Arbeitstechniken für strukturiertes ArbeitenArbeiten mit Checklisten

Checklisten und Arbeitsvorlagen erleichtern den Arbeitsalltag. Dort ist genau und auf den Punkt beschrieben, wie wichtige Aufgaben zu erledigen sind. So können Sie leicht von Kolleginnen und Kollegen vertreten werden. Und Sie denken sich schnell in Aufgaben ein, die Sie nur selten tun müssen.

Praktisches Know-how in Checklisten festhalten

Für viele Aufgaben gibt es Checklisten, die von Experten erstellt wurden und die dem Nutzer aufzeigen wollen, wie er eine Lösung für seine Aufgabe findet. Man findet sie im Internet, in Büchern oder Fachzeitschriften. Problem dabei ist: Die richtige und passende Checkliste für die jeweils eigene und spezielle Aufgabe zu finden.

Checklisten können Sie auch selbst entwickeln und aufschreiben. Oft sind Sie der eigentliche Experte oder die Expertin für die jeweilige Aufgabe. Und Sie kennen die Besonderheiten und speziellen Fragen, die sich bei der Aufgabe jeweils stellen. Wenn eine Aufgabe regelmäßig durchgeführt werden muss, können alle wichtigen Aspekte in einer Checkliste für Kollegen oder neue Mitarbeiter festgehalten werden. Wenn Sie eine Aufgabe nur selten durchführen, kann auch Ihnen eine selbst erstellte Checkliste helfen; denn Sie müssen sich nicht immer wieder neu in die gleiche Aufgabe eindenken.

Regeln für das Schreiben einer Checkliste

Wichtig beim Schreiben einer Checkliste ist:

  • Sie schreiben alles auf, was notwendig ist, damit die Aufgabe schnell und korrekt durchgeführt werden kann.
  • Die Checkliste muss insofern vollständig sein, dass der Nutzer keine offenen Fragen hat, sondern alle Informationen mit der Checkliste bekommt, die er für das Erledigen der Aufgabe braucht.
  • Die Checkliste sollte so kurz und knapp wie möglich sein.
  • Sie sollte verständlich und unmissverständlich geschrieben sein.
  • Testen Sie Checklisten und verbessern Sie diese sofort, wenn sie den genannten Regeln nicht entsprechen.

Worauf Sie außerdem beim Erstellen und Anwenden von Checklisten achten sollten

Wenn Sie selbst für Ihre Kollegen oder neue Mitarbeiter eine Checkliste erstellen wollen, sollten Sie folgende Aspekte beachten:

  • Erstellen Sie eine Arbeits- oder Formatvorlage (in einem Office-Programm wie Word oder Powerpoint) für Ihre Checklisten, die wichtige Informationen enthält wie: Name des Erstellers, Themenbereich, Thema, Datum der Erstellung oder Versionsnummer.
  • Das Layout der Vorlage sollte ansprechend und übersichtlich sein.
  • Sammeln Sie so viele Aspekte wie möglich, die in der Checkliste für das jeweilige Thema aufgenommen werden können.
  • Sprechen Sie mit Experten zum Thema, sammeln Sie Informationen aus dem Internet, aus Fachbüchern oder aus bestehenden Checklisten.
  • Erstellen Sie Ihre eigene Checkliste nach den genannten Regeln für das Schreiben von Checklisten.
  • Hilfreich sind Tabellen mit leeren Spalten, in die der Nutzer eigene Ideen oder seine spezifischen Aspekte eintragen kann.
  • Eine besondere Form sind „Erinnerungs-Checklisten“ oder „Analyse-Checklisten“: Hier werden viele Fragen gestellt, die der Nutzer mit Ja/ Nein oder ähnlichen Kategorien beantwortet. Sie dienen dazu, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden.
  • Lassen Sie die Checkliste von einem Kollegen testen. Ist sie verständlich und hilfreich?
  • Passen Sie die Checkliste immer an, wenn sich offene Punkte, Fehler oder Defizite zeigen.
  • Vervielfältigen Sie die Checkliste für alle Interessierten (Kopie oder Intranet).
  • Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Checkliste genutzt wird und noch aktuell ist. Passen Sie an oder ergänzen Sie die Checkliste.
Praxis

Klären Sie:

  • Welche Ihrer Aufgaben werden auch von anderen Kolleginnen und Kollegen durchgeführt – etwa im Vertretungsfall?
  • Welche Aufgaben führen Sie so selten durch, dass Sie sich immer wieder eindenken müssen, wenn die Aufgabe ansteht?
  • Welche Vorgaben müssen Sie bei einzelnen Aufgaben beachten, die Sie aber nicht „im Kopf“ haben?

Halten Sie damit fest, welche Checklisten für Ihren Arbeitsbereich wichtig und hilfreich sein könnten. Gibt es dafür bereits Checklisten? Wenn nicht, dann sollten Sie diese nach und nach erstellen. Das wird Ihre Arbeit enorm erleichtern.

Checklisten sollten immer individuell und speziell auf die Aufgabe zugeschnitten sein, für die sie gedacht sind. Deshalb gibt es dafür keine allgemeinen Vorlagen.

Beispielhaft seien hier die folgenden Checklisten und Übersichten vorgestellt, die Grundlage für viele andere sein können: Ablaufplan für eine logische Folge von Schritten, die Matrix, um Beziehungen deutlich zu machen, die Kräftefeldanalyse, um Problempunkte zielgerichtet zu beseitigen, den Maßnahmenplan, um nichts zu vergessen, sowie ein Aktionsplan, der alle Aktivitäten in einer einfachen, aber anschaulichen Übersicht visualisiert.

Viele weitere, spezielle Checklisten und Arbeitsvorlagen finden Sie innerhalb des jeweiligen Themenbereichs und Handbuch-Kapitels auf business-wissen.de.

Grundlage für das Erstellen von Checklisten ist, dass Sie Ihren Arbeitsbereich und Ihre Aufgaben immer wieder hinterfragen. Dazu müssen Sie sich Fragen stellen. Sie helfen beim Durchdringen und klären eines Sachverhalts. Wie Sie Fragetechniken einsetzen, lesen Sie im nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.