KostenmanagementKostenmanagement als Daueraufgabe im Unternehmen

Damit Unternehmen wirtschaftlich arbeiten und wettbewerbsfähig bleiben, müssen sie ihre Kosten im Griff haben. Das setzt voraus, regelmäßiges Kostenmanagement zu betreiben und Kosten zu sparen. Doch dabei gibt es auch einige Fallen; wer in sie tappt, zahlt am Ende mehr als vorher.

Worum geht es beim Kostenmanagement?

„Wir müssen Kosten sparen!“ Oder: „Es darf nichts kosten.“ Das hören Mitarbeiter und Führungskräfte allenthalben von ihren Vorgesetzten, wenn sie mit Ideen und Konzepten kommen, wenn sie Chancen aufgreifen und das Unternehmen voranbringen wollen. Am schlimmsten ist es in der Krise, wenn die Liquidität knapp wird. Dann soll schnell gespart werden, „koste es, was es wolle“.

Oft ist das zu kurz gedacht. Richtig ist: Das Kostensparen oder besser das Kostenmanagement soll dazu beitragen, dass das Unternehmen Gewinn erzielt und im Wettbewerb fit bleibt. Ärzte raten alle Menschen: Nur durch regelmäßige Bewegung und gute Ernährung bleibt man gesund und vermeidet Übergewicht. Genauso kommt es bei Unternehmen darauf an, regelmäßig und nicht erst in der Krise die richtigen Stellschrauben für das Kostenmanagement zu finden und diese auf „wirtschaftlich“ einzustellen. Allerdings gilt für Unternehmen wie für alle Menschen: Hungern macht auch nicht gesünder. Beim Kostenmanagement geht es deshalb darum, die richtige Balance zu finden.

Kostenmanagement

Das Kostenmanagement umfasst alle Planungen und Aktionen im Unternehmen, die direkt darauf ausgerichtet sind, Kosten zu identifizieren, zu analysieren, unnötige Kosten aufzudecken, zu vermeiden oder zu verringern. Es lassen sich unterscheiden:

  • kurzfristiges Kostenmanagement, um die Liquidität und den Cashflow des Unternehmens schnell zu verbessern; und
  • langfristiges Kostenmanagement, um dauerhaft Gewinn zu erzielen und wettbewerbsfähig zu sein.

Ziele im Kostenmanagement

Ziel des Kostenmanagements ist es, Kosten zu sparen und wertvolle Ressourcen wie Materialien oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst wirtschaftlich einzusetzen. Damit soll

  • die Liquidität des Unternehmens verbessert werden, indem Auszahlungen für den laufenden Betrieb verringert werden;
  • der Finanzierungsbedarf für Investitionen reduziert werden;
  • das Preisniveau des eigenen Leistungsangebots wettbewerbsfähig sein.

Kostenmanagement ist in den Unternehmen oft umstritten. Die Beschäftigten und ihre Vertreter sehen darin in den meisten Fällen nur Personalabbau (Entlassungen), Mehrarbeit und Umorganisation. Und in der Tat läuft das Kostenmanagement in vielen Unternehmen darauf hinaus. Dabei gibt es zahlreiche Ansatzpunkte, regelmäßig und nachhaltig die Kosten im Griff zu behalten, sie bei Bedarf zu reduzieren und so im Wettbewerb erfolgreich zu sein.

Kostenmanagement hat deshalb nicht nur das Kostensparen im Blick, sondern auch die negativen Folgen, die mit bloßer Kostenreduktion verbunden sind. Und es wägt beides gegeneinander ab. Kostensparen tut den Betroffenen oft weh. Das Kostenmanagement muss das angemessen vermitteln. Um das deutlich zu machen, sollte beim Kostenmanagement immer klargestellt werden: Dies müssen wir für unsere Kunden leisten. Diese Leistungen dürfen durch Einsparmaßnahmen nicht gefährdet werden.

Aufgaben beim Kostenmanagement

Für das Unternehmen insgesamt und für alle Führungskräfte und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gilt: Aktives Kostenmanagement gehört zur regelmäßigen Aufgabe. Dazu müssen sie die einzelnen Kostenfaktoren kennen, die Höhe der Kosten jederzeit im Blick haben und bewerten, inwiefern sie angemessen sind. Alle Kostenfaktoren sollten regelmäßig auf den Prüfstand. Diese Prüfung muss zeigen:

  • welche Kosten anfallen und welche dabei „Kandidaten“ für das Sparen sind;
  • welche Folgen und Risiken mit dem Kostensparen verbunden sein können;
  • welche Kosten angemessen sind, weil daraus die Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit entspringt.

Im Rahmen des Kostenmanagements werden unterschiedliche Methoden und Werkzeuge eingesetzt, die bei der Kostenanalyse und bei der Identifikation der Einsparmöglichkeiten helfen. Das reicht von der Kosten- und Leistungsrechnung bis hin zur kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen). Mithilfe dieser Methoden und Werkzeuge können Sie Ihrem Vorgesetzten sinnvolle(!) Vorschläge zur Kosteneinsparung machen.

Tipp: Werkzeuge für das Kostenmanagement

Bei business-wissen.de finden Sie eine Fülle von Excel-Tools als Vorlagen, mit deren Hilfe Sie Kosten und Leistungen in Ihrem Unternehmen erkennen und bewerten können. Das reicht vom einzelnen Arbeitsplatz, über Prozesse bis hin zum gesamten Unternehmen. Nutzen Sie dazu unter anderem die Vorlagen aus den Handbuch-Kapiteln: Kosten- und Leistungsrechnung, Prozesskostenrechnung, Total Cost of Ownership, Zielkostenrechnung, Wertanalyse, Kaizen sowie Controlling mit Excel.