tätigkeit notwendig?
• Sind Änderungen im direkten Arbeitsumfeld notwendig, zum Beispiel bei der Ausstattung des Arbeitsplatzes?
• Ist eine Aufgabenreduzierung oder der Wechsel in einen anderen Tätigkeitsbereich sinnvoll?
• bei Konflikten innerhalb des Teams oder mit Vorgesetzten: Ist eine Unterstützung (zum Beispiel durch vermittelnde Gespräche, Mediation) erforderlich?
• bei krankheitsbedingter Minderleistung: Sind spezielle medizinische Maßnahmen notwendig? Wie kann der Arbeitgeber dabei unterstützen?
• Ist eine Versetzung des Mitarbeiters in eine andere Abteilung oder an einen anderen Firmenstandort sinnvoll?

Verbindliche Ziele vereinbaren und Gespräch dokumentieren

Wichtig ist zudem, dass Sie mit dem Arbeitnehmer verbindliche Ziele und einen verbindlichen Zeitplan vereinbaren. Halten Sie fest, was und welche Leistung Sie in den folgenden Wochen erwarten und wie Sie dies messen werden.

Anhand dessen können Sie später überprüfen und messen, ob die besprochenen Maßnahmen und Hilfen zu einer Leistungsverbesserung geführt haben.

Protokollieren Sie das Mitarbeitergespräch. Das schafft Verbindlichkeit und erleichtert Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt den Rückgriff auf die Inhalte des Gesprächs.

Arbeitsrechtliche Maßnahmen einleiten

Sofern das Mitarbeitergespräch und die darin besprochenen Maßnahmen und Vereinbarungen zu keiner Leistungsverbesserung beim Arbeitnehmer führen, können Sie arbeitsrechtliche Maßnahmen ergreifen.

Dabei ist es wichtig, schrittweise vorzugehen und eine bestimmte Reihenfolge einzuhalten.

Für sämtliche arbeitsrechtlichen Maßnahmen gilt: Dokumentieren Sie diese und nehmen Sie die entsprechenden Schriftstücke zu den Personalakten.

Ermahnung

Als milde arbeitsrechtliche Maßnahme kommt zunächst eine Ermahnung in Betracht. Sie ist als Vorstufe zur Abmahnung zu sehen.

Die Ermahnung dient als Hinweis auf ein zu verbesserndes Verhalten und hat keine unmittelbaren rechtlichen Konsequenzen. Bei einer Ermahnung, die sich auf eine Minderleistung bezieht, sollte konkret benannt werden, worin die Minderleistung besteht und der Arbeitnehmer sollte gleichzeitig zu einer Leistungssteigerung aufgefordert werden.

Abmahnung

Aus einer Abmahnung, die schriftlich erfolgen sollte, muss für den Mitarbeiter erkennbar hervorgehen, welche konkrete Pflichtverletzung ihm vorgeworfen wird. Pauschale Hinweise oder Vorwürfe wie „Ich bin mit ihrer Arbeitsleistung unzufrieden“ reichen dabei nicht.

Sie müssen möglichst konkret benennen, worin die Minderleistung besteht, zum Beispiel welche Fehler der Arbeitnehmer zu welchem Zeitpunkt gemacht oder welche verbindlichen Arbeitsziele er nicht erreicht hat.

Dafür ist es wichtig, dass Sie im Vorfeld die Minderleistung entsprechend dokumentiert haben. Führen Sie deshalb die dokumentierten Belege in der Abmahnung auf.

Wichtig ist zudem, dass die Abmahnung ihre Warnfunktion erfüllt. Das bedeutet, dass Sie dem Mitarbeiter im Rahmen der Abmahnung zu erkennen geben müssen, dass bei anhaltender schlechter Arbeitsleistung eine Kündigung droht.

Die Abmahnung muss deshalb enthalten:

• Erinnerung des Mitarbeiters an seine vertraglichen Pflichten: Welche Vertragsverletzung begeht der Mitarbeiter?
• Forderung, die vertraglichen Pflichten künftig einzuhalten: Wie soll der Mitarbeiter sich in Zukunft verhalten?
• Warnung, dass der Mitarbeiter mit seinem Verhalten die Bestandteile und Inhalte des Arbeitsverhältnisses gefährdet: Welche Konsequenzen haben wiederholte Vertragsverstöße?

Kündigung aussprechen

Als letztes arbeitsrechtliches Mittel kommt eine Kündigung infrage. Wenn jegliche anderweitigen Maßnahmen keinen Erfolg versprechen und die Ermahnung sowie Abmahnung keine Verbesserung gebracht haben, darf dem Low Performer gekündigt werden.

Zu beachten ist: Altersbedingte Leistungsdefizite, gesundheitliche Beeinträchtigungen oder negative Begleitumstände am Arbeitsplatz sind zugunsten des Arbeitnehmers zu berücksichtigen.

Voraussetzung für die Kündigung eines Low Performers ist, dass eine arbeitsrechtliche Minderleistung vorliegt. Sie müssen nachweisen, dass tatsächlich eine Minderleistung über einen längeren Zeitraum gegeben ist.

Bei der Kündigung der betroffenen Person kommen grundsätzlich zwei verschiedene Kündigungsformen in Betracht.

• Verhaltensbedingte Kündigung: Diese Kündigungsform kommt infrage, wenn der Mitarbeiter sein eigentliches Leistungspotenzial nicht ausschöpft. Er leistet weit unterdurchschnittlich, obwohl er besser arbeiten könnte.
• Personenbedingte Kündigung: Diese Form der Kündigung kommt infrage, wenn der Mitarbeiter aus bestimmten Gründen gar nicht dazu in der Lage ist, eine angemessene Arbeitsleistung zu erbringen und wenn auch künftig nicht mit einer Leistungssteigerung zu rechnen ist.

Insbesondere für Abmahnung und Kündigung gilt: Nehmen Sie die entsprechenden Schriftstücke in die Personalakte, um bei Bedarf den entsprechenden Nachweis vorliegen zu haben.

Wie geht es nach der Kündigung weiter?

Wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter kündigt und dieser mit der Kündigung nicht einverstanden ist, hat er die Möglichkeit, beim Arbeitsgericht eine Kündigungsschutzklage einzureichen.

Damit das Arbeitsgericht die Kündigung nicht für unwirksam erklärt, müssen Sie als Arbeitgeber insbesondere beachten:

• Legen Sie alle Dokumente und Aufzeichnungen vor, aus denen die Minderleistung hervorgeht; zum Beispiel Leistungsaufzeichnungen, Fehltage, Fehler, Kundenrückmeldungen etc.
• Legen Sie die Protokolle zu den Mitarbeitergesprächen vor, inklusive der besprochenen Ziele, Maßnahmen und Vereinbarungen.
• Belegen Sie, dass der Kündigungsverlauf form- und fristgerecht war - mit Abmahnungen, Übergabe des Kündigungsschreibens, Anhörung von Betriebsrat etc.

Die einvernehmliche Trennung

Wer es nicht auf ein arbeitsgerichtliches Verfahren ankommen lassen will, kann auch eine einvernehmliche Trennung anstreben. Steht die Entscheidung fest, dass man sich vom Mitarbeiter trennen will und man keine Maßnahmen zur Besserung anstrebt, kann dem Mitarbeiter ein Aufhebungsvertrag angeboten werden.

Bei der einvernehmlichen Trennung wird in der Regel die Zahlung einer Abfindung vereinbart. Die Abfindungshöhe orientiert sich am Monatsverdienst und den Beschäftigungsjahren, wird aber individuell verhandelt.

Wichtig ist, die Zeit bis zum Ausscheiden zu regeln. Oft ist eine bezahlte Freistellung für beide Seiten die beste Lösung.