Büroorganisation und SelbstorganisationWie Sie einen Aufgabenplan erstellen

Wozu brauchen Sie einen Aufgabenplan?

Das wichtigste Werkzeug der Büroorganisation ist der Aufgabenplan - auch Aufgabenliste, Liste offener Punkte, To-do-Liste oder Pendenzenliste genannt. Hier steht vermerkt,

• was erledigt werden muss
• bis zu welchem Termin.

Der Aufgabenplan ist Ihre Erinnerungs- und Zeitplanungshilfe. Deshalb kommen alle Aufgaben in den Aufgabenplan, die nicht sofort erledigt werden können.

Sie schätzen ab, wie lange Sie für eine Aufgabe brauchen und wissen, bis wann sie erledigt sein muss. Dementsprechend planen Sie diese Aufgabe entweder in den Tages- oder in den Wochenplan ein.

Woraus ergeben sich Ihre Aufgaben?

Aufgaben können aus einfachen Routinearbeiten bestehen oder mit komplexen Projekten verknüpft sein. Hinzu kommen die vielen kleinen Aufgaben, die scheinbar aus dem Nichts entstehen, aber doch erledigt werden müssen.

Mögliche Quellen für neue Aufgaben sind:

Stellenbeschreibung oder Stellenprofil

Aufgrund Ihrer Stellenbeschreibung oder Ihres Stellenprofils müssen Sie regelmäßig Routineaufgaben erfüllen. Stellen Sie fest, was genau eine solche Aufgabe auslöst. Zum Beispiel:

• Formblätter in Ihrem Eingangskorb
• E-Mails oder Chats
• ein spezielles Aufgabenverwaltungs-System (je nach Unternehmen)

Projekte

Sonderaufgaben erhalten Sie als Mitglied eines Projektteams oder eines Gremiums persönlich oder per E-Mail. Diese Sonderaufgaben finden Sie im Projektstrukturplan, im Arbeitsplan oder Sie erhalten die Aufgaben von der Projektleitung oder vom Vorsitzenden des Gremiums.

Briefe, E-Mails, Chats

Häufig entstehen Aufgaben durch eingehende Post in Form eines Briefs oder einer E-Mail. Wenn Sie in Ihrem Team und Ihrem Unternehmen entsprechend organisiert sind, ergeben sich die Aufgaben auch aus Ihrem Chatverlauf; zum Beispiel mit Microsoft-Teams, indem Kollegen, Kolleginnen oder Vorgesetzte dort Aufgaben zuweisen.

Prüfen Sie für alle Fälle,

• ob damit für Sie eine Aufgabe verbunden ist,
• bis wann sie erledigt sein muss und
• was genau Sie tun müssen.

Besprechungen

Aufgaben entstehen bei Besprechungen, wenn Sie beispielsweise in ein Projektteam eingebunden sind und bei Besprechungen neue Beschlüsse gefasst werden. Werten Sie dazu Protokolle und Maßnahmenpläne aus und überprüfen Sie, wo Sie gefordert sind.

Vorgesetzte, Mitarbeiter oder Kollegen

Vorgesetzte oder Teammitglieder sprechen Sie an, weil diese erwarten, dass Sie etwas Bestimmtes für sie erledigen. Überprüfen Sie, inwiefern Sie deren „Problem“ zu Ihrer Aufgabe machen müssen. Welche Vorteile ergeben sich für Sie und den Aufgabengeber?

Kunden oder Partner

Meldungen von Kunden oder Partnern können ebenfalls eine Aufgabe bei Ihnen auslösen. Dann müssen Sie sich darum kümmern – gegebenenfalls sorgen Sie dafür, dass der geeignete Ansprechpartner oder Experte in Ihrem Unternehmen die Kundenanfrage löst.

Was steht im Aufgabenplan?

Was genau Sie im Aufgabenplan zu jeder Aufgabe notieren, hängt vom Umfang und von der Terminierung der Aufgabe ab. Erledigen Sie kleine Aufgaben sofort, müssen Sie diese nicht aufschreiben. Um sie im Alltagstrubel nicht zu vergessen, empfiehlt sich ein kurzer Vermerk mit passendem Stichwort.

Je komplexer eine Aufgabe ist, desto mehr müssen Sie sich dazu notieren:

• Was ist genau meine Aufgabe?
• Was alles gehört zur Aufgabe?
• Welches Ergebnis erwartet der Aufgabengeber von mir? (Vorher gegebenenfalls nachfragen, analysieren oder Ideen sammeln.)
• Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein?
• Wie umfangreich ist die Aufgabe für Sie?
• Welche Zeit sollten Sie einplanen, um die Aufgabe zu erledigen?
• Welche Priorität hat die Aufgabe?
• Welchen Beitrag leistet sie zu Ihren persönlichen Zielen oder zu den Unternehmenszielen?
• Ist die Aufgabe dringlich?
• Haben Sie alle Informationen und Hilfsmittel, um die Aufgabe zu erledigen? (Ansonsten mit anderen abstimmen, Informationen einholen.)

Kalkulieren Sie jeden Tag ausreichend Zeit ein, um genau diese Fragen und Aspekte zu bedenken. Am besten ist, Sie planen die Aufgaben am Vorabend unmittelbar vor Feierabend für den nächsten Tag ein.

Aktualisieren Sie im Laufe des Tages Ihren Aufgabenplan.

Priorität beachten

Es ist hilfreich, Aufgaben nach ihrer Priorität zu sortieren. Die Priorität drückt aus, welche Wichtigkeit oder Bedeutung eine Aufgabe hat.

Das wiederum macht sich an Ihren persönlichen Zielen oder an den Unternehmenszielen fest. Aufgaben, die einen hohen Beitrag zur Zielerreichung leisten, sind entsprechend wichtig und haben eine hohe Priorität.

Die Aufgaben können dazu in Prioritäten-Klassen eingeteilt werden: Priorität A: sehr wichtig, B: wichtig, C: weniger wichtig.

Was kann bei der Aufgabenplanung dazwischen kommen?

Kollegen oder Vorgesetzte

Kollegen oder Vorgesetzte bringen oft durch ihre unstrukturierte Arbeitsweise den Aufgabenplan durcheinander. „Das muss schnell noch fertig werden!“, sind unklare Arbeitsanweisungen, die sich oft auf dringliche, aber unwichtige Dinge beziehen.

Wichtig ist, dass Sie in Ihrem Team eine gemeinsame Struktur und Arbeitsweise vereinbaren. Jeder hat eigene Vorlieben und Systeme. Es sollten Regeln definiert werden, die es allen ermöglichen, ihr System umzusetzen und zu pflegen – ohne andere zu stören.

Zusätzlicher Zeitaufwand

In der Regel werden zu wenige Pufferzeiten eingeplant, weil die Dauer, bis eine Aufgabe tatsächlich erledigt ist, unterschätzt wird. Planen Sie bei jeder Aufgabe von vornherein einen Puffer ein.

Wenn Sie zum Beispiel meinen, die Aufgabe braucht zwei Stunden Bearbeitungszeit, planen Sie drei ein.

Perfektionismus

Perfektionismus führt dazu, dass Aufgaben länger dauern. Sie stecken viel Zeit in eine Aufgabe, um sie 120-prozentig zu machen. Oder Sie werfen ein gutes Ergebnis über den Haufen, weil Sie meinen, es passe nicht.

Prioritäten

Prioritäten werden falsch geplant, sodass sich unwichtige Aufgaben vordrängen. Haben Sie nur C-Aufgaben erledigt, lässt Sie das am Abend demotiviert zurück. Auf Dauer verlieren Sie die wichtigen Ziele und Aufgaben aus dem Blick.

Werkzeuge für die Aufgabenplanung

Software

Hilfreich für Ihre Aufgabenplanung ist eine Software, ein Anwenderprogramm oder eine App. Dafür gibt es unzählige Angebote in den App-Shops. Hier ein paar Beispiele:

• Microsoft Outlook
• Google-Kalender
• Mozilla-Thunderbird-Lightning
• Ticktick
• Todoist
• Trello
• Microsoft To do

Papierbasierter Aufgabenplaner

Alternativ zur Software können Sie einen papierbasierten Aufgabenplaner nutzen. Infrage kommt ein gebundenes Aufgabenbuch oder die Wiedervorlagenmappe.

Lose Zettel vermeiden

Wenig hilfreich ist es, Aufgaben auf losen Zetteln zu notieren. Das führt zu Unordnung und Unübersichtlichkeit.

Welches Tool Sie für Ihre Aufgabenplanung nutzen, ist zweitrangig. Entscheiden Sie sich für das Werkzeug, das zu Ihrer Persönlichkeit und den Aufgaben passt.

Beachten Sie beim Einsatz Ihres Tools:

• Finden Sie heraus: Womit kommen Sie am besten zurecht?
• Nutzen Sie ein einziges System als Ihr führendes System.
• Wechseln Sie dieses Tool nicht ständig, sondern bleiben Sie bei einem System.
• Optimieren und vereinfachen Sie die Nutzung, so gut es geht.

Drei Tools für Aufgabenplanung und Zeitplanung

Diese Tools für die Aufgabenplanung sind weitverbreitet und mit PC, Smartphone etc. kompatibel.

Microsoft Outlook

Aufgaben erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit vielen Funktionen, um Aufgaben aus E-Mails oder Terminen zu erstellen und zu pflegen. Outlook unterstützt die Integration von Notizprogrammen wie OneNote oder Evernote. Großer Vorteil: Outlook ist auf Windows-Rechnern meistens bereits vorhanden.

Microsoft To Do

Aufgaben erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit vielen Funktionen wie Listenordner festlegen, Tags vergeben, Aufgaben aus E-Mails erstellen. To Do ist für PC, als App für iOS, Android und im Web erhältlich. Das Tool ist kostenlos.

Todoist

To-do-Listen für Projekte erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit Funktionen wie Etikette vergeben und Prioritäten zuordnen. Todoist ist für PC, als App für iOS/Android und im Web erhältlich. Todoist lässt sich in andere Programme wie Outlook, Thunderbird oder Gmail integrieren. Die Grundversion ist kostenlos.

Timeboxing-Methode nutzen

Gehen Sie unliebsame Aufgaben mit der Methode „Timeboxing“ an. Legen Sie fest, welche unliebsamen Aufgaben Sie bearbeiten wollen. Nehmen Sie sich dann zwischen 15 und 30 Minuten Zeit und bearbeiten Sie genau diesen Teil – sonst nichts. Arbeiten Sie sich so durch die gesamte Aufgabe.