PersonalbeschaffungPersonalbeschaffung als Prozess – Aufgaben und Erfolgsfaktoren

Die Wahl der richtigen Person für eine freie Stelle im Unternehmen kann ein kritischer Erfolgsfaktor sein. Wer sich für die falsche entscheidet, bezahlt viel Lehrgeld. Deshalb sollte die Personalbeschaffung als Prozess straff organisiert werden. Und es sollten wichtige Erfolgsfaktoren beachtet werden. Hier finden Sie zunächst eine Übersicht; in den folgenden Abschnitten werden die Prozessschritte erläutert.

Personalbeschaffung ist aufwendig, aber enorm wichtig

Viele Unternehmen befinden sich im Wettstreit um Fachkräfte, Talente oder einfach um diejenigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ideal zu ihrem Unternehmen und zu der Stelle passen, die neu besetzt werden soll. Dabei ist es enorm wichtig, eine Stelle mit der richtigen Person zu besetzen. Wenn das nicht gelingt, ist der Frust bei Kolleginnen und Kollegen und bei den Vorgesetzten groß. Im schlimmsten Fall kann durch schlechte Leistungen oder eine „schwierige Persönlichkeit“ großer Ärger entstehen und Schaden für das Unternehmen und für das Betriebsklima drohen.

Zudem ist das Auswahlverfahren bei der Personalbeschaffung sehr zeitaufwendig und teuer. Denn wer es sich zu einfach macht, stellt nach kurzer Zeit fest, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter doch nicht so recht passt. Dabei muss es nicht nur an deren Qualifikation oder deren Eigenschaften liegen. Oft haben die Unternehmen und die verantwortlichen Personalmanager es versäumt, das Profil der Stelle klar zu beschreiben. Dann wundert es nicht, wenn sich beide Seiten nach kurzer Zeit wieder trennen.

Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung, Personalgewinnung oder Recruitment umfasst alle Aktivitäten eines Unternehmens, um den Personalbedarf in quantitativer, qualitativer, zeitlicher und räumlicher Hinsicht zu decken. Ziel der Personalbeschaffung ist es, die passende Person für bestimmte Aufgaben oder für eine definierte Stelle im Unternehmen mit vertretbarem Aufwand zu finden.

Die Suche nach geeigneten Personen kann intern (im Unternehmen) oder extern (auf dem Arbeitsmarkt) erfolgen. Vor allem geht es darum, im Prozess der Personalbeschaffung die Eignung einer Person für eine Stelle zu prüfen und beiderseitige Interessen und Vorstellungen zu vergleichen und abzustimmen.

Wann braucht es den Prozess der Personalbeschaffung

Die Gründe, warum Unternehmen neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter suchen, können vielfältig sein. Wenn die Arbeitslast steigt, muss der Personalbestand aufgestockt werden. Oder eine Mitarbeiterin hat das Unternehmen verlassen und die Stelle muss wieder besetzt werden. Größere Unternehmen schaffen sich auch einen Pool von Nachwuchskräften, die zunächst allgemein im Unternehmen eingesetzt werden und dann Führungspositionen übernehmen sollen.

Unter Kostengesichtspunkten hinterfragen viele Unternehmen, ob eine Stelle überhaupt notwendig ist oder wieder besetzt werden soll. Um eine bestehende oder neu geschaffene Stelle optimal zu besetzen, sollte deshalb deutlich werden, welche Werte mit der Stelle und durch den Stelleninhaber für das Team, die Abteilung oder das Unternehmen geschaffen werden.

Worauf Sie bei der Personalbeschaffung achten sollten

Interne oder externe Personalbeschaffung?

In jedem Fall lohnt es sich zu prüfen, ob eine Stelle wirklich außerhalb des Unternehmens ausgeschrieben werden soll. Manchmal finden sich geeignete Kandidaten im eigenen Unternehmen, die eine neue Stelle gerne übernehmen oder deren alte Stelle wegrationalisiert wurde. Außerdem haben interne Kandidaten den Vorteil, dass sie sich mit dem Unternehmen, mit Abläufen und Gepflogenheiten bereits auskennen.

Eine externe Stellenbesetzung ist meist aufwendiger und riskanter; passt der Kandidat oder die Kandidatin zum Unternehmen und zur Stelle. Der Vorteil kann sein, dass mit einer externen Person neues Wissen, spezielle Fähigkeiten oder einfach nur frischer Wind ins Team und Unternehmen kommen.

Personalbeschaffung auf Veränderungsziele ausrichten

In der Neubesetzung oder Einrichtung einer Stelle steckt erhebliches Veränderungspotenzial. Das wird von den Unternehmen sehr oft unterschätzt oder gar nicht beachtet. Sie verpassen die Chance, Abläufe zu verbessern oder die Leistungen eines Arbeitsbereichs deutlich zu verbessern, indem die Personalbeschaffung explizit auf die Veränderungsziele ausgerichtet wird.

Bedeutung einer Stelle prüfen

Welche Bedeutung eine Stelle im Unternehmen hat, lässt sich in ihrer „strategischen Relevanz“ zusammenfassen. Die strategische Relevanz soll in einem Indikator sichtbar machen, wie sich eine „gute“ oder „schlechte“ Besetzung dieser Stelle für den Erfolg eines Unternehmens auswirken kann. Wenn zudem deutlich wird, dass gerade für eine strategisch wichtige Stelle kaum oder keine geeigneten Kandidaten am Arbeitsmarkt verfügbar sind, dann muss das Unternehmen gegebenenfalls spezielle Maßnahmen zur Besetzung der Stelle ergreifen; zum Beispiel die Einschaltung einer Personalberatung oder eines Headhunters.

Personalbeschaffung ist ein Prozess

Gerade weil die Besetzung einer Stelle mit der richtigen Person für ein Team und für das Unternehmen so wichtig ist, sollte die Personalbeschaffung gründlich und strukturiert durchgeführt werden. Das bedeutet, es müssen mehrere Aufgaben in einem Prozess durchgeführt werden. Dieser Prozess und seine wichtigen Schritte werden in diesem Handbuch-Kapitel in den folgenden Abschnitten ausführlich erläutert.

Der Prozess der Personalbeschaffung setzt sich aus folgenden Schritten zusammen:

  • Anforderungsprofil klären und festlegen
  • Stellenausschreibung formulieren
  • Stellenausschreibung bekannt machen
  • Bewerbungen sichten und beurteilen
  • Bewerbungsgespräche führen und Auswahlinstrumente einsetzen
  • Entscheidung treffen
  • neue Mitarbeiterin oder neuen Mitarbeiter einarbeiten, Probezeit nutzen

Die wichtigste und zugleich oft schwierige Aufgabe der Personalbeschaffung stellt sich gleich zu Beginn des Personalbeschaffungsprozesses: Was soll die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter im Unternehmen tun und was muss die Person dafür mitbringen? Nur wer ein klares Anforderungsprofil hat, kann die passende Person finden. Alle weiteren Schritte im Prozess der Personalbeschaffung leiten sich daraus ab und schließen sich an.

Wenn Sie Personalbeschaffung nebenbei betreiben, Entscheidungen aus dem Bauch heraus treffen und wichtige Erfolgsfaktoren nicht beachten, brauchen Sie lange, bis Sie einen geeigneten Kandidaten gefunden haben und müssen im schlimmsten Fall viel Lehrgeld zahlen. Viel Lehrgeld zahlen Sie vor allem, wenn Sie erst nach der Probezeit feststellen, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter ein Fehlgriff war.

Wer im Personalbeschaffungsprozess beteiligt ist

Im Prozess der Personalbeschaffung sollten mehrere Personen aus Ihrem Unternehmen mitwirken. Das können sein:

  • die oder der Vorgesetzte der künftigen Mitarbeiterin oder des künftigen Mitarbeiters
  • die Kolleginnen und Kollegen
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Personalabteilung
  • Betriebsrat
  • Geschäftsführung (bei wichtigen, strategischen Stellen)

Personalbeschaffungsprozess braucht Prozessverantwortlichen

Da gute Bewerberinnen und Bewerber in speziellen Bereichen wie der Softwareentwicklung inzwischen knapp werden, können sie sich ihre nächste Arbeitsstelle aussuchen. Umso wichtiger ist es, dass sich das Unternehmen gegenüber den Bewerbern als attraktiv und professionell präsentiert. Dem steht entgegen, dass der Prozess der Stellenbesetzung oft sehr lange dauert. Einzelne Prozessschritte werden zum falschen Zeitpunkt angegangen oder Entscheidungen werden zu lange hinausgezögert.

Bewerberinnen und Bewerber sehen vor allem die lange Dauer bis zur Auswahlentscheidung als kritisch an. Wenn sie bei einem anderen Unternehmen schneller eine Zusage erhalten, scheiden sie für Ihr Unternehmen aus. Gründe für die lange Auswahldauer sind oft: wichtige Mitarbeiter aus anderen Bereichen werden zu spät einbezogen, Stellenanzeigen werden zum falschen Zeitpunkt geschaltet (wenn der zukünftige Vorgesetzte drei Wochen in Urlaub geht), das Anforderungsprofil ist unklar, erst am Ende stellt sich heraus, dass man doch jemanden ganz anderes sucht.

Um solche aufwendigen und ärgerlichen Fehler zu vermeiden, ist eine gute Planung der Personalbeschaffung entscheidend. Hilfreich ist es, einen Prozessverantwortlichen zu bestimmen. Die verantwortliche Person legt klar fest, wer welche Zuarbeit leisten muss und treibt den Personalbeschaffungsprozess zielstrebig voran.

Praxis

Mit der folgenden Excel-Vorlage stellen Sie zunächst fest, welche strategische Relevanz eine Stelle gemeinsam mit der möglichen Besetzung durch Bewerberinnen und Bewerber hat. Je bedeutsamer die Stelle, desto mehr Sorgfalt sollten Sie in den Prozess der Personalbeschaffung legen. Welche Bedeutung eine Stelle für Ihr Unternehmen hat, stellen Sie in einem Portfolio-Diagramm dar.

So werden die Stellen sichtbar, die für den Erfolg Ihres Unternehmens besonders wichtig sind und wo sich gleichzeitig Schwierigkeiten bei der Besetzung der Stelle zeigen können. Es ergeben sich also Felder unterschiedlicher Herangehensweisen für die Stellenbesetzung und Personalbeschaffung.

Die einzelnen Aufgaben der Personalbeschaffung und der entsprechende Prozess werden in den folgenden Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels ausführlich erläutert. Im ersten Teil geht es darum, die Anforderungen an eine freie Stelle genau zu analysieren und zu formulieren. Daraus leiten sich dann die wesentlichen Inhalte der Stellenausschreibung und Stellenanzeige ab.