PersonalbeschaffungAnforderungsprofil und Stellenausschreibung erstellen

Bevor Sie eine Stellenausschreibung formulieren, müssen Sie das Aufgaben- und Anforderungsprofil erstellen. Daraus leiten Sie die Stellenausschreibung ab. Wie Sie Schritt für Schritt ein Anforderungsprofil entwickeln, welche Inhalte in eine Stellenausschreibung gehören und worauf es bei der Formulierung der Stellenanzeige aus rechtlicher Sicht ankommt, lesen Sie hier.

Anforderungsprofil entwickeln

Wer eine Stelle im Unternehmen besetzen will, sollte sehr genau wissen, was er sucht. Die wichtigste und durchaus schwierige Aufgabe der Personalbeschaffung ist es, das Anforderungsprofil zu entwickeln und schriftlich zu formulieren. Beim Erstellen des Anforderungsprofils kommt es vor allem auf folgende Aspekte an:

Erfolgskritische Faktoren beschreiben

Beschreiben Sie die für das Anforderungsprofil die erfolgskritischen Faktoren für die zu besetzende Stelle. Das sind die Anforderungen an die Bewerberin oder den Bewerber, die darüber entscheiden, ob der Job später sehr gut oder schlecht erfüllt wird. Halten Sie also fest: Was muss die Person an dieser Stelle in jedem Fall richtig und gut tun und deshalb können?

Aufgaben und Tätigkeiten beschreiben

Bei der Beschreibung des Anforderungsprofils sind leere Schlagworte wie „dynamisch“, „leistungsbereit“ oder „teamfähig“ nicht sehr hilfreich. Wichtig ist, dass Sie so konkret wie möglich sagen, was damit gemeint ist. Um das herauszuarbeiten, müssen die Aufgaben und Tätigkeiten, die für die zu besetzende Stelle typisch sind, klar sein.

Anforderungsniveau bestimmen

Aus den Aufgaben und Tätigkeiten lässt sich das Anforderungsniveau ableiten. Es legt fest, in welcher Tiefe und wie umfassend oder selbstverständlich eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter entsprechende Kompetenzen mitbringt; welche Erfahrungen wichtig sind, ob Grundkenntnisse ausreichen oder Expertenwissen in diesem Bereich entscheidend ist.

Tipp: Passgenauigkeit geht vor Qualifikation

Für das Anforderungsprofil unterscheiden Sie: Was kennzeichnet einen Mitarbeiter, der über Jahre hinweg auf der zu besetzenden Stelle herausragende Leistungen zeigt – im Vergleich zu einem weniger erfolgreichen Mitarbeiter? Diese Merkmale und Kompetenzen sind erfolgskritisch. Beachten Sie dabei, dass es nicht darauf ankommt, eine Person zu finden, die alles weiß und alles kann. Die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter würde sich möglicherweise auf der Stelle nach kurzer Zeit langweilen. Entscheidend ist deshalb die Passgenauigkeit.

Zwischen Muss-Anforderungen und Kann-Anforderungen unterscheiden

Hilfreich für das Anforderungsprofil ist außerdem zu unterscheiden, ob die Anforderungen zwingend notwendig sind (Muss-Anforderungen) oder ob sie ergänzend helfen, sich schneller in den neuen Aufgabenbereich einzulernen, Schulungen zu sparen oder ob dann die Zusammenarbeit schneller und reibungsloser abläuft (Kann-Anforderungen).

Umfeld einbeziehen

Die meisten Menschen arbeiten nicht für sich allein. Sie müssen sich mit anderen Teammitgliedern und Vorgesetzten abstimmen und zusammenarbeiten. Prüfen Sie, auf welche Eigenschaften es deshalb ankommen kann. Gibt es besondere Persönlichkeiten im Team? Haben Vorgesetzte spezielle Erwartungen? Kommt es zu häufigen Abstimmungen und Gesprächen? Braucht es Fremdsprachenkenntnisse?

Zukünftige Anforderungen beachten

Schließlich können nicht nur solche Anforderungen relevant sein, die derzeit wichtig sind, sondern auch solche, die für die Zukunft Bedeutung haben. Der Blick nach vorne ist immer empfehlenswert. Klären Sie, inwiefern sich das Aufgaben- und Anforderungsprofil an der Stelle ändern können. Wie dynamisch sind die Anforderungen? Dem entsprechend sollte die Person flexibel und bereit sein, zukünftig neue oder andere Aufgaben zu übernehmen.

Tipp: Nutzen Sie vorhandene Stellenbeschreibungen

Im besten Fall sind die Anforderungen und Besonderheiten an einer Stelle in der dazu gehörenden Stellenbeschreibung genau beschrieben. Stimmen Sie deshalb das Anforderungsprofil und die Stellenbeschreibung immer aufeinander ab. Wie Sie dazu vorgehen, lesen Sie im Handbuch-Kapitel zur Stellenbeschreibung.

Stellenausschreibung entwickeln

Aus dem Aufgabenprofil und dem Anforderungsprofil können Sie nun die Stellenausschreibung ableiten und formulieren. Die Stellenausschreibung beschreibt die Stelle so, dass ein Kandidat erkennen kann, ob sein Profil sowie seine Anforderungen und Ziele zur ausgeschriebenen Stelle passen. Schwierig bei der Stellenausschreibung ist,

  • die Stellenausschreibung nicht zu allgemein zu halten, da sich sonst Kandidaten angesprochen fühlen und bewerben, die im Grunde aber nicht den Erwartungen des Unternehmens entsprechen;
  • die Stellenausschreibung nicht zu speziell oder detailliert zu formulieren, da Kandidaten meinen, ihr Profil passe nicht zur Stellenbeschreibung und von einer Bewerbung absehen, obwohl sie die geeigneten Personen sind.

Gegebenenfalls gibt es Betriebsvereinbarungen, die vorgeben, wie eine Stellenbeschreibung aussehen muss. Dann gilt es zu prüfen, inwiefern dies für die jeweilige Stellenausschreibung passt.

Inhalte der Stellenausschreibung

Die Stellenausschreibung sollte die für Bewerber wichtigen Informationen auf den Punkt bringen. Bedenken Sie, dass es darum geht, dass sich die Personen von Ihrer Stellenbeschreibung angesprochen fühlen, die für Ihre Stelle perfekt geeignet wären und genau zu den Anforderungen passen. Die Stellenausschreibung sollte deshalb nicht missverständlich, nicht zu allgemein und nicht zu einschränkend und speziell sein. Sie sollte folgende Inhalte umfassen und genau benennen:

  • Bezeichnung der Position und der Stelle, wie sie bei möglichen Bewerberinnen und Bewerbern geläufig ist
  • Aufgaben und Tätigkeiten, die der zukünftige Stelleninhaber erledigen soll
  • Anforderungsprofil mit den Kenntnissen, Fertigkeiten und Fähigkeiten, die dafür benötigt werden
  • Befugnisse und Verantwortlichkeiten
  • Eingliederung in die Struktur des Unternehmens
  • Vorgesetzte
  • gegebenenfalls Gehalt, soziale Leistungen und sonstige Leistungen des Unternehmens
  • gegebenenfalls Zukunftsperspektiven und Aufstiegsmöglichkeiten
  • Besetzungstermin

Hinweis: Machen Sie klar, nach was Sie suchen

Oft ist eine Stellenausschreibung ein allgemeiner Wunschzettel, mit dem die sprichwörtliche eierlegende Wollmilchsau gesucht wird. Das Anforderungsprofil ist dann so umfassend, dass sich tendenziell alle angesprochen fühlen oder sich niemand auf diese Ausschreibung bewerben will. Um dieser Falle zu entgehen, sollten Sie die Anforderungen und die anderen Inhalte der Stellenausschreibung möglichst konkret benennen. Machen Sie deutlich, was grundsätzlich erwartet und was zusätzlich gewünscht wird. 

Unternehmensprofil in der Stellenausschreibung

Gute Bewerberinnen und Bewerber können oft zwischen mehreren Stellenangeboten auswählen. Aus diesem Grund muss sich auch das Unternehmen in einem positiven Licht in der Stellenausschreibung darstellen. Ein entsprechendes Unternehmensprofil kann also Gegenstand einer Stellenausschreibung sein. Wichtige Argumente, die für das Unternehmen sprechen, lassen sich finden, wenn klar ist, warum die bestehenden Beschäftigten gerne beim Unternehmen arbeiten. Was sind die Gründe dafür? Oft angeführt werden:

  • interessante Aufgabe mit Gestaltungsmöglichkeiten
  • gute Einarbeitung
  • regelmäßiges Feedback
  • Weiterbildung
  • Entwicklungsmöglichkeiten
  • Freiräume
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • angemessenes Gehalt und Nebenleistungen

Sehen Sie alle Bewerberinnen und Bewerber als gleichberechtigte Partner in einem Prozess, in dem das Unternehmen und die Kandidaten selbst prüfen, ob sich die gegenseitigen Anforderungen und Erwartungen in Übereinstimmung bringen lassen.

Stellenausschreibung darf nicht gegen das AGG verstoßen

Achten Sie bei der Formulierung der Stellenausschreibung ganz besonders auf die Anforderungen aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Beachten Sie die Vorgaben aus dem AGG nicht, können Sie sich unter Umständen schadensersatzpflichtig machen. Dies ist dann der Fall, wenn eine Bewerberin oder ein Bewerber nicht berücksichtigt wurde und vor Gericht darlegen kann, dass sie oder er im Vergleich zu Mitbewerbern benachteiligt wurde – aus Gründen, die nach dem AGG nicht zulässig sind. Prüfen Sie die Stellenbeschreibung kritisch, ob Diskriminierungen erfolgen in Bezug auf:

  • Geschlecht, Stellenanzeigen müssen immer geschlechtsneutral („m/w/d“) formuliert sein
  • Alter
  • ethnische Herkunft, ein Lichtbild sollte nicht gefordert werden
  • Religion oder Weltanschauung
  • sexuelle Orientierung
  • Behinderung, auf die Nennung von Merkmalen, die mit einer Behinderung verknüpft sein können (wie beispielsweise „belastbar“), sollte verzichtet werden

Die folgenden Beispiele zeigen, dass es meist auf die genaue Formulierung in der Stellenanzeige ankommt. Zudem kann eine unterschiedliche Behandlung von Bewerbern begründet sein, wenn es die Stelle und das Anforderungsprofil erfordern. Wenn es beispielsweise darum geht, die Stelle eines Models für Männerbekleidung zu besetzen, darf in der Stellenausschreibung formuliert werden, dass ein Mann gesucht wird.

Hinweis: Wann eine Stellenanzeige nicht gegen das AGG verstößt

Bezeichnung als „Junior-Consultant” oder „Berufseinsteiger”

Die Bezeichnungen „Junior-Consultant” oder „Berufseinsteiger” in einer Stellenanzeige stellen nach Auffassung des Landesarbeitsgerichts (LAG) Baden-Württemberg keine unzulässige Altersdiskriminierung nach dem AGG dar. Dies begründet das LAG damit , dass die Begriffe „Berufseinsteiger” und „Junior-Consultant” in Bezug auf die betriebliche Stellung altersneutral sind und beispielsweise auch auf Absolventen mit vorgerücktem Alter zutreffen können.

Urteil des LAG Baden-Württemberg vom 19.11.2015, 6 Sa 68/14, AA 2016, 36, ZIP 2016, 288

Anforderung „hohe Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache”

Eine Stellenanzeige eines Callcenters, in dem telefonische Anfragen von EDV-Nutzern bearbeitet werden, mit der Anforderung „hohe Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache” stellt nach Auffassung des LAG Frankfurt keine unzulässige Diskriminierung ausländischer Bewerber nach dem AGG dar. Für das LAG setzt ein „hoher Grad an Kommunikationsfähigkeit” zwar voraus, dass der Kommunizierende die betreffende Sprache gut beherrscht. Perfekte oder muttersprachliche Sprachkenntnisse sind hierfür jedoch nicht Voraussetzung. Auch kann eine Person, der gelegentliche Grammatikfehler unterlaufen, gleichwohl über eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit in der betreffenden Sprache verfügen und bei der Stellenbesetzung berücksichtigt werden.

Urteil des LAG Frankfurt vom 12.06.2015, 14 Sa 1075/14, jurisPR-ArbR 7/2016 Anm. 5

Praxis

Stellenprofil und Anforderungsprofil erstellen

Ermitteln Sie die Anforderungen für die Stelle, die Sie neu besetzen wollen. Prüfen Sie dazu für das Aufgaben- oder Stellenprofil,

  • welche Anforderungen eine Bewerberin oder ein Bewerber unbedingt mitbringen muss (erfolgskritische Faktoren),
  • welche Anforderungen wünschenswert sind und
  • welche Kompetenzen auch bei der Einarbeitung oder im Rahmen der Personalentwicklung vermittelt werden können.

Beschreiben Sie zunächst, welche Aufgaben und Tätigkeiten in der Vergangenheit, derzeit und in Zukunft mit der zu besetzenden Stelle erfüllt und durchgeführt werden müssen:

  • Was macht die ideale Person an dieser Stelle für das Team, für die Abteilung und das Unternehmen?
  • Welchen Wert schafft die Person?

Nutzen Sie für die Erstellung von Stellen- und Anforderungsprofil die folgende Vorlage.

Anforderungsniveau bestimmen

Stellen Sie mit der folgenden Excel-Vorlage die Anforderungen zusammen, die mit einer Arbeitsstelle in Ihrem Unternehmen verbunden sind. Sie legen fest, in welchem Maß die jeweilige Anforderung wichtig ist (Soll-Vorgabe). Das ist das Anforderungsniveau. Später können Sie einzelne Bewerberinnen und Bewerber bezüglich des Erfüllungsgrads der Anforderung (Soll-Ist-Vergleich) bewerten. Die Ergebnisse werden in einem Spinnendiagramm abgebildet.

Unternehmensprofil in der Stellenausschreibung

Bewerberinnen und Bewerber bewerten den potenziellen Arbeitgeber nach Attraktivität anhand von unterschiedlichen Merkmalen aus den Bereichen:

  • Unternehmenskultur
  • Karrieremöglichkeiten
  • Work-Life-Balance
  • Beteiligung und Mitwirkungsmöglichkeiten
  • materielle Anreize

25 solcher Kriterien sind in der folgenden Excel-Vorlage zusammengestellt. Wenn Sie Ihr Unternehmen nach diesen Kriterien bewerten, können Sie den Employer Branding Index Ihres Unternehmens ermitteln und in einem Diagramm abbilden. Und Sie wissen, anhand welcher Kriterien Sie Ihr Unternehmen im Unternehmensprofil der Stellenausschreibung darstellen können.

Stellenausschreibung erstellen

Welche Stelle wollen Sie neu besetzen? Erstellen Sie Ihre Stellenausschreibung, indem Sie so vorgehen:

  • Nutzen Sie die Tabelle der folgenden Vorlage, um die Inhalte für Ihre Stellenausschreibung zusammenzustellen.
  • Überprüfen Sie bei der Formulierung der Stellenausschreibung die Anforderungen des AGG.

Wenn Sie die Stellenausschreibung formuliert haben, müssen Sie diese bei möglichen Bewerberinnen und Bewerbern bekannt machen. Welche Möglichkeiten es dafür gibt und wie Sie dazu vorgehen, erfahren Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.